Verwaltungsbeschäftigte/r Im Sekretariatsbereich - Aachen, Deutschland - RWTH Aachen

RWTH Aachen

Geprüftes Unternehmen

Aachen, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**zur Unterstützung der Vernetzungs
- und Transferstelle ErUM-Data-Hub**:
**Kontakt**:
**Name**:
Angela Warkentin

**Telephone**:

- workPhone ***:
**Kontakt**:
**Name**:
Martin Erdmann

**Telephone**:

- workPhone ***:
**Anbieter**:
Lehr
- und Forschungsgebiet Experimentalphysik (Hochenergiephysik)

**Unser Profil**:
Wir verstärken das Team der Vernetzungs

Das Team des ErUM-Data-Hubs setzt sich aus der Teamleitung, den Referent:innen, der Wissenschaftskommunikation und dem technischem Support zusammen. Sie organisieren und betreuen jährlich unter anderem 10 mehrtägige Workshops deutschlandweit an Tagungszentren und Universitäten mit 25-60 Teilnehmer:innen. Ebenso führen sie Messeauftritte durch, stellen den ErUM-Data-Hub auf Konferenzen vor und fungieren als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Digitalisierung in dem großen Forschungsbereich.

Die ausgeschriebene Stelle unterstützt das Team bei zugehörigen Sekretariatsaufgaben und RWTH-Verwaltungsvorgängen. Zu den Aufgaben gehört z.B., die erforderlichen Beschaffungsvorgänge für ein Tagungshaus oder einen Messestand umzusetzen sowie die Veranstaltungen und Messeauftritte des ErUM-Data-Hubs bezüglich Standkosten, Tagungshauskosten, Teilnehmerbeiträgen, Reisen der Vortragenden etc. über die RWTH abzurechnen.

**Ihr Profil**:

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Kaufleute für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Verwaltungsbereich, insbesondere an der RWTH Aachen von Vorteil
- Erfahrung im Bereich Buchhaltung, Personalverwaltung oder allgemeinen Sekretariatsaufgaben von Vorteil
- Idealerweise Berufserfahrung im Bereich Drittmittelverwaltung, öffentlicher Geldgeber (z. B. BMBF, NRW, EU etc.)
- Erfahrung im Umgang mit MS-Office
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Ein hohes Maß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Hohes Engagement, belastungsfähige Arbeitsweise, Kommunikations
- und Teamfähigkeit
- Flexibilität und Potenzial, im Bedarfsfall auch neue, andere oder wechselnde Aufgaben zu übernehmen
- Verbindliche Umgangsformen und souveräner Umgang mit Kolleg/innen, Studierenden, Projektpartner/innen.

**Ihre Aufgaben**:
Sie übernehmen alle Verwaltungs
- und Sekretariatsaufgaben für den ErUM-Data-Hub. Die Schwerpunkte Ihrer abwechslungsreichen Tätigkeiten sind hierbei
- Organisation, Betreuung und Nachbereitung von Meetings, Workshops, Tagungen und weiteren Veranstaltungen
- Überwachung der zugehörigen Projekt
- und Veranstaltungskonten
- Vorbereitung und Buchung sowie Nachbereitung von Dienstreisen und Erstellung der Abrechnungen
- allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Erstellen von Dokumenten, systematische analoge und digitale Dokumentation, Terminplanung
- selbstständige Erledigung büroorganisatorischer Tätigkeiten
- Koordination von Terminen

**Unser Angebot**:
Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet bis zum
Die Stelle ist aufgrund der BMBF-Projektlaufzeit befristet.
Die Befristung richtet sich nach - 14 Abs. 1 Teilzeit
- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle.
Die regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 10 Stunden.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

**Über uns**:
Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs
- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
- Bewerbung
- Nummer:
- V Frist:
Postalisch:
- RWTH Aachen University
- Lehr
- und Forschungsgebiet Experimentalphysik (Hochenergiephysik)
- Angela Warkentin
- Melatener Str. 20
Aachen- E-Mail:
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