Assistenz (W/m/d) Der Rektorin, Kennziffer Dl 24/01 - Bremen, Deutschland - Hochschule für Künste Bremen

Hochschule für Künste Bremen

Geprüftes Unternehmen

Bremen, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die Hochschule für Künste Bremen vereint eine Kunst
- und Musikhochschule unter einem Dach. Die Vielfalt des Studienangebotes ermöglicht einen produktiven und integrativen Dialog zwischen den Studiengängen.

An der Hochschule für Künste Bremen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Büro der Rektorin eine Stelle zu besetzen als Verwaltungsangestellte: r (w/m/d) in der Position

Assistenz (w/m/d) der Rektorin
mit der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer Vollbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 8 TV-L
Kennziffer DL 24/01

Die Aufgaben der Assistenz umfassen schwerpunktmäßig folgende Bereiche:

- Führung und Büroorganisation des Sekretariats inkl. Terminkoordination, Ablage und Archiv, Korrespondenz und Betreuung von Gästen
- Assistenz der Rektorin im Rahmen von operativen Aufgaben und Projekten in enger Zusammenarbeit mit der persönlichen Referentin der Rektorin, u. a. bei selbständiger Bearbeitung einzelner Arbeitsfelder
- Wahrnehmung von allgemeinen Sachbearbeitungs
- und Verwaltungsaufgaben sowie Unterstützung bei sach
- und termingerechter Erledigung
- Unterstützung der Geschäftsführung des Akademischen Senats der Hochschule für Künste Bremen
- Vor
- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollierung
- Mitarbeit bei Sonderaufgaben für das Rektorat
- Vertretung des Sekretariats der Kanzlerin in Abwesenheiten

Änderungen im Aufgabenquerschnitt sind möglich.

Für diese Vertrauensposition suchen wir eine Persönlichkeit, die über folgende Fähigkeiten verfügt:

- eigenverantwortliche, selbständige Herangehensweise und proaktive Handhabung der Bearbeitung von Aufgaben und Themen
- engagierte, effiziente und serviceorientierte Arbeitsweise
- soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
- Bereitschaft, vielfältige Arbeiten zu übernehmen
- überzeugendes und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Gesprächspartner: innen sowie souveräne Kommunikationsfähigkeit in einem heterogenen und internationalen Personenkreis
- Aufgeschlossenheit gegenüber Abläufen und Strukturen einer künstlerischen Hochschule
- Einsatzbereitschaft und gelegentlich zeitliche Flexibilität (nach Absprache gelegentlich auch in den Abendstunden und am Wochenende)
- Führerschein Klasse B ist wünschenswert

**Fachliche Anforderungen**:

- abgeschlossene Berufsausbildung im verwaltungs
- bzw. kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung/Qualifikation mit Fähigkeiten in den ausgeschriebenen Aufgabengebieten
- Organisationsgeschick sowie einschlägige Praxiskenntnisse in der Büroorganisation und Sekretariatsarbeit sowie von Verwaltungsstrukturen und -aufgaben
- sichere Beherrschung der deutschen Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (aktive Sprachanwendung)
- sehr gute Anwendungskenntnisse der MS-Office Suite, insbesondere in Outlook

Die Hochschule für Künste Bremen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Schwerbehinderten Bewerberinnen bzw. Bewerbern wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben. Bewerbungen von Menschen mit einem Migrationshintergrund werden begrüßt.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren finden Sie unter:
Hochschule für Künste Bremen∙ Dezernat Personal ∙ Am Speicher XI 8 ∙ 28217 Bremen