Teamassistenz/Fremdsprachensekretärin (m/w/d) im Büro des Vizepräsidenten der Freien Universität Berlin Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 9a TV-L FU Kennung: VP22-2026
vor 1 Tag
Jobbeschreibung
Sie unterstützen den Vizepräsidenten (VP2) der Freien Universität Berlin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Der Vizepräsident ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet; zu seinen zentralen Zuständigkeiten gehören unter anderem Berufungsangelegenheiten.Als Teamassistenz tragen Sie mit Ihrem ausgeprägten Organisationsgeschick, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrer strukturierten Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen bei. Sie arbeiten dabei eng mit der/dem Referent*in des Vizepräsidenten zusammen und agieren als verlässliche Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner*innen.
Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Südwesten Berlins. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin.
Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, individuelle Weiterbildung sowie Gesundheitsförderung sind uns besonders wichtig. Zusätzlich profitieren Sie von zahlreichen weiteren Vorteilen: einem sicheren Arbeitsplatz, einer Zusatzversorgung (VBL), einem Jobticket, einer ermäßigten Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, einem vielfältigen Hochschulsportangebot, der Möglichkeit zur Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen sowie 30 Urlaubstagen pro Jahr.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzen Sie das Team des Vizepräsidenten in einer unbefristeten Position und gestalten Sie die Arbeit im Präsidium der Freien Universität Berlin aktiv mit.
Aufgabengebiet
Organisation und Koordination von Terminen des Vizepräsidenten
schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache
Organisation und Koordination von Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Raumorganisation, Teilnehmendenmanagement
Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Dienstreisen
Gästebetreuung
Überwachung des E-Mail- und Posteingangs sowie Einleitung erster Bearbeitungsschritte
Pflege und Verwaltung von Ablagestrukturen, unter Berücksichtigung einer nachvollziehbaren Dokumentation aller Vorgänge
Durchführung themenbezogener Recherchen
Vorbereitung von Gesprächsterminen in Abstimmung mit dem/der Referent*in
Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen
Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krankmeldungen)
Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP
Einstellungsvoraussetzungen
Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachensekretär*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse; Deutsch Niveau C2 des GeR, Englisch B2 des GeR, romanische Sprache B2 des GeR; Nachweis über die Fremdsprachenkenntnisse
(Berufs-)Erfahrung
Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.
Das Wünschen Wir Uns Von Ihnen
Erfahrung im professionellen Büromanagement sowie im Umgang mit anspruchsvollen organisatorischen Abläufen
Gute Kenntnisse universitärer oder vergleichbarer institutioneller Strukturen und Verwaltungsprozesse
Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
Freundliches und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
Hohe Verantwortungsbereitschaft, Zuverlässigkeit und Eigenständigkeit
Teamfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Loyalität, Diskretion und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
Fundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z.B. Webex)
Das Bieten Wir Ihnen
Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
Gleitende Arbeitszeit mit Home-Office Anteilen
Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit
30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
Zusätzliche arbeitsfreie Tage am und 31.12.
Umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot
Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
Vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
Reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum
Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen
Weitere Informationen erteilt Frau Dr. Marion Acker /
Ähnliche Jobs
Stud. Beschäftigter (m/w/d) 41 MoStd. befristet auf 2 Jahre Kennung: SHK TuWaS 2026
Nur für registrierte Mitglieder
TuWaS ist ein etabliertes Bildungsprogramm für die Klassen 1 bis 6. Lehrkräfte werden bei der Durchführung von handlungsorientiertem MINT-Unterricht unterstützt. · Naturwissenschaftliches oder technisches Studium mit naturwissenschaftlicher Ausrichtung erforderlich. · ...
vor 1 Woche
Referentin für Projektkoordination des Präsidiums (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 13 TV-L FU Kennung: 2026-PPM
Nur für registrierte Mitglieder
++Wir suchen Sie · Mit Ihrem Organisationsgeschick und Ihrer Kommunikationsfähigkeit unterstützen Sie das Präsidium im Rahmen von einem oder verschiedenen gesamtstrategischen orvon hoher Komplexität geprägten Projekten des Präsidiuums ,+ · ++Übernehmen der Projektkoordination,+Un ...
vor 3 Wochen
Referentin (m/w/d) für Projektkoordination des Präsidiums Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 13 TV-L FU Kennung: 2026-PPM
Nur für registrierte Mitglieder
Sie unterstützen das Präsidium im Rahmen von einem oder verschiedenen gesamtstrategischen Projekten des Präsidiums oder von einzelnen Präsidiumsmitgliedern an der Freien Universität Berlin. · Sie übernehmen die Projektkoordination und -management für die Universitätsleitung. · Na ...
vor 2 Wochen
Stud. Beschäftigter (Tutorin) (m/w/d) 41 MoStd. befristet auf 2 Jahre Kennung: 2026-TUT-BA SKA
Nur für registrierte Mitglieder
Unser Institut bietet seinen Studierenden durch seine B.A. und M.A. Studiengänge in Sozial-und Kulturanthropologie eine qualifizierte Ausbildung an. · ...
vor 3 Wochen
Stud. Beschäftigter (m/w/d) 80 MoStd. befristet auf 2 Jahre Kennung: JFK-History SHK 2026 DEU
Nur für registrierte Mitglieder
Die Abteilung Geschichte beschäftigt sich mit der Geschichte der Vereinigten Staaten, Kanadas und der atlantischen Welt sowie mit der Interaktion der Region mit Afrika, dem Nahen Osten, Australien und dem pazifischen Raum. Zu den behandelten Themen gehören unter anderem Politik, ...
vor 14 Stunden
Teamassistenz/Fremdsprachensekretärin (m/w/d) im Büro des Präsidenten Vollzeitbeschäftigung (Teilzeitbeschäftigung möglich) unbefristet Entgeltgruppe 9a TV-L FU Kennung: 2026-P4
Nur für registrierte Mitglieder
Zur Vervollständigung unseres internationalen Teams suchen wir Sie für unser in Doppelbesetzung geführtes Sekretariat des Präsidenten der Freien Universität Berlin, den Sie mit Organisations- und Kommunikationstalent unterstützen. Wir bieten Ihnen einen attraktiven, dynamischen A ...
vor 1 Tag
Wiss. Mitarbeiterin (m/w/d) mit Schwerpunkt in der Lehre Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 13 TV-L FU Kennung: Judaistik-WiMi-Schwerpunkt-Lehre-2026
Nur für registrierte Mitglieder
Resumen del puesto: · Dos años experiencia en un campo relacionado con judaica. · Cualificaciones:Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium in der betreffenden Fachrichtung (Judaistik, Jüdische Studien oder in einem vergleichbaren Fach mit entsprechendem Schwerpunkt) · ...
vor 3 Wochen
Mehrere Stellen Referentin (m/w/d) zur Unterstützung von jeweils einem unserer Vizepräsideninnen Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 13 TV-L FU Kennung: VP-Ref-2026
Nur für registrierte Mitglieder
Wir bieten einen dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld auf dem grünen Campus im Südwesten Berlins. · Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. · Aufgabengebiet: In der verantwortungsvollen Funktion einer*ein ...
vor 2 Wochen
Mehrere Stellen Referentin (m/w/d) zur Unterstützung von jeweils einemeiner unserer Vizepräsidentinnen Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 13 TV-L FU Kennung: VP-Ref-2026
Nur für registrierte Mitglieder
Wir bieten Ihnen eine dynamische und internationale Arbeitsumgebung auf einem grünen Campus im Südwesten Berlins. Wir suchen eine Referentin für die Unterstützung einer Vizepräsidentin bei der Wahrnehmung zentraler Hochschulmanagementaufgaben. · ...
vor 2 Wochen
Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Prof. Dr. Reimund Leicht: reimul68 oder per Post an die Freie Universität Berlin Fachbereich Geschichts- und Kulturw ...
vor 1 Woche
Duales Studium zum Bachelor of Engineering Technisches Facility Management
Nur für registrierte Mitglieder
Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben bietet zum 1. Oktober 2026 ein duales Studium zum Bachelor of Engineering Technisches Facility Management an. · ...
vor 1 Monat
Duales Studium zum Bachelor of Engineering Technisches Facility Management
Nur für registrierte Mitglieder
Das praxisintegrierte duale Bachelorstudium Technisches Facility Management ermöglicht einen qualifizierten und praxiserfahrenen Einstieg in die Immobilienbranche.<p Die Studentinnen und Studenten werden während der Praxisphasen von erfahrenen, ausbildenden Fachkräften sowie von ...
vor 1 Monat
Die Direktion Berlin bietet am Arbeitsort Berlin zum 1. Oktober 2026 ein Duales Studium zum Bachelor of Arts BWL/Immobilienwirtschaft an. · ...
vor 1 Monat
Baumanagerin / Baumanager (w/m/d) Die Direktion Berlin sucht für den Geschäftsbereich Facility Management Neubau (FN) am Arbeitsort Berlin für die Betreuung von Dienstliegenschaften Oberster Bundesbehörden ab sofort bzw. zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen: · Planung, Beauft ...
vor 4 Tagen
Die Direktion Berlin sucht für den Geschäftsbereich Facility Management Neubau (FN) am Arbeitsort Berlin für die Betreuung von Dienstliegenschaften Oberster Bundesbehörden ab sofort bzw. zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen: · Prüfen Sie alle zugehörigen Bewerbungsunterlagen ...
vor 3 Stunden
Expertin / Experten IT‑Lösungsdesign mit dem Schwerpunkt Innovation Lab (w/m/d)
Nur für registrierte Mitglieder
+Wir suchen Expertinnen / Experten für das Innovation Lab im Bereich Informationstechnik. Machen Sie mit uns BImA , gestalten Sie die digitale Zukunft mit uns. · +Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung innovativer IT-StrategienPlanung und Moderation von Innovationsworkshops ...
vor 1 Monat
+In many regions of the world, groundwater is the quantitatively most important, qualitatively best and safest drinking water resource... · +Develop and design good teaching: · Hhydrogeological laboratory: · Research and scientific collaboration: · ...
vor 1 Monat
Bewerber/Sucher mit Erfahrung in Kampfmittelräumung suchen bei der BImA. · ...
vor 3 Wochen
Wir suchen innovative Köpfe mit Schwerpunkt im Bereich Personalwesen. · Beratung bei Recruitingprozessen sowie Fertigung von Stellenausschreibungen. · ...
vor 1 Monat
Duales Studium zum Bachelor of Engineering Technisches Facility Management
Nur für registrierte Mitglieder
Das duale Studium bei der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben beginnt am 1. Oktober 2026. Das Studium dauert drei Jahre und schließt mit dem international anerkannten Abschluss Bachelor of Engineering ab. · Mit unserem facettenreichen Immobilienportfolio stellen sich spannende u ...
vor 3 Wochen