Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Fachadministration Dokumentenmanagementsystem - Ansbach, Deutschland - Bezirk Mittelfranken

Beschreibung

Der Bezirk Mittelfranken sucht für das Organisations- und Personalreferat der Bezirksverwaltung in Ansbach zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine / einen

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d)
Fachadministration Dokumentenmanagementsystem Team eGovernment

Der Bezirk Mittelfranken ist ein verlässlicher Arbeitgeber von rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einer Vielzahl von Berufen. Allein in der Verwaltung mit Sitz im Ansbacher Bezirksrathaus bietet er über 500 Arbeitsplätze. Weitere 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in den Einrichtungen des Bezirks an verschiedenen Standorten in Mittelfranken beschäftigt.
Das Team eGovernment als Teil des Arbeitsbereichs 11 (Organisation, eGovernment und zentrale Dienste) ist für die Umsetzung der Digitalisierung der Verwaltung verantwortlich. Hierbei steht die praktische Einführung des Dokumentenmanagementsystems VIS im Vordergrund. Ferner werden in internen und überbezirklichen Projekt- und Arbeitsgruppen und in Abstimmung mit verschiedenen Fachbereichen weitere verschiedene digitale Projekte, wie z.B. die Beschaffung des neuen Sozialhilfefachverfahrens, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die Implementierung einer virtuellen Poststelle (VPS), umgesetzt. Die Tätigkeitsfelder für den Bereich eGovernment sind unter »Ihre Aufgaben« beschrieben.

Ihre Aufgaben

Einführung, Pflege und Anpassung des DMS VIS in den einzelnen Organisationseinheiten
Anlage und Überarbeitung von standardisierten Arbeitsabläufen (Workflows) sowie der definierten Soll-Prozesse
Testung und Bewertung neuer Updates bzw. Upgrades für den weiteren Einsatz
Pflege und Anpassung eines Rechte- und Rollenkonzepts
Unterstützung bei Anbindung und Betrieb der Schnittstellen zu den angebundenen Softwarelösungen (z.B. Fachverfahren und VIS-Scan)
Sachbearbeitung eGovernment bzw. Unterstützung bei verschiedenen Digitalisierungsthemen, wie z.B. Erstellung und Pflege von digitalen Anträgen sowie Anpassung und Fortschreibung von Handlungsleitfäden, Formularserver
Anwenderbetreuung VIS inklusive der Erarbeitung von Lösungsvorschlägen unter Einbeziehung des Softwareherstellers
Durchführung von Informationsveranstaltungen für die Mitarbeitenden, ggf. Moderation der Veranstaltungen
Organisation und Durchführung von Teilprojekten im Rahmen der Fachadministration

Ihr Profil

Sie verfügen über
die Befähigung für die 3. Qualifikationsebene (früher: gehobener Dienst) der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen
oder
ein erfolgreich abgeschlossenes Studium in einem vergleichbaren Studiengang (z.B. Bachelor of Arts Public Management)
oder
eine erfolgreich abgelegte Fachprüfung II für Verwaltungsangestellte (AL II bzw. BL II)

Gute IT-Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
Methodischer und zielorientierter Arbeitsstil sowie gute organisatorische und konzeptionelle Fähigkeiten
Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und Konfliktfähigkeit
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, um Gespräche auf allen Ebenen lösungsorientiert und zielgerichtet zu gestalten
Fähigkeit, die Arbeitsergebnisse eigenständig aufzubereiten und zu präsentieren
Führerschein der Klasse B

Darüber hinaus sind folgende Kenntnisse, Erfahrungen und Fähigkeiten wünschenswert:
Kenntnisse im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem VIS
Kenntnisse im Zusammenhang mit den verschiedenen Digitalisierungsthemen, wie z.B. Onlinezugangsgesetz (OZG), Formularserver, sichere Kommunikation
Verhandlungsgeschick und Erfahrung in der Leitung / Moderation von Arbeitsgruppen bzw. Besprechungen

Wir bieten

Einen krisensicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
Eine Vollzeitstelle, bei deren Besetzung Teilzeitwünsche im Rahmen von Jobsharing nach Möglichkeit berücksichtigt werden
Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis max. Entgeltgruppe 9c TVöD-VKA
Im Beamtenbereich bestehen Beförderungsmöglichkeiten bis max. Besoldungsgruppe A 11
Leistungsorientierte Bezahlung, Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
Eine vom Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersversorgung zur Absicherung fürs Alter
Flexible Arbeitszeitgestaltung ohne Kernzeiten; Sie können Ihre Arbeitszeit während der Rahmenzeit (Montag bis Freitag von 6 Uhr bis 20 Uhr) flexibel einbringen
Im Rahmen der bezirklichen Regelungen die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Attraktive Fortbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
Einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen (Jahr), darüber hinaus sind der und der zusätzlich frei
Verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkmöglichkeiten vor Ort
Bei Dienstreisen können je nach Verfügbarkeit Dienstfahrzeuge genutzt werden
Zuschuss zum Deutschlandticket Job
Fahrradleasing

Wir sind Mitglied im Familienpakt Bayern und setzen uns für eine familienfreundliche Arbeitswelt ein.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt.

Kontakt

Für Auskünfte zum Aufgabenbereich steht Ihnen der Leiter des Teams eGovernment, Herr Vogel (Tel , gerne zur Verfügung.
Personalrechtliche Fragen beantwortet Ihnen gerne Frau Brandl (Tel
Allgemeine Informationen über den Bezirk Mittelfranken finden Sie unter .

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung bis spätestens über unser Online-Bewerberportal.

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