Fachverfahrenskoordinatorin (m/w/d) - Potsdam, Deutschland - Landeshauptstadt Potsdam

Beschreibung

Über uns Arbeiten für Potsdamvielseitig, flexibel, bürgernah Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt In dieser Position übernehmen Sie u.a. die Betreuung des Ratsinformationssystems Allris. Folgende Aufgabenbereiche zählen zu Ihrem vielfältigen Tätigkeitsfeld: IT- und Organisationsprojekte zur Umsetzung von digitalen Leistungsprozessen Beraten und Begleiten der Führungskraft bei der Einführung neuer Fachverfahren und Erarbeiten von Vorschlägen zur Weiterentwicklung der elektronischen Vorgangsbearbeitung Mitwirkung in Digitalisierungsprojekten und beim Aufnehmen und Modellieren von bestehenden Prozessen Erarbeiten und Abstimmen von Workflows für die digitale Leistungserstellung mit den Mitarbeitenden Sicherstellen des Funktionsbetriebes von Fachverfahren sowie IT-Bedarfs- und Anforderungsmanagement Erstellen der Schutzbedarfsanalyse mit Beteiligung der Datenschutzbeauftragten Entwickeln von Arbeitsanweisungen zum Einsatz der Fachverfahren Vorbereiten und Testen von Updates bzw. Upgrades unter Einbindung der Mitarbeitenden Organisieren von Schulungsmaßnahmen für Mitarbeitende und ggf. Durchführen von Schulungen Bündeln der Bedarfe von Hardware, Software und weiteren Bedarfen mit Bezug zum Fachverfahren sowie Antragsvorbereitung und Beantragung Hotline- und Servicedienst Betreuen der Mitarbeitenden zu technischen Fragen und Informationen über die Produkte Ansprechpartner*in (m/w/d) für den Fachbereich E-Government, den Fachverfahrensherstellendenden und der Stadtverordneten Beantragen von Funktionspostfächern und Benutzerberechtigungen Sichern der Funktionalität der Software während der Gremiensitzungen Betreuung von Ortsbeiräten Eigenständiges Erarbeiten der Tagesordnungen und Sitzungsniederschriften, einschl. der Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung der Sitzungen des Ortsbeirates Selbständiges Bearbeiten von Zuwendungen/Verwendungsnachweisen nach § 46 Abs. 3b und 4 BbgKVerf Bachelor- oder Fachhochschulabschluss der Fachrichtung Verwaltungs-/ Wirtschaftsinformatik, Öffentliche Verwaltung, Verwaltungsfachwirt*in (m/w/d) oder vergleichbar Einschlägige Berufserfahrung Sicherer Umgang mit Fachsoftware Allris wünschenswert Fundierte Kenntnisse zum Aufbau und zur Funktionsweise von IT-Infrastruktur und Fachsoftware sowie Kenntnisse folgender Gesetze: BDSG, DSGVO, Bbg.DSG, BSIG, OZG, EGovG und BbgEGovG Stark ausgeprägte Medienkompetenz im Umgang mit Standardsoftware Teamplayer*in (m/w/d) mit hoher Kommunikations- und Kooperationskompetenz