Dekanatsassistenz (m/w/d) - Frankfurt am Main, Deutschland - Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt

Beschreibung

Die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main ist mit Studierenden und rund 5.700 Beschäftigten eine der größten Hochschulen in Deutschland. 1914 von Frankfurter Bürgern gegründet und seit 2008 wieder in der Rechtsform einer Stiftung verfügt die Goethe-Universität über ein hohes Maß an Autonomie, fachlicher Vielfalt und Innovationsfähigkeit. Als Volluniversität bietet die Goethe-Universität an derzeit fünf Standorten 154 Studiengänge in 16 Fachbereichen an, besitzt eine herausragende Forschungs- und Drittmittelstärke und ist in vielfältigen Interaktionen durch ihre Wissenschaftler*innen eng mit der Gesellschaft verknüpft. Darüber hinaus ist die Goethe-Universität innerhalb des Verbundes der Rhein-Main-Universitäten (RMU) eingebettet.

Am Fachbereich Biochemie, Chemie und Pharmazie, der Goethe-Universität Frankfurt am Main ist ab dem die Stelle für eine

Dekanatsassistenz (m/w/d)

im unbefristeten Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit zu besetzen. Die Eingruppierung richtet sich nach den Tätigkeitsmerkmalen des für die Goethe-Universität geltenden Tarifvertrages (TV-G-U).

Das Aufgabengebiet umfasst administrative Aufgaben um die Funktionsfähigkeit des Dekanats und des Fachbereiches zu gewährleisten. Dies beinhaltet Arbeiten als Zuarbeit für das Dekanekollegium und die Referent*innen im Dekanat. Zu den Aufgaben gehören die Organisation des Dekanats, die Finanzverwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Verwaltung von Berufungs-, Habilitations- und Promotionsverfahren sowie die Verwaltung des Prüfungsamtes. Die Aufgaben beinhalten unter anderem:

• Erledigen der Kommunikation in deutscher und englischer Sprache sowohl in schriftlicher als auch mündlicher Form
• Planung, Vor- und Nachbereitung von sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen, Sitzungen, Wahlen und Preisvergaben unter Dekanatsbeteiligung
• Personalteilsachbearbeitung für den Fachbereich, Bearbeitung von Lehraufträgen und Stipendien
• Sachmittelbeschaffung
• Erstellen/Planung von Budgetkalkulationen und Vorschlägen zur Mittelverwendung
• Kostenstellenverwaltung, Verwaltung und Überwachung der Konten, Budgetkontrolle
• Schreiben und Bearbeiten von Rechnungen, Verwalten und Archivieren aller Finanzbelege
• Erstellen von Statistiken
• vollumfängliche Betreuung von Berufungs-, Evaluations-, Habilitations- und Promotionsverfahren; Koordination des Tagesgeschäftes, Ansprechperson sowohl universitätsintern als auch für alle externe Personen inkl. Beratung zum Verfahren; Durchführung des dazugehörenden Managements, der dazugehörenden Dokumentation und der dazugehörenden Kontrollen
• Überwachung der Regelungen, Beschlüsse und Fristen
• Mitwirkung an strategischen Überlegungen und Prozessoptimierungen sowie die anschließende Umsetzung
• allgemeine Verwaltung der Studiengänge insbesondere Vorbereiten und Ausstellen von Bescheinigungen und Unterschriftreife Vorbereitung von Entscheidungen und Dokumenten; Verwaltung von Prüfungen/Modulen

Einstellungsvoraussetzungen:

• eineabgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
• eine selbstständige, bereichsübergreifende strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
• sehr gute Umgangsformen, sicheres Auftreten und kommunikative Kompetenzen
• gute Kenntnisse in der Bürowirtschaft inkl. Buchhaltung sowie Personalwesen
• sehr gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen und ihren rechtlichen Grundlagen
• Kenntnisse in Mittelverwaltung und -planung
• fundierte Fachkenntnisse der relevanten Ordnungen und Satzungen sowie der zugehörigen Ausführungsbestimmungen bzw. Richtlinien des Fachbereichs sind erwünscht
• Erfahrungen mit Universitätsstrukturen sind von Vorteil
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit klassischen Softwarelösungen und ggf. SAP
• Teamfähigkeit aufgrund der engen Zusammenarbeit im Dekanat, mit den Prüfungsämtern und dem Fachbereich, insbesondere mit den Referent*innen spielt eine besondere Rolle

Die Goethe-Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb besonders Frauen zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, aussagekräftiges Motivationsschreiben) senden Sie bitte ausschließlich in digitaler Form bis an den Dekan des Fachbereichs Biochemie, Chemie und Pharmazie, E-Mail: -

Beachten Sie bitte, dass die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt werden. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden Kosten von der Goethe-Universität nicht erstattet.