Executive Assistant - Düsseldorf, Deutschland - Heitkamp & Thumann Group

Beschreibung

Challenge The Future With Us – Join Our Global Team

Was haben Inhalatoren zur Medikamentenverabreichung, Becher für Batterien und Akkus gemeinsam? All das entwickeln und produzieren die Unternehmen der Heitkamp & Thumann Group, die bis heute in Familienbesitz ist. Besser gesagt: Unser weltweites Team aus 1.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an 15 Standorten in neun Ländern tun es. Sie setzen immer wieder neue Maßstäbe im Bereich der präzisions­geformten Komponenten und haben uns zu einem Hidden Champion gemacht, der Innovation als wichtige Säule in seiner Firmenkultur verankert hat. Und so ist eine Atmosphäre entstanden, in der Wertschätzung und Respekt, Miteinander und Weiterentwicklung dafür sorgen, dass jede und jeder Einzelne sich und seine Stärken voll entfalten kann.

Executive Assistant (w/m/d)

Als zentraler Ansprechpartner sind Sie verantwortlich für die Betreuung des Beirates, der Gesellschafter und des Group Executive Committee (GEC) der Heitkamp & Thumann Group. Sie erwarten abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben in einer internationalen Unternehmensgruppe. Sie berichten direkt an den CEO in unserem Düsseldorfer Office.

Ihre Aufgaben

• Sie sind Schnittstelle für die Koordinierung der Zusammenarbeit zwischen dem GEC, dem Beirat und den Gesellschaftern durch die Übernahme der Korrespondenz, Terminorganisation und weiteren Aufgaben
• Sie unterstützen den Beirat und die Gesellschafter bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
• Sie verantworten die Organisation, Koordination, Vor- und Nachbereitung sowie die Protokollierung aller Gesellschafterversammlungen, -beschlüsse sowie turnusmäßiger GEC-Meetings
• Darüber hinaus übernehmen Sie klassische Assistenzaufgaben im Düsseldorfer Büro (E-Mail, Telefon, Post, Besucher usw.)
• Ihnen obliegt die selbständige Pflege und Verwaltung der digitalen Dokumentenablage
• Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen, Meetings, bei Standort-Besuchen sowie der Reiseorganisation für einen zugeordneten Personenkreis

Ihr Profil

• Sie sind Spezialist*in im Assistenzbereich, haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine ähnliche Qualifikation
• Sie verfügen über einschlägige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Sie sind im Umgang mit MS 365 Office-Programmen versiert
• Sie kommunizieren absolut sicher auf Deutsch und Englisch

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

• Ihre ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz, befähigt Sie, mit Menschen auf unterschiedlichen Hierarchieebenen und kulturellen Hintergründen wirkungsvoll und effektiv zu kommunizieren
• Sie sind serviceorientiert, engagiert, zuverlässig, und sind es gewohnt, eigenständig und vorausschauend zu arbeiten
• Sie sind sich der Verantwortung Ihrer Position bewusst, handeln stets loyal und vertraulich
• Sie agieren souverän und professionell und es fällt Ihnen leicht, sich in bestehende Teams zu integrieren

Unser Angebot

• Wir sind ein Familienunternehmen mit Produktionsstätten in Europa, Nordamerika und Asien. Wir bieten unseren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich in globalen Projekten zu engagieren.
• Wir glauben an unsere Innovationskraft, nur so können wir uns auf langfristige Ziele und die Entwicklung neuer Technologien und Geschäftsmodelle konzentrieren.
• Die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter:innen liegt uns am Herzen. Wir schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle wohl und respektiert fühlen, aber auch ihre Arbeit effektiv erledigen können.
• Wir bieten eine moderne und regelmäßig aktualisierte IT-Ausstattung, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen soll.
• Sie haben 30 Tage Urlaub, können im Mobiloffice arbeiten, erhalten eine attraktive Vergütung und können darüber hinaus zahlreiche weitere Benefits in Anspruch nehmen (Gesundheitsabsicherung, Bikeleasing, EGYM Wellpass, Corporate Benefits Program u.v.m.)