Senior Verwaltungsassistent - Bad Homburg, Deutschland - Careforce GmbH

Beschreibung

Unser Mandant zählt mit weltweit über Mitarbeitern und einem weltweiten Jahresumsatz von über 25 Milliarden US-Dollar zu den größten Pharmaunternehmen der Welt. Im Auftrag besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Position

(Senior) Verwaltungsassistent (m/w/d)

Unternehmenssitz: Region Frankfurt / Bad Homburg

regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich

Aufgaben:

• Administrative Unterstützung des Vertriebsleiters (Reise- und Terminplanung und -organisation für NSM, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten, Akten und Organigrammen, prüfungsbezogene Dokumentation),
• Ansprechpartnerin für AD und Bezirksleiter,
• Organisation von internen Meetings/Veranstaltungen und Mitwirkung bei deren Planung und Gestaltung sowie Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen,
• Zusammenstellung wöchentlicher E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten,
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings,
• Bezirksleiter in der Region Süd zur Beantwortung von Fragen & Hilfestellung,
• Mitarbeit bei/Übernahme von Vertriebsteilprojekten,
• Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen,
• Urlaubsvertretung der anderen Vertriebsassistenten,
• Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen,
• Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung,
• Unterstützung bei der Budget- und Rechnungsverwaltung sowie bei der Betreuung unseres externen Anwaltsnetzwerks,
• Unterstützung bei Aufgaben des Projektmanagements,
• Rechercheaufgaben (Internet),
• Vorbereitung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache,
• Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung,
• Allgemeine Bürotätigkeiten, Dokumentenmanagement

Anforderungen:

• Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten,
• Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten,
• Lösungsorientierte, agile Art mit offener, konstruktiver und ehrlicher Kommunikation,
• Hohes Maß an Loyalität und Diskretion,
• Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit,
• Perfekte Deutschkenntnisse, sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift,
• Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung,
• Schnelle Auffassungsgabe und genaues und zuverlässiges Arbeiten,
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook, Sharepoint)
• Humor, Freundlichkeit und Teamgeist,
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch,
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten,
• Schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise und intrinsische Motivation,
• Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, vorausschauendes Denken,
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und im Umgang mit modernen Medien

Darauf darfst Du Dich freuen:

• Ein angenehmes Arbeitsklima und freundliches Miteinander im Team
• Flexible Arbeitszeiten
• Eine spannende Aufgabe und neue Herausforderung
• Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag von Careforce – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit
• 30 Tage Jahresurlaub
• Weiterentwicklung? Auch hier können wir Dich unterstützen Mit exklusiven Weiterbildungsprogrammen ist das möglich
• Eine persönliche und individuelle Betreuung: von der Bewerbung bis zur Einstellung und darüber hinaus
• Der Einsatz ist zunächst befristet auf 18 Monate

Nimm gerne Kontakt zu uns auf

... und erfahre mehr über diese und weitere spannende Stellen. Bewirb Dich entweder hier über LinkedIn oder sende uns Deinen Lebenslauf unter Angabe der Referenz CF15922. Ein Anschreiben ist nicht erforderlich.

Ihre Ansprechpartnerin:

Ann-Kathrin Rastetter

Consultant Executive Search

Tel.:

Ann-