- Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln und Mittelverwaltung
- Unterschriftsreife Bearbeitung von Aktenvorgängen im Personalwesen
- Bearbeitung und Filterung eingehender Schreiben und Emails
- Bearbeitung von Anträgen z.B. auf Förderung von Weiterbildungsmaßnahmen der DKG incl. Strukturierung des individuellen Antraggeschehens, Entgegennahme des Antrages, Beratung der Antragstellerinnen und Antragsteller, Überprüfen des Antrages, Heraussuchen einschlägiger Empfehlungen, deren Studium und Anwendung auf den Antrag sowie die Kontrolle des Zwischenberichts und Bescheids
- Bearbeiten der gesamten Verwaltungskorrespondenz (Anträge)
- Koordinierung von Ausschreibungen und Einstellungsvorgängen des wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Institutspersonals Organisation und Führung des Lehrsekretariats
- Unterschriftsreife Bearbeitung von Aktenvorgängen im Dekanatswesen in Bezug auf die studentische Lehre
- Entwicklung von Strategien zur Vereinfachung institutsinterner und ‐übergreifender Prozesse unter Berücksichtigung der Vorgaben der Fakultät
- Sichere, selbständige Nutzung der elektronischen Plattform Open Campus und Moodle
- Bearbeitung von studentischen individuellen Anträgen, Heraussuchen und Vorlage einschlägiger Empfehlungen der Studienordnung, deren Studium und Anwendung auf den Vorgang
- Koordinierung von Ausschreibungen und Einstellungsvorgängen im Rahmen von Lehraufträgen
- Pflege (Korrespondenz) der vertraglich gebundenen Akademischen Lehrpraxen Organisation und Führung des Forschungssekretariats
- Unterstützung von Forschungsgruppen bei der Erarbeitung von Förderanträgen
- Korrespondenz mit Drittmittelgebern und -verwaltung, sekretariats-seitige Verwaltung von Drittmittelprojekten
- Organisation von Veranstaltungen mit internen und externen Forschungspartner/innen
- Sichere Kommunikation mit Projektpartner/innen
- Selbstständiger Umgang mit Forschungsportalen und -datenbanken (Institutspublikationen, Projekte, Forschungspraxen, Ethikpool, Veranstaltungen etc.)
- Pflege der Webpräsenz
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaft (Bachelor) oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung und fundierte Erfahrungen mit den oben genannten Aufgaben
- Einwandfreie Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Sehr gute EDV-Kenntnisse: MS Office, Videokonferenzen
- Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten
- Hohe Sozial- und Kommunikationskompetenz, Freude am intensiven Austausch mit zahlreichen verschiedenen Personen
- Hohes, eigenverantwortliches Organisationstalent
- Flexibilität, kooperative und teamorientierte Arbeitsweise
- Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
- Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
- 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
- Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
- Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
- Familienfreundliche Unternehmenskult u r , z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch das MitarbeiterServiceBüro in allen Lebenslagen
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten , bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
- Gesundheitsmanagement , z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
- Attraktive Zusatzleistungen , bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze
- Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
- Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
- Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
- Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
- Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird zugesichert.
- Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.
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Sachbearbeiter/in des Lehr- und Forschungssekretariats - Essen, Deutschland - Universitätsmedizin Essen
Beschreibung
Details zu diesem Stellenangebot
Jobtitel Sachbearbeiter/in des Lehr- und Forschungssekretariats (m/w/d) Einsatzbereich Institut für Allgemeinmedizin Stellenart Nichtwissenschaftliche Stelle Stellen-ID 10340 Eintritt Zum nächstmöglichen Zeitpunkt Umfang Vollzeit; 38,50 Stunden Vertragsart Unbefristet Vergütung EG 9a TV-L Bewerbung Online Bewerbung - Gleich hier mit nur wenigen Klicks:Ihre Aufgaben
Organisation und Bearbeitung von Institutsbelangen, ChefarztsekretariatIhr Profil
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