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    Teamassistentinnen / Office Managerinnen (m/w/d) - Bielefeld, Deutschland - Universität Bielefeld

    Universität Bielefeld
    Universität Bielefeld Bielefeld, Deutschland

    vor 3 Wochen

    Default job background
    unbefristet
    Beschreibung

    Ihre Aufgaben

    umfassen im Wesentlichen:
  • erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter*innen, Gastwissenschaftler*innen und Hilfskräfte der Arbeitsgruppe für Anliegen und Auskünfte aller Art
  • administrative und organisatorische Unterstützung der Gruppenleitung und des gesamten Teams
  • Koordination und Organisation der typischen Abläufe in der Gruppe (z. B. Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungen, Inventarisierung, Pflege der Homepage, Schlüsselverwaltung, Buchungen von Räumen, Terminkoordination und -vereinbarung)
  • Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen
  • Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Meetings und Tagungen)
  • Übernahme von Vertretung von Kolleg*innen in den anderen Gruppen der Fakultät
  • Zusammenarbeit mit der Fakultätsverwaltung bei: Vorbereitung von Personalmaßnahmen Finanzplanung von Beschaffungen, Reisekosten sowie Personalkosten für Hilfskräfte Überwachung des Mittelabflusses sowie der verfügbaren Mittel der Gruppe Finanzierungsprüfungen von Drittmittelprojekten Verwaltung von Prüfungen und Abwicklung von Masterbewerbungen
    • Unser Angebot
  • Vergütung nach E8 TV-L
  • unbefristet
  • Vollzeit/Teilzeit (ab circa 50 % - je nach individuellem Wunsch)
  • interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
  • Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • flexible Arbeitszeiten und grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
  • gute Verkehrsanbindung
  • betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
  • vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)
    • Ihr Profil Das erwarten wir
  • abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
  • alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
  • technische Fähigkeiten und sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS-Office)
  • gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
  • Fähigkeit und Freude in Teams zusammenzuarbeiten
  • ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
  • sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie Fähigkeit und Bereitschaft, sich neue und komplexe Inhalte schnell zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
  • selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung und ausgeprägte Serviceorientierung
  • die Bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen und proaktives Handeln
    • Das wünschen wir uns
  • erste Berufserfahrung in den Bereichen Teamassistenz / Officemanagement, optimalerweise in der Betreuung von Teams oder im Hochschulumfeld
  • Erfahrung im Bereich von Personalmaßnahmen
  • Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
  • Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
  • Erfahrungen im Umgang mit SAP
  • Erfahrungen in der Erstellung von Statistiken und Auswertungen mit Excel
  • Universität Bielefeld

    Teamassistentinnen / Office Managerinnen (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Universität Bielefeld Bielefeld, Deutschland

    In der Technischen Fakultät sind die folgenden bis zu zwei Positionen zu besetzen: · Teamassistent*innen / Office Manager*innen (m/w/d) · Kennziffer: Tech24264 · Start: nächstmöglich · Vollzeit/Teilzeit (ab circa 50 % - je nach individuellem Wunsch) · Vergütung nach E8 TV-L · unb ...

  • Dr. Kurt Wolff GmbH & Co. KG

    Werksstudent in

    vor 3 Wochen

    Dr. Kurt Wolff GmbH & Co. KG Bielefeld, Deutschland

    Zur Unterstützung suchen wir eine/n · - Werksstudent*in (m/w/d) im Bereich SEO/ Content MarketingMithilfe einer im Jahr 2016 neu gegründeten Unternehmenseinheit von Digitalspezialisten will Dr. Wolff, Hersteller von Erfolgsprodukten wie Alpecin, Plantur & ALCINA, neue Zielgruppen ...

  • Bertelsmann SE & Co. KGaA - Corporate Center

    Specialist HR Administration

    vor 2 Wochen

    Bertelsmann SE & Co. KGaA - Corporate Center Gütersloh, Deutschland

    Specialist HR Administration (m/w/d) · Bertelsmann ist ein Medien-, Dienstleistungs- und Bildungsunternehmen, das in rund 50 Ländern der Welt aktiv ist. Zum Konzernverbund gehören das Entertainmentunternehmen RTL Group, die Buchverlagsgruppe Penguin Random House, das Musikuntern ...

  • 2019

    Specialist HR Administration

    vor 3 Wochen

    2019 Gütersloh, Deutschland

    Specialist HR Administration (m/w/d) · Bertelsmann ist ein Medien-, Dienstleistungs- und Bildungsunternehmen, das in rund 50 Ländern der Welt aktiv ist. Zum Konzernverbund gehören das Entertainmentunternehmen RTL Group, die Buchverlagsgruppe Penguin Random House, das Musikunterne ...