Sekretär (m/w/d) mit Sachgebietsaufgaben in Teilzeit (28 Wochenstunden) - Friedrichshafen, Deutschland - Rolls-Royce Power

    Rolls-Royce Power
    Rolls-Royce Power Friedrichshafen, Deutschland

    vor 1 Monat

    Default job background
    Nebenberuflich
    Beschreibung

    Description

    Was wir Ihnen bieten:

  • Administrative Unterstützung der Einkaufsleiter
  • Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen sowie das Erstellen interner und externer Besprechungspläne
  • Organisation von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Transport
  • Gesamte Event-Planung gemeinsam mit Unterstützung des Einkaufs
  • Abrechnung von Reisen, Erstellung von Ausgabenübersichten und Spesenabrechnungen
  • Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen bei der Vorbereitung von Verhandlungen und Konferenzen
  • Einsatz abteilungsüblicher Kommunikationsmittel und Verwaltungstools
  • Einrichtung der Ablage für besondere Arbeitsgebiete (z.B. Projekte); Klassifizierung und Ablage von Dokumenten
  • Bearbeitung und Priorisierung der Aufgaben, Kommunikation, sowie Vorabinformation der betroffenen, zuliefernden Abteilungen
  • Überprüfung der Dokumente auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, sowie Vorbereitung der ausgehenden Kommunikation für den Versand und ggf. Einholung von Unterschriften
  • Unterstützung der Funktion als Zeitbeauftragte/r
  • Funktion als IT-Koordinator
  • Mitwirkung in Projekten als Projektunterstützung; eigenverantwortliche Bearbeitung und Verfolgung definierter projektbezogener Aufgabenfelder, sowie Erstellung entsprechender Präsentationen
  • Was wir uns wünschen:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
  • Wünschenswert wäre Erfahrung im Bereich der Assistenz oder in einer ähnlichen Rolle
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und Teamorientierung
  • Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise
  • Interesse an fachübergreifenden Themen
  • Freundliches und selbstbewusstes Auftreten und Interesse im Team zu arbeiten
  • Fähigkeit zur Wahrung von Vertraulichkeit und besonderer Diskretion
  • Gute Umgangsformen, Organisationtalent, Durchhaltevermögen, sowie ein ausgeprägtes Qualitäts- und Kostenbewusstsein

  • Type of Contract

    Permanent