Teamassistenz / Fremdsprachensekretärin (m/w/d) der Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin - Dahlem, Steglitz-Zehlendorf, Deutschland - Freie Universität Berlin

Beschreibung

Über uns Präsidium – Vizepräsident in Teamassistenz / Fremdsprachensekretär in (m/w/d) der Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 9a TV-L FU Kennung: VP Wir suchen Sie Mit Ihrem Organisationsgeschick und Ihrer Kommunikationsfähigkeit unterstützen Sie die Erste Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Die Erste Vizepräsidentin ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet. Zu den Zuständigkeiten der Ersten Vizepräsidentin zählen unter anderem Internationales und Universitätskultur. Wir bieten Ihnen ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Südwesten Berlins. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzen Sie unser Team auf einer unbefristeten Position Das erwartet Sie bei uns: Zu den Aufgaben gehört die Unterstützung der Ersten Vizepräsidentin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, insbesondere: Schriftliche und telefonische Kommunikation in deutscher, englischer und einer weiteren romanischen Sprache, Anfertigung einfacher Übersetzungen Bearbeitung der eingehenden E-Mails und Post Terminmanagement Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen Durchführung von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen Veranstaltungsmanagement Personalangelegenheiten (u. a. Urlaubs- und Krankmeldungen) Das bringen Sie mit: Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten sowie entsprechende nachgewiesene Sprachkenntnisse. Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position. Erfahrung im Büromanagement Gute Kenntnisse universitärer Strukturen oder Verwaltungsprozesse im öffentlichen Dienst Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise Sehr gutes Ausdrucksvermögen Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten Hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit Teamfähigkeit Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache und bevorzugt in einer romanischen Sprache in Wort und Schrift Fundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. Webex) Weitere Informationen erteilt Herr Dr. Kai Schulze ( (Inhalt entfernt) / . Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Ramona Stollin: (Inhalt entfernt) oder per Post an die Freie Universität Berlin Präsidium Erste r Vizepräsident in (VP1) Zentrale Services Frau Ramona Stollin Kaiserswerther Str. (Inhalt entfernt) Berlin (Dahlem) Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.