Office Manager - Dusseldorf, Deutschland - Harsco Rail

Beschreibung

Als Office Manager (m/w/d) spielst du eine entscheidende Rolle im reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Du bist die erste Anlaufstelle für Besucher und bist verantwortlich für die Organisation und Koordination verschiedener Büroaktivitäten.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Begrüßen, willkommen heißen und Besucher höflich und professionell lenken
• Eingehende Telefonanrufe prompt und effizient beantworten, filtern und weiterleiten
• Tägliche Post, Lieferungen und Kurierdienste empfangen, sortieren und verteilen
• Meetings und Veranstaltungen koordinieren und vorbereiten, einschließlich Raumausstattung und Materialvorbereitung
• Lagerbestände verwalten und bei Bedarf Bestellungen für Büromaterialien aufgeben
• Verträge mit Bürolieferanten organisieren und aufrechterhalten
• Überwachung des Fuhrparks des Unternehmens, einschließlich Wartung und Terminplanung

• Nachgewiesene Berufserfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Administrative Assistent
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld effektiv zu koordinieren
• Hervorragende Zeitmanagement- und Multitasking Fähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung
• Teamfähigkeit und ein proaktiver Arbeitsansatz, um die Anforderungen des Büroalltags erfolgreich zu bewältigen

EHS (Environment, Health, and Safety) Verantwortlichkeiten:

• Einhaltung von EHS-Richtlinien und Vorschriften
• Sicherheitsbewusstes Verhalten in allen Arbeitsbereichen
• Umgehende Meldung von Sicherheitsbedenken