Sofort Starten Assistenz des Abteilungsleitungsteams der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement - Esslingen am Neckar, Deutschland - Hochschule Esslingen

Beschreibung

Die Hochschule Esslingen ist eine Hochschule mit einer über 150-jährigen Tradition. Wir legen Wert auf ein hohes Niveau in Lehre und Forschung und intensive internationale Kontakte. Wir sind stolz, dass der Erfolg unserer Bemühungen sich stets in vorderen Plätzen bei Rankings widerspiegelt. Wir sind als familiengerechte Hochschule zertifiziert.

Die Hochschule Esslingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz des Abteilungsleitungsteams

für die Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement am Campus Esslingen.

Unsere Rahmenbedingungen:

• Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TV-L
• Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 100 %
• Die Stelle ist zunächst für den Zeitraum einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung befristet

Aufgaben

Sie arbeiten als Assistenz für das dreiköpfige Leitungsteam der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement. In dieser Funktion arbeiten Sie der Abteilungsleitung direkt zu und übernehmen zusätzlich Aufgaben für die zwei Referatsleitungen des Referats Studierendenservice und des Referats Prüfungen. Hierbei koordinieren Sie sowohl die internen Abteilungstermine für die rund 20 Mitarbeiter:innen als auch hochschulinterne und -externe Termine und Angelegenheiten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen aller Art.

Dabei sind Sie insbesondere verantwortlich für die:

• Koordination der internen und externen Kommunikation
• Organisation sämtlicher Termine des Leitungsteams, der Abteilung und der beiden Referate
• Sitzungsvor- und -nachbereitung
• Erstellung von Präsentationen
• Anfertigung und Abstimmung von Protokollen
• Beantwortung zentraler Anfragen
• Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen
• Koordination von Arbeitsplatzwechseln und Möblierung innerhalb der Abteilung
• Koordination und Organisation aller Beschaffungen inkl. des Rechnungslaufs
• Vorbereitung und Abwicklung von Dienstreisen inkl. Genehmigungen und Abrechnungen
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Darüber hinaus übernehmen Sie die folgenden Aufgaben:

• Bearbeitung aller Themen im Sachgebiet Studiengebühren für internationale Studierende und im Sachgebiet Beurlaubungen
• Erstellung von Statistiken für interne und externe Stellen wie Ministerien, Hochschulrat und Rektorat
• Erstellung von Dokumentationen und Vorlagen
• Beschwerdemanagement

Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.

Profil

• Abgeschlossene Weiterbildung zum:r einschlägigen Fachwirt:in bzw. einschlägiger Hochschulabschluss zum:r B.A. in den Bereichen Public Management bzw. Betriebswirtschaft oder im Bereich der Rechtswissenschaften (LL.B., LL.M., Staatsexamen)
• Organisationstalent und sehr gutes Zeitmanagement
• Freundlichkeit und professionelles Auftreten
• Schnelle Auffassungsgabe
• einschlägige Erfahrungen im Büromanagement
• sehr gute MS Office-Kenntnisse

Wir bieten