Persönliche/r Assistent/in - Berlin-Kreuzberg, Deutschland - University of Europe for Applied Sciences

University of Europe for Applied Sciences

Geprüftes Unternehmen

Berlin-Kreuzberg, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Du begeisterst Dich für Bildung und möchtest Dich einer Hochschule anschließen, die Vielfalt, Lehrqualität und menschliche Werte vereint?**

Wir sind zum schnellstmöglichen Zeitpunkt auf der Suche nach einer/einem neuen Kollegin/Kollegen, die/der unser Abteilungsteam am **Standort Berlin in Vollzeit/40 Stunden pro Woche** bereichert, unsere Vision von exzellenter Bildung mitträgt und sich dafür engagiert, das Leben unserer Studierenden und Mitarbeiter*innen positiv zu beeinflussen.

**Deine Herausforderung**:
Als persönliche/r Assistent/in unseres Executive Chairman | Vorsitzenden spielst Du eine zentrale Rolle bei der Unterstützung in seinem Tagesgeschäft und agierst dabei als Kommunikations
- und Koordinationsschnittstelle. Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem die Planung von Terminen und Sitzungen, die Kommunikation mit allen relevanten internen und externen Ansprechpartnern und die Sicherstellung reibungsloser Geschäftsabläufe im Bereich des Executive Chairmans. Darüber hinaus wirst Du den Executive Chairman im akademischen Kontext in seiner Funktion als Professor unterstützen.

**Deine Kernaktivitäten und Verantwortlichkeiten**:

- **Unterstützung und Entlastung des Executive Chairman**: Unterstützung des Executive Chairman im täglichen Geschäftsbetrieb, Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe und Prioritätenmanagement
- **Terminkoordination und Kalenderpflege**: Effektives Zeitmanagement von Terminen, Koordination von Besprechungen, Sitzungen und weiteren Terminen sowie deren Vor
- und Nachbereitung
- **Kommunikationsmanagement**: Als erste/r Ansprechpartner/in für Interaktionen mit leitenden und wissenschaftlichen Mitarbeitern an regionalen, nationalen und internationalen Bildungseinrichtungen, Berufsverbänden und Partnerzentren fungieren sowie allgemeine proaktive Kommunikation mit Ansprechpartnern und Gestaltung eines effektiven Informationsflusses
- **Organisation von Geschäftsreisen**:Planung und Buchung der dienstlichen Reisen sowie Erstellung der Reisekostenabrechnungen
- **Unterstützung bei der Projektkoordination**: Unterstützung des Executive Chairman bei der Koordinierung und Dokumentation verschiedener Projekte
- **Erstellung von Auswertungen und Protokollen**: Erstellung von Auswertungen und Berichten zu speziellen Fragestellungen zur Vorbereitung von Sitzungen oder als Entscheidungsgrundlage, Teilnahme an Sitzungen und Erstellung der Sitzungsprotokolle
- **Übersetzung und Korrespondenz**: Übersetzen von Korrespondenz vom Deutschen ins Englische oder umgekehrt, Verschriftlichung von diktierter oder angewiesener Korrespondenz und Verfassen von Mitteilungen im Auftrag des Executive Chairman
- **Unterstützung am Lehrstuhl/Professur**: Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben, u.a. Unterstützung und Koordination von Forschungsprojekten, Mithilfe bei der Vorbereitung und Teilnahme an Veranstaltungen, Tagungen und Kongressen. Bedarfsgerechte Mithilfe bei der Vorbereitung von Vorlesungen und Vorträgen sowie der Erarbeitung von wissenschaftlichen Beiträgen
- **Koordinierung mit Ministerien, Senaten, Behörden oder anderen Institutionen**:Verwaltung und Koordinierung von Kontakten und Terminen mit Ministerien, Senaten, Behörden oder anderen relevanten Institutionen
- **Social Media**: Organisation und Verwaltung der Social-Media-Präsenz des Executive Chairman, einschließlich der Erstellung ansprechender Beiträge und Inhalte

**Wir bieten Dir**:

- Ein vielseitiges und interessantes Arbeitsumfeld mit internationalen Kolleginnen und Kollegen
- 30 Urlaubstage
- Verschiedene Online-Kurse sowie online Kooperationsangebote (e.g., IBM Design Thinking)
- zahlreiche Aktivitäten und Veranstaltungen auf dem Campus im Bereich von Kultur, Bildung, Wirtschaft und Technologie
- Möglichkeit, innovative Ideen und neue Konzepte zu entwickeln und umzusetzen

**Dein Profil**:

- Abgeschlossenes Hochschulstudium in Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaft, Sozialwissenschaften oder gleichwertig
- Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung als persönliche und/oder leitende Assistentin.
- Erfahrung im Projektmanagement
- Erfahrung in der Arbeit in einem akademischen Umfeld
- Organisationstalent mit ausgezeichnetem Zeitmanagement
- Selbstmotivierter, selbstbewusster und flexibler Teamplayer mit der nachweislichen Fähigkeit, ein enges Verhältnis zu Führungskräften und wichtigen Interessengruppen aufzubauen, mit ausgezeichneten kommunikativen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift - weitere Sprachen willkommen
- Beherrschung von Microsoft Office (Outlook, Excel und PowerPoint) und Social Media
- Deutsche Sprache auf muttersprachlichem Niveau

**Interessiert?**

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