Werkstudent in Für Den Bereich - Bonn, Deutschland - Bundesstadt Bonn

Bundesstadt Bonn
Bundesstadt Bonn
Geprüftes Unternehmen
Bonn, Deutschland

vor 1 Monat

Lena Wagner

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter
Beschreibung
Die **Bundesstadt Bonn**

sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

für das **Kassen
- und Steueramt**

eine*n

**Werkstudent*in für den Bereich Kreditorenbuchhaltung**
- Entgeltgruppe 3 TVöD
- Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und zunächst befristet für die Dauer von 12 Monaten, eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt. Die wöchentliche Arbeitszeit wird während des laufenden Semesters auf maximal 20 Stunden begrenzt und kann in den Semesterferien individuell erweitert werden. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, in welchem wöchentlichen Stundenumfang Sie, sowohl während des laufenden Semesters als auch in den Semesterferien, arbeiten können.

Das Kassen
- und Steueramt der Bundesstadt Bonn veranlagt sämtliche Steuern, die von der Stadt Bonn festgesetzt werden und die Gebühren aus dem Grundbesitz. Die Finanzbuchhaltung für die Stadt ist eine weitere Aufgabe des Amtes. Dazu gehören die Überwachung der Forderungen in der Einnah-mebuchhaltung, die Vollstreckung von Forderungen, die Buchung und Zahlbarmachung aller Rechnungen (Verbindlichkeiten) und die Buchführung für das Anlagevermögen. Zudem werden im Amt die Steuerverpflichtungen der Stadt verwaltet und gegenüber den Finanzämtern erklärt. Das Kassen
- und Steueramt besteht aus drei Abteilungen und zwei Stabsstellen, in denen insgesamt rund 130 Mitarbeitende tätig sind.

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Als Buchführungssoftware wird SAP eingesetzt. Hier werden kreditorische Eingangsrechnungen/-gutschriften im elektronischen Rechnungsworkflow VIM (Vendor Invoice Management) geprüft und gebucht, die über den dezentralen Bewirtschaftungsprozess gezeichnet und kontiert wurden. Dabei werden verschiedene Eingangs-formen (z.B. Papier, PDF, X-Rechnung) berücksichtigt. Darüber hinaus werden Schnittstellendateien aus Vorverfahren verarbeitet. Die Kreditorenbuchhaltung ist für die Stammdatenpflege und Überwachung der offenen Posten auf Kreditoren zuständig. Zudem arbeitet sie an der Erstellung der Jahresabschlüsse der Bundesstadt Bonn mit.

**Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen**:
Das Aufgabengebiet umfasst vier Themenbereiche, die je nach Arbeitsvolumen und entsprechender Einarbeitung, Ihrerseits unterstützt werden sollen.

Eingangsbelege (PDF) für den E-Rechnungsworkflow VIM werden nach dem digitalen Eingang per E-Mail oder Scan seitens der zentralen Scanstelle in der inhaltlichen Validierung im BCC (Business Capture Center) bearbeitet. Hier ist Ihrerseits zu prüfen, ob die OCR-Extraktion die Belege korrekt ausgelesen und die entsprechenden Datenfelder gefüllt hat. Danach werden die Belege und Daten an SAP übergeben. Die sorgfältige Bearbeitung im BCC hat positive Auswirkungen auf das Arbeitsaufkommen für die fachliche Validierung in VIM.

Zur Aufgabenstellung der Kreditorenbuchhaltung gehört die zentrale Stammdatenpflege der Kreditorenkonten. Änderungen für Stammdaten werden dokumentiert und dauernd aufbewahrt. Aufgrund der Umstellung auf eine elektronische Ablage ist die vorhandene Dokumentation in Papierform zu digitalisieren.

Vor Einführung des E-Rechnungsworkflows wurden kreditorische Buchungsbelege nach vollständiger Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung in der Scanstelle gescannt und im Dokumentenmanagementsystem (Doxis4 winCube) abgelegt. Hierbei wird das ersetzende Scannen gemäß BSI-TR03138 (TR-RESISCAN) angewendet. Um die Belege der Kreditorenbuchhaltung archivieren oder vernichten zu können, sind diese einer Vollständigkeitskontrolle bzw. Qualitätskontrolle zu unterziehen. Die Vollständigkeitskontrolle umfasst den Abgleich der in SAP vorhandenen Buchungsbelege mit der Belegablage in Papierform. Die Qualitätskontrolle bezieht sich auf die Übereinstimmung der Digitalisate im Vergleich zum Papieroriginal. In beiden Fällen sind Ihrerseits Papierbelege zu sichten und die Vernichtung / Archivierung vorzubereiten und durchzuführen.

Die Aufgabenstellung der fachlichen Validierung in VIM beinhaltet die administrative Betreuung des Workflows und Überwachung des Rechnungseingangsbuches. Eingangsbelege für die Fachbereiche der Verwaltung, des städtischen Gebäudemanagements und der bonnorange AöR, für die keine automatisierte Zuordnung vorgenommen werden konnte, sind von der Validierung zu bearbeiten. Das System meldet in VIM nicht verarbeitbare Eingangsbelege mit Gründen (Ausnahmen), die einer Nachbearbeitung bedürfen.

Für jede der möglichen Aufgaben werden entsprechende Unterweisungen durchgeführt.

**Wir erwarten von Ihnen:
- Sie absolvieren ein Studium der Volkswirtschaftslehre oder Betriebswirtschaftslehre
- sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
- freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Organisationsfähigkeit undTeamfähigkeit
- gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

**Wir bieten Ihnen:
- Arbeitszeiten, die sich