- Administrative Unterstützung der Einkaufsleiter
- Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen sowie das Erstellen interner und externer Besprechungspläne
- Organisation von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Transport
- Gesamte Event-Planung gemeinsam mit Unterstützung des Einkaufs
- Abrechnung von Reisen, Erstellung von Ausgabenübersichten und Spesenabrechnungen
- Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen bei der Vorbereitung von Verhandlungen und Konferenzen
- Einsatz abteilungsüblicher Kommunikationsmittel und Verwaltungstools
- Einrichtung der Ablage für besondere Arbeitsgebiete (z.B. Projekte); Klassifizierung und Ablage von Dokumenten
- Bearbeitung und Priorisierung der Aufgaben, Kommunikation, sowie Vorabinformation der betroffenen, zuliefernden Abteilungen
- Überprüfung der Dokumente auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, sowie Vorbereitung der ausgehenden Kommunikation für den Versand und ggf. Einholung von Unterschriften
- Unterstützung der Funktion als Zeitbeauftragte/r
- Funktion als IT-Koordinator
- Mitwirkung in Projekten als Projektunterstützung; eigenverantwortliche Bearbeitung und Verfolgung definierter projektbezogener Aufgabenfelder, sowie Erstellung entsprechender Präsentationen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Wünschenswert wäre Erfahrung im Bereich der Assistenz oder in einer ähnlichen Rolle
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und Teamorientierung
- Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise
- Interesse an fachübergreifenden Themen
- Freundliches und selbstbewusstes Auftreten und Interesse im Team zu arbeiten
- Fähigkeit zur Wahrung von Vertraulichkeit und besonderer Diskretion
- Gute Umgangsformen, Organisationtalent, Durchhaltevermögen, sowie ein ausgeprägtes Qualitäts- und Kostenbewusstsein
Sekretär (m/w/d) mit Sachgebietsaufgaben in Teilzeit (28 Wochenstunden) - Friedrichshafen, Deutschland - Rolls-Royce Power
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