Sachbearbeitung Reisekosen Und International Office - Stuttgart, Deutschland - Max Planck Institute for Intelligent Systems

Max Planck Institute for Intelligent Systems

Geprüftes Unternehmen

Stuttgart, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme hat zwei Standorte in Stuttgart und Tübingen und verbindet Spitzenforschung in Theorie, Software und Hardware im Bereich der intelligenten Systeme unter einem Dach. Am Standort Tübingen wird mittels Forschung in den Bereichen Maschinelles Lernen, Maschinelles Sehen und Robotik untersucht wie intelligente Systeme Informationen verarbeiten, um wahrnehmen, handeln und lernen zu können. Unser Standort in Stuttgart beherbergt führende Expertise in den Bereichen Mikro
- und Nano-Robotik, Haptik, Mensch-Maschine-Interaktion, bio-hybride Systeme sowie Medizinrobotik.

Zur Unterstützung des Sachgebiets Personal und Recht der Verwaltung des Instituts suchen wir für den Standort Tübingen zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung in der

Reisekostensachbearbeitung und im International Office

**Ihre Aufgaben**:
Das Aufgabengebiet umfasst die selbständige Bearbeitung und Abrechnung (mittels SAP) von Reisekosten für In
- und Auslandsreisen nach den Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und den entsprechenden Verordnungen. Weiterhin gehören die Beratung der Reisenden sowie die Buchung von Bahn
- und Flugtickets und Hotels u.a. mit Hilfe eines elektronischen Buchungssystems zu den Aufgaben. Im Bereich International Office unterstützen Sie die ausländischen Mitarbeitenden und Gastwissenschaftler*innen u.a. bei der Erlangung von Aufenthaltstiteln, helfen bei der Wohnungssuche und sind ein wichtiger Teil im Onboarding Prozess (Welcome Service). Des Weiteren betreuen Sie in sozialen Angelegenheiten während des Aufenthaltes, unterstützen bei der Kommunikation mit den Behörden und beraten den Arbeitgeber in aufenthaltsrechtlichen Fragestellungen.

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene Ausbildung für den Verwaltungsdienst, im kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen
- Sehr strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit und eine sehr hohe Serviceorientierung
- Schnelle Auffassungsgabe und hohe Zahlenaffinität
- Von Vorteil sind Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes/SAP Kenntnisse
- sowie Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit
- Bereitschaft, zwei Standorte (Stuttgart und Tübingen) zu betreuen

Unser Angebot

Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme ist eines der weltweit führenden Forschungsinstitute in der Erforschung Künstlicher Intelligenz. Sie erwartet ein sehr diverses, internationales und dynamisches Umfeld, in dem Sie eng mit Forschenden, Verwaltungspersonal und IT-Mitarbeitenden zusammenarbeiten werden.

**Weiterhin können Sie sich freuen auf**:

- Eine vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit
- Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre, ein angenehmes Betriebsklima und eine offene, innovative Organisationskultur
- Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
- Eine sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie und die Angliederung an eine Kindertagesstätte
- Fortbildungsangebote und ein modern eingerichteter Arbeitsplatz
- Betriebliche Altersvorsorge und Gruppenunfallversicherung
- Einen krisensicheren Arbeitsplatz
- Einen Zuschuss zum Jobticket
- Jährliche Jahressonderzahlung und die Möglichkeit einer leistungsabhängigen Prämie

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr Menschen mit Schwerbehinderung zu beschäftigen. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.

**Bewerbung**:
Die Stelle ist bis zur Besetzung offen. Bewerbungen, die bis eingehen, werden bevorzugt berücksichtigt.

**Postalische Bewerbungen schicken Sie bitte an**:
Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme
Carola Fanther
Heisenbergstraße 3
70569 Stuttgart