Assistenz Standortleitung - Wunstorf, Deutschland - SD&T

SD&T

Geprüftes Unternehmen

Wunstorf, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Aufgabe:

- Unterstützung und eigenständige inhaltliche Mitarbeit von fachgebietsbezogener Sachbearbeitung, sowie Interface zu Facility Management (allgemeine Verwaltungsaufgaben, Verwaltung / Implementierung der Liegenschaftsüberlassungsverträge)
- Koordination, Vereinbarung und Verfolgung von Veranstaltungen (i.d.R. Management Meetings mit internen & externen Ansprechpartnern am Standort oder Kundenvertretern, Kontakt zur Geschwaderführung und BW-Standortleitung)
- Zeitbeauftragte über System SAP PHM Einkauf, Beschaffung, sachliche Rechnungsfreigaben, Rechnungsverfolgung für gesamten lokalen Bedarf des FMS (Energieversorgung, Reinigung,...)
- Verwaltung von Terminkalender und Post: Prioritäten setzen, Sammeln von Informationen für die Entscheidungsfindung des Managers/Teams, falls erforderlich; administrative Aufgaben für den Manager/das Team
- Bedarfsermittlung und -vorhersage; Organisation/Planung von Besprechungen; Abstimmung mit Assistenten (Interessengruppen, Funktionen)
- Verwaltung von MoM (z. B. Follow-up-Kommunikation, Maßnahmen) Logistik für Veranstaltungen, Weblives usw
- Verantwortung für die Weitergabe von internen und externen Informationen im Team; Beitrag zu positiven Arbeitsbeziehungen und Moderation innerhalb des Teams und mit Interessengruppen
- Erledigung administrativer Aufgaben im Büro (Telefon, Verwaltung von Sitzungen/Veranstaltungen, HR-Anforderungen, Spesen...)
- Anlaufstelle für IT- und Gebäudemanagement; Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Weblives
- Erledigung relevanter logistischer Aufgaben für das Team (Büromaterial, Reisemanagement)
- Förderung von Initiativen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks (Reduzierung von Druckern, Plastik, Abfall)

Anforderungen:
abgeschl. kaufmännische Ausbildung im Bereich Bürokommunikation oder vergleichbar

Kenntnisse und Erfahrungen:

- in oben genannten Aufgaben
- min 4 Jahre Erfahrung im Bereich kaufmännische Sachbearbeitung, Kundenservice oder Sekretariat/ Assistenz
- Erfahrung in der Beschaffung von Büromitteln
- Sehr gute Kenntnisse im Bereich MS Office, SAP
- Deutsch verhandlungssicher
- Englische gute Kenntnisse