Teamassistenz in Der Cluster-geschäftsstelle - Hamburg, Deutschland - Universität Hamburg

Universität Hamburg

Geprüftes Unternehmen

Hamburg, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Teamassistenz in der Cluster-Geschäftsstelle
- EinrichtungExzellenzcluster "Advanced Imaging of Matter" (Photonen
- und Nanowissenschaften)
WertigkeitEGR. 9A TV-L
Arbeitsbeginnschnellstmöglich, befristet bis
Bewerbungsschluss
ArbeitsumfangTeilzeit
Wochenstunden50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit"CUI: Advanced Imaging of Matter" widmet sich den Fragen, wie mit zunehmender Komplexität und Größe eines Systems neue Funktionalitäten entstehen und wie dynamisch neue Funktionalitäten erzeugt werden können. Dazu kooperieren Forscher:innen aus den Bereichen der Physik, Chemie und Molekularbiologie der Universität Hamburg mit Teams des Deutschen Elektronen-Synchrotrons (DESY), des Max-Planck-Instituts für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) und der European XFEL GmbH (XFEL).

Aufgabengebiet

In dieser Position unterstützen Sie als Teil der Geschäftsstelle die Administration und Koordination des drittmittelgeförderten Clusters "CUI: Advanced Imaging of Matter" in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den Sprecher:innen. Dazu gehören insbesondere folgende Tätigkeiten:

- selbstständig Veranstaltungen des Clusters organisieren und managen:

- vor
- und nachbereiten sowie Budgetplanung, Bewirtung organisieren, Sitzungen, internationale Kolloquien, Workshops, Klausurtagungen etc. (überwiegend in englischer Sprache) umsetzen
- Vorstands
- und Gremiensitzungen planen und organisieren, Protokollführung in englischer Sprache
- Aufenthalte von nationalen und internationalen Gastwissenschaftler:innen organisieren, Gäst:innen (überwiegend in englischer Sprache) empfangen und betreuen
- eigenständige Informationsbeschaffung, Recherche und Aufarbeitung in deutscher und englischer Sprache zu allen Belangen des Clusters
- Abläufe für die Geschäftsstelle selbstständig organisieren und bearbeiten (etwa Termine vereinbaren und überwachen, Auskünfte erteilen, Anfragen bearbeiten, korrespondieren)
- Webauftritt pflegen und überarbeiten sowie Einträge in Datenbanken vornehmen
- Wissenschaftler:innen bei allen Verwaltungsprozessen assistieren
- Personalvorgänge, v. a. für Tutor:innen und studierende Hilfskräfte vorbereiten; Honorar-Vereinbarungen vorbereiten; Urlaubsansprüche verwalten, Übersichten der Anwesenheiten und Vertretungen erstellen etc.
- Mitarbeiter:innen beim On
- und Offboarding unterstützen (Räume, Schlüssel, IT und sonstige Arbeitsmittel)
- Reisen administrieren:

- Anreise
- und Unterkunftsmöglichkeiten sowie Impf
- und Visapflichten recherchieren und nach Rücksprache buchen/veranlassen
- mit den Veranstalter:innen von Tagungen und Forschungsaufenthalten kommunizieren und abrechnen

Einstellungsvoraussetzung
- abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder
- gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten
- Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C1 des Gem. Europ. Referenzrahmens bei Dienstantritt) sowie Kenntnisse in einer zweiten Fremdsprache wünschenswert
- Erfahrungen im Umgang mit internationalen Partner:innen und Gäst:innen
- sehr gute Kenntnisse in Büroorganisation, im Zeitmanagement und in der Planung, Abrechnung und Durchführung anspruchsvoller internationaler Konferenzen und Besprechungen
- gründliche Kenntnisse in der effizienten Organisation, Prozess
- und Entscheidungsabläufen im Hochschulkontext und im Bereich großer institutionen-übergreifender Forschungsverbünde (Exzellenzcluster etc.)
- Kenntnisse und möglichst bereits praktische Erfahrungen im Umgang mit Content-Management-Systemen zur Erstellung und Pflege von Internetseiten
- Kenntnisse und praktische Erfahrungen mit Eingaben und Datenpflege sowie Recherchen und Auswertungen in Online-Tools und Datenbanken
- sicherer Umgang mit Office
- und EDV-Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access)
- gute Ausdrucks
- und Kommunikationsfähigkeit, freundliches Auftreten
- Selbständigkeit, vorausschauende, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten
- Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten
- Eigeninitiative und ausgeprägtes Organisations
- und Improvisationsgeschick
- Belastbarkeit, Flexibilität, Teamfähigkeit und hohes Dienstleistungsverständnis

Wir bieten Ihnen
- Sichere Vergütung nach Tarif
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Attraktive Lage
- Flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Gesundheitsmanagement
- Beschäftigten-Laptop
- Mobiles Arbeiten
- Bildungsurlaub
- 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hambu