- Eigenverantwortliches Eventmanagement
- Eigenverantwortliche Büroleitung
- Koordination von Routine-Terminen sowie Sitzungs- und Gremienunterlagen
- Finanzen: Verwaltung der Kostenstelle und Materialbeschaffung und -verwaltung
- Erledigung von Sonderaufgaben im Auftrag der*s Vizepräsident*in
- Eigenständige Führung und Koordination des Geschäftsbereiches VP-3
- Einführung und Optimierung von Geschäftsprozessen im Geschäftsbereich des*r Vizepräsidenten*in;
- Eigenverantwortliche Koordination und Kommunikation mit anderen Bereichen innerhalb der Einrichtung und außerhalb mit Partnerinstitutionen (z.B. Berlin University Alliance)
- Fähigkeiten der eigenständigen professionellen Recherchen und Aufarbeitung von Informationen
- Selbstständige Leistungen ergeben sich aus der Notwendigkeit vielseitige Vorgänge für den*die Vizepräsident*in eigenverantwortlich, gründlich und nach eigenem Ermessen vorzubereiten. Eine besonders schnelle Auffassungsgabe, strukturiertes Arbeiten - insbesondere auch unter sehr hohen Stresssituationen - ist unabdingbar.
- Die Aufgabenstellung erfordert gründliche und vielseitige Fachkenntnisse, ein sehr großes Verantwortungsbewusstsein, insbesondere aufgrund der Tätigkeit als zentrale büroorganisatorische Ansprechperson
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (muttersprachliches Niveau) sowie perfekte Englischkenntnisse
- Tiefgreifende Kenntnisse im Projektmanagement
- Ein ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten sowie ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit gegenüber verschiedenen Status- und Zielgruppen
- Ausgeprägtes Verantwortungs- und Kostenbewusstsein
- Sehr gute Kooperations- und Konfliktfähigkeit, hohe Teamfähigkeit, und Servicebewusstsein
- Fundierte Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS-Office-Standardsoftware (Outlook, Word, Excel), SAP und dem Internet
- Hohe Loyalität, Souveränität und Diskretion
- Sehr gute soziale Kompetenz, freundlicher und professioneller Umgang mit Gästen sowie mit Kolleginnen und Kollegen sowie ein sicheres, kultiviertes und verantwortungsbewusstes Auftreten
- überdurchschnittliches Engagement und hohe Belastbarkeit
- Hohes Maß an zeitlicher Flexibilität und Eigeninitiative
Beschäftigter (d/m/w) - Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen - TU Berlin
Beschreibung
Aufgabenbeschreibung
Unterstützung der*s Vizepräsident*in (VP-3) durch administrative und organisatorische Zuarbeit.
Zu den Aufgaben gehören:
Zu den befristeten höherwertigeren Tätigkeiten gehören:
Erwartete Qualifikationen
Vielseitige Fachkenntnisse in den Bereichen Bestellwesen, Vergabe, Mittelverwaltung, Haushaltsrecht und Buchhaltung, Bundesreisekostenrecht, Bundesurlaubsgesetz, BerlHG, Reisekostenabrechnung, Personalverwaltung, allgemeine Verwaltungsrecht und allgemeine Kenntnisse im Hochschulbereich (Kenntnisse des Geschäftsverteilungsplans, Kenntnisse der Organisations-und Zuständigkeitsstruktur, Kenntnisse der Gremienstruktur der TU Berlin, Bewirtungsrichtlinien und Gastwissenschaftler-richtlinie, Kenntnisse der universitären Mitwirkungsregeln; Kenntnisse und Erfahrung innerhalb des Berliner Wissenschaftssystems)