Assistent in Der Abteilungsleitung - Sankt Augustin, Deutschland - Fraunhofer-Gesellschaft

Fraunhofer-Gesellschaft

Geprüftes Unternehmen

Sankt Augustin, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 2,9 Milliarden Euro.

Das Fraunhofer-Institut für Algorithmen und Wissenschaftliches Rechnen (SCAI) entwickelt innovative Methoden im Bereich Computational Science und setzt sie als Partner der Wirtschaft in die industrielle Praxis um. SCAI kombiniert mathematisches und informatisches Wissen mit einem Schwerpunkt in der Algorithmik - zum Nutzen von Kunden und Projektpartnern.

Die **Abteilung Bioinformatik** (BIO) am Fraunhofer SCAI unterstützt Unternehmen und Behörden in den Bereichen "Daten
- und Wissensmanagement", "Daten
- und Wissensintegration" sowie in allen Aspekten von "Data Science", "Maschinellem Lernen" und "Künstlicher Intelligenz". Die Abteilung ist international sowohl mit anderen akademischen Institutionen und Arbeitsgruppen, als auch mit Unternehmen aus der globalen Wirtschaft sehr gut vernetzt.

Zwei Professoren dieser Abteilung sind an der Universität Bonn in die Ausbildung von Nachwuchswissenschaftler*innen im internationalen Studiengang "Life Science Informatics" involviert. Die Mitarbeitenden der Abteilungen sind divers und international und kommen aus ca. 20 verschiedenen Nationen. In der Routine des Alltags wird daher vornehmlich in Englischer Sprache kommuniziert.

Die **Abteilung Optimierung** (OPT) entwickelt Software-Produkte, die den ressourcenschonenden Einsatz von Personal und Material, die optimale Auslastung von Produktionsanlagen oder die Minimierung von Transportkosten ermöglichen. Die Abteilung ist in der Wirtschaft sehr erfolgreich mit einer ganzen Reihe von Software-Tools, die in einer Vielzahl von Branchen auf der ganzen Welt eingesetzt werden.

**Was Sie bei uns tun**
- Sie übernehmen die Verantwortung für das Sekretariat der Abteilungen BIO und OPT und arbeiten eng mit den Assistent*innen der anderen Abteilungen sowie der Institutsverwaltung zusammen.
- In Ihrer Funktion sind Sie Schnittstelle zwischen den wissenschaftlichen Fachabteilungen und der Institutsverwaltung sowie den Verwaltungsabteilungen.
- Sie unterstützen das "Leadership-Team" (Abteilungsleitung und Gruppenleiter) der Abteilung Bioinformatik sowie den Abteilungsleiter der Abteilung Optimierung bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgen somit für einen reibungslosen Arbeitsablauf.
- Sie koordinieren Termine und kümmern sich um deren Vor
- und Nachbereitung. Hierzu zählen das Erstellen von Präsentationen, Statistiken, Protokollen und anderen relevanten Dokumenten.
- Die Korrespondenz mit den Fachbereichen, unseren internationalen Mitarbeitenden und externen Auftraggeber*innen in deutscher und englischer Sprache ist ebenfalls Teil Ihres Arbeitsalltags.
- In enger Zusammenarbeit mit der Personalabteilung unterstützen Sie die Abteilungen beim Recruiting und bei allen weiterfolgenden Personalmaßnahmen.
- Unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes übernehmen Sie die Planung und Organisation von Reisen sowie Unterstützung bei der Reiseabrechnung über das SAP-System Concur.
- Sie kümmern sich um die organisatorische Planung und Unterstützung bei der Durchführung von Meetings und Veranstaltungen.
- Das Erstellen von Bestellanforderungen sowie die Rechnungseingangsbearbeitung ist ebenfalls ein Teil Ihrer Aufgaben.

**Was Sie mitbringen**
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Fremdsprachenkorrespondent*in) und konnten bereits einschlägige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabenfeld sammeln.
- Mit den gängigen MS Office-Anwendungen (insbesondere Excel) gehen Sie routiniert um, idealerweise bringen Sie SAP-Kenntnisse mit.
- Sie besitzen die Fähigkeit, selbstständig und sicher Texte zu formulieren und haben sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2 Niveau).
- Sie zeichnen sich durch eine hohe Dienstleistungsorientierung, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit aus.
- Sie sind flexibel in den Arbeitszeiten und können auch nachmittags arbeiten.
- Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein freundliches und souveränes Auftreten runden Ihr Profil ab.

**Was Sie erwarten können**
- Ein modern ausgestattetes und international geprägtes Arbeitsumfeld mit Raum für eigenverantwortliches und kreatives Mitgestalten
- Ein motiviertes, kollegiales und aufgeschlossenes Team
- Eine enge Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen der wissenschaftlichen Fachabteilungen
- Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen
- Eine Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und die Möglichkeit zur Teilnahme an betrieblichen Gesundheitsangeboten
- Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Wir leben eine familienfreundliche Kultur. Manchmal