Office Administration Assistant - Dusseldorf, Deutschland - White & Case

Beschreibung

Office Administration Assistant (m/w/d) befristet auf 2 JahreAm Düsseldorfer Standort unserer Kanzlei suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Administration Assistant (m/w/d) an 20 Stunden pro Woche für den Bereich Office Services. Das erwartet Dich:

Du managst effizient das vielfältige Tagesgeschäft und die Büroabläufe (inkl. Listenpflege, Fristenüberwachung, Rechnungsprüfung, Verwaltung des Budgets etc.)

Du bist zuständig für den Prozess der Aktenarchivierung und -vernichtung

Du begleitest den administrativen Bereich des New Joiner und Leaver-Prozesses

Du verwaltest die Raumplanung und organisierst interne Umzüge für alle Mitarbeitenden

Du arbeitest eng mit der Gebäudeverwaltung, Dienstleistern und Haustechnik bei allen bürobezogenen Angelegenheiten und Reparaturen zusammen

Du verwaltest das Mietsicherheitssystem und die Zutrittskarten für alle Mitarbeitenden

Du organisierst Besuche unseres Betriebsarztes vor Ort und kümmerst dich um die dazugehörige Terminkoordination

Die Betreuung des Bereichs der Arbeitssicherheit gehört ebenso zu Deinem Aufgabengebiet

Darüber hinaus unterstützt du das Team am Empfang und bist - auch im Vertretungsfall - für die Vor- und Nachbereitung von Meetings, den Postein- und -ausgang sowie für die Betreuung der Telefonzentrale in deutsche und englischer Sprache zuständig

Das bringst Du mit:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und erste Berufserfahrung im Bereich Office Administration

Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Sichere Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)

Deine ausgeprägte Servicebereitschaft, Deinen Teamgeist und Dein gepflegtes Äußeres kombinierst Du mit Engagement und Eigeninitiative

Zudem hast Du ein freundliches, sicheres und zuvorkommendes Auftreten, organisierst gerne und meisterst souverän auch turbulente Situationen

Warum White & Case:

Zukunftsorientierte Aufgaben einer renommierten Kanzlei mit sehr gutem Betriebsklima

Umfangreiche Einarbeitung und Weiterbildung

Attraktive Vergütung, 30 Urlaubstage (zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester), ein Jobticket oder Pkw-Stellplatz, Essens-/Restaurantschecks, eine betriebliche Gesundheits- und Altervorsorge sowie Fahrradleasing

Diverse Team Events und unternehmensweise Sport- und After-Work-Aktivitäten

Benefits & Wellbeing: Unterstützung von berufstätigen Eltern bei der Vereinbarung von Beruf und Privatleben ( Kinder- ud Notfallbetreuung)

Moderne Büros in zentraler Innenstadtlage mit sehr guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel

Mehr dazu findest Du hier:

Primary Location

:Germany-DusseldorfExpected Workplace:Onsite

Job Posting

:Apr 3, 2024, 5:13:17 AM