Office Coordinator - Hamburg

Nur für registrierte Mitglieder Hamburg, Deutschland

vor 21 Stunden

Nebenberuflich

Jobbeschreibung

FAKTOR 3 AG ist eine der führenden, inhabergeführten Kommunikationsagenturen in Deutschland und realisiert integrierte (digital) Lösungen für Kunden aus den Bereichen Technologie, Online Business, Mobilität, Telekommunikation, Medien & Entertainment, Automotive, Beauty, Healthcare, Manufacturing und Food.

Deine Mission:
Du bist das Herz des Empfangs unserer Agentur und sorgst dafür, dass sich unsere Mitarbeitenden, Kunden und Gäste (all genders) von der ersten Sekunde an willkommen und supportet fühlen. Mit einem offenen Auge für Details, einem Gespür für Atmosphäre und einer strukturierten Arbeitsweise übernimmst du sowohl klassische Empfangs-, Organisations-, und Officetätigkeiten als auch Themen, die eine gute Unternehmenskultur ausmachen.

Dein Ziel:
Zu einer einer guten Stimmung in der Agentur beizutragen, in der sich alle wohlfühlen und organisatorische Aufgaben und Prozesse reibungslos laufen. Von der Ordnung und frischem Kaffee in unseren Kaffeeküchen, über den Support beim Postversand, das Planen der gemeinsamen Mittagessen an Donnerstagen bis zu Reisebuchungen und "Bestellungs-Orga": Du bist gut darin, Struktur zu schaffen, hast aber genauso Freude daran, Dreh- und Angelpunkt für die Belange unserer Kolleg*innen und Kunden zu sein.

Die Stelle ist nicht remote-geeignet, dafür aber in Teilzeit bzw. begrenzter Stundenzahl (ab 20 Stunden)

Deine Aufgaben:

Freundliche und professionelle Präsenz am Empfang (inkl. Sicherstellen eines gepflegten und einladenden Empfangsbereichs)
Zuverlässige Annahme von Telefonaten sowie Bearbeitung von E-Mails (z.B. Kundenbelangen) und interner Weiterleitung
Durchführung von Reisebuchungen und Übernahme administrativer Aufgaben (z.B. Annahme von Paketen, Zuordnung der internen Post, Bestellungen tätigen und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung)
Organisation von Meetings, Buchung von Konferenzräumen inkl. der räumlichen Vorbereitung (z.B. Auffüllen der Getränke, Bestellung von kleinem Catering, dafür sorgen, dass die Tische ordentlich sind)
Organisation und/oder Bestellung von kleinen "Wohlfühl-Extras", saisonaler Deko oder wöchentlichen Formaten (gemeinsames Mittagessen)
Ansprechpartner*in für allgemeine organisatorische Fragen und Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft
Planung, Unterstützung oder auch Umsetzung von kleinen internen Events oder kleineren Projekten (wie z.B. bei All Hands oder dem Sommerfest)
Das bringst du mit:

Erfahrung im Office Management (keine wirkliche Sekretariatstätigkeit), am Empfang, oder aus ähnlichen Positionen sowie eine ausgeprägte Service- oder Dienstleistermentalität - gerne auch aus der Hotellerie
Sicherer Umgang mit MS Office und organisatorischen Tools; idealerweise Interesse an neuen KI-Anwendungen
Ein offenes, proaktives Wesen mit Freude an Kommunikation und Support
Ein Auge fürs Detail und ein Gespür für eine angenehme Atmosphäre
Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität, wenn die Dinge vielleicht anders kommen, als ursprünglich geplant ;-)
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise gute Englischkenntnisse

Das findest du bei uns:

Eine abwechslungsreiche, zentrale Position mit viel eigenem Gestaltungsspielraum
Viele Kolleg*innen, die sich auf Deine Unterstützung freuen
Die Möglichkeit, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und eigenständig kleine Projekte zu übernehmen
Benefits wie Corporate Benefits Programm, Getränke, Zuschuss zum Deutschlandticket, Urban Sports, Teamevents und vieles mehr

Klingt spannend? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung