Präsidium - Vizepräsidentin - Berlin, Deutschland - Freie Universität Berlin

Beschreibung

Wir suchen Sie
Mit Ihrem Organisationsgeschick und Ihrer Kommunikationsfähigkeit unterstützen Sie die Erste Vizepräsidentin der Freien Universität Berlin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Die Erste Vizepräsidentin ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet. Zu den Zuständigkeiten der Ersten Vizepräsidentin zählen unter anderem Internationales und Universitätskultur.

Wir bieten Ihnen ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Südwesten Berlins. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin.

Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzen Sie unser Team auf einer unbefristeten Position

Das erwartet Sie bei uns:
Zu den Aufgaben gehört die Unterstützung der Ersten Vizepräsidentin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, insbesondere:
- Schriftliche und telefonische Kommunikation in deutscher, englischer und einer weiteren romanischen Sprache, Anfertigung einfacher Übersetzungen
- Bearbeitung der eingehenden E-Mails und Post
- Terminmanagement
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
- Durchführung von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen
- Veranstaltungsmanagement
- Personalangelegenheiten (u.a. Urlaubs- und Krankmeldungen)

Das bringen Sie mit:
Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten sowie entsprechende nachgewiesene Sprachkenntnisse

(Berufs-)Erfahrung:
Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.

Das wünschen wir uns von Ihnen:
- Erfahrung im Büromanagement
- Gute Kenntnisse universitärer Strukturen oder Verwaltungsprozesse im öffentlichen Dienst
- Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
- Sehr gutes Ausdrucksvermögen
- Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
- Hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache und bevorzugt in einer romanischen Sprache in Wort und Schrift
- Fundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z.B. Webex)

Das bieten wir Ihnen:
- Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
- Gleitende Arbeitszeit mit Home-Office Anteilen
- Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
- Zusätzliche arbeitsfreie Tage am und 31.12.
- Umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot
- Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
- Vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
- Reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum
- Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen