Executive Assistant to CEO in Berlin - Homaris Service GmbH

Homaris Service GmbH

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 4 Tagen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die Rolle

In dieser spannenden Position bist du die vertrauensvolle rechte Hand unseres Geschäftsführers Flo und spielst eine entscheidende Rolle in der Optimierung der unternehmensweiten Prozesse & Systeme und organisierst das weitere strukturierte Wachstum von Homaris. Du bist der/die Datenjongleur: in, der/die mit Leidenschaft und Präzision die richtigen Informationen zur richtigen Zeit parat hat und diese an richtiger Stelle und passender Form im Unternehmen kommuniziert.

Wenn du eine abwechslungsreiche, herausfordernde und verantwortungsvolle Position suchst, in der du deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten unter Beweis stellen kannst, sowie täglich gefordert und gefördert werden möchtest und nicht vor dieser Herausforderung zurückschreckst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

**Darum Homaris**:

- Spannender und verantwortungsvoller Einstieg in einer frühen Phase des aktuell stark wachsenden Unternehmens
- 30 Tage Urlaub und steuerfreier Sachbezug als digitalen Gutschein in Höhe von monatlich 50€ nach bestandener Probezeit
- 50 % Mitarbeiterrabatt für die private Nutzung unserer deutschlandweiten Homaris Apartments
- Überdurchschnittlicher Zuschuss zur bAV: 20 % im ersten Jahr, nach einem Jahr 25 % und nach dem 3. Jahr 30 %
- Falls gewünscht und benötigt, erstatten wir dir monatlich die Kosten für das 49 € Deutschlandticket
- Möglichkeit zum Leasing eines Firmenfahrrads mittels Gehaltsumwandlung, für das Homaris die monatlichen Kosten für Service und Versicherung träg
- Denkmalgeschütztes Büro mit Dachterrasse in der Invalidenstraße am U Naturkundemuseum, im Herzen Berlins
- Flexible Arbeitszeiten, sowie die Möglichkeit im Mobile Office zu arbeiten für eine positive Work-Life-Balance
- Du bekommst einen Mac Book Air und falls benötigt auch ein Mobiltelefon
- Jobrad-Leasing durch Gehaltsumwandlung - Homaris übernimmt die monatliche Servicegebühr und Versicherungsrate für dich
- Insider-Vorteile der Reiseindustrie, wie günstige Bahntickets und Vergünstigungen auf Hotels, Mietwagen und Tickets diverser Veranstaltungen
- Snacks und Getränke nach persönlichen Vorlieben im Office, Teamevents, wie das monatliche Afterwork und das jährliche 2-tägige Company Offsite, und Corporate Benefits bei Partnerunternehmen

Deine Aufgaben
- Als kommunikative Schnittstelle zwischen Flo und dem gesamten Unternehmen sowie unseren Geschäftspartnern ordnest, filterst und beantwortest du sämtliche Anfragen
- Du bist Sparringspartner: in für Flo und seine Managementbereiche (Finance, HR, Legal, Office, IT) Gemeinsam arbeitet ihr zielorientiert an der Lösung alltäglicher Herausforderungen
- Du strukturierst Flos Woche und planst seinen Kalender so, dass Termine und Vereinbarungen fristgerecht eingehalten werden
- Du erstellst ad hoc betriebliche Auswertungen in unseren digitalen Systemen. Dir fehlen Informationen? Dann klärst du fehlende Details schnell mit unseren Teams und Geschäftspartnern. So garantierst du eine effiziente Entscheidungsfindung
- Du bereitest Meetings und Präsentationen detailliert vor, recherchierst Informationen eigenständig und übernimmst die Nachbereitung - zeitintensive Aufgaben sind für dich kein Problem
- Du bist verantwortlich für die Organisation administrativer Aufgaben und fühlst dich sicher genug, Flo gelegentlich in Terminen zu vertreten
- Du unterstützt bei der Kommunikation, Planung, Durchführung und Nachbereitung der Quartals-Aufsichtsratssitzungen
- Du unterstützt die Teams dabei, standardisierte Entscheidungsvorlagen vorzubereiten, um effiziente und schnelle Entscheidungen zu ermöglichen
- Du gehst mit deinen klaren Vorstellungen von und Erfahrung mit digitalen Unternehmensprozessen durchs Unternehmen und bringst konkrete Optimierungsvorschläge ein. Du initiierst hierbei eigene Projekte zur Verbesserung der Unternehmensentwicklung und betreust diese auch - dabei bist du im ständigen Austausch mit unserem Homaris Team und dem C-Level

Dein Profil
- Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium und/oder relevante Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften, idealerweise hast du einen Background im Finanz-/Steuer-Bereich und hast vielleicht bereits Erfahrungen bei Banken, Steuerberatungen oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sammeln können
- Mit deiner Fähigkeit, Informationen zu jonglieren und intuitiv die richtigen Entscheidungen zu treffen sowie diese klar zu kommunizieren stehst du Flo immer zur Seite
- Du zeichnest dich durch einen besonderen Drive, eine schnelle Auffassungsgabe, Verhandlungsgeschick, analytischem Denken, Proaktivität, Zielorientierung sowie einer sehr strukturierten und gründlichen Arbeitsweise aus
- Deine digitale Affinität ist besonders ausgeprägt - du verfügst über ausgezeichnete Kenntnisse in der Verwaltung von Kalendern und Terminplanung, bist Fit im Umgang mit Zahlen, Excel sowie PowerPoint und hast ein gutes Händchen für digitale Tools und Prozesse
- Du verfügst über ei