Personal Executive Assistant - Dortmund

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vor 20 Stunden

Stellen-ID: 7569 | Vertragsart: unbefristet · ㅤihre Aufgaben · Eigenverantwortliche Bearbeitung der im Sekretariat anfallenden Organisations-, Administrations- und Verwaltungsarbeiten unter Nutzung moderner Büro- und Kommunikationstechniken · Zuverlässige Bearbeitung und Priorisi ...

Jobbeschreibung

Stellen-ID: 7569 | Vertragsart: unbefristet

ㅤihre Aufgaben

Eigenverantwortliche Bearbeitung der im Sekretariat anfallenden Organisations-, Administrations- und Verwaltungsarbeiten unter Nutzung moderner Büro- und Kommunikationstechniken
Zuverlässige Bearbeitung und Priorisierung der Post- und Emaileingänge
Unterstützung bei der Terminkoordination und der Organisation von Dienstreisen
Vor- und Nachbereitung von aussagekräftigen Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung, Aufsichtsrat, Betriebsrat sowie interne und externe Stakeholder*innen
Vor- und Nachbereitung relevanter interner und externer Termine wie z.B. Erarbeitung der Agenda, Abstimmung mit Teilnehmenden, Protokollführung, Nachhalten von To Dos
Umsetzung von internen wie externen Kommunikationsmaßnahmen in Abstimmung mit der Kommunikationsabteilung z.B. Intranet-, Internetauftritt, Messen, Veranstaltungen, Veröffentlichungen, Social Media
Planung von internen und externen Veranstaltungen wie z.B. Führungskräfte Offsites, Bereichsmeetings, Sommer Events und Weihnachtsfeiern
Koordination von Aufgaben und Sicherstellung der Einhaltung von Abgabefristen
Enge Zusammenarbeit mit den relevanten Führungskräften, Assistenzen und dem PMO Team des Bereichs
Koordination der Zusammenarbeit der Assistenzen im Bereich, z.B. gemeinsame Entwicklung von Standards, Verantwortlichkeiten, Prozessen und Vertretungsregelungen
Unterstützung bei der Koordination des Trainings-Campus Einkauf & SCM gemeinsam mit dem PMO Team und der Personalentwicklung
Koordination des Trainee- und Ausbildungsprogramms im Bereich gemeinsam mit dem PMO Team und der Personalentwicklung
Unterstützung des Aufbaus und kontinuierliche Weiterentwicklung eines Wissensmanagements gemeinsam mit dem PMO Team

Ihr Profil

Abgeschlossenes Studium der Fachrichtung Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen, Finanzmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld wünschenswert (z.B. Beratung, Anlagen- & Maschinenbau, Energiewirtschaft)
Analytisches und strategisches Denkvermögen sowie eine pragmatische, lösungsorientierte Arbeitsweise
Verlässliche, kooperative und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent
Hohe Integrität und Verlässlichkeit
Sehr gute Kommunikations- und Präsentationsfähigkeit, um Anliegen klar und verbindlich voranzubringen
Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel und Power Point) sowie fundierte SAP-Kenntnisse