Teamassistenz Im Fachdienst Erziehungs- Und - Berlin, Deutschland - Land Berlin

Land Berlin

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 1 Tag

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Das Bezirksamt Mitte ist Arbeitgeber für mehr als 3.000 Menschen. Berlin-Mitte, das bedeutet: arbeiten im Herzen der Hauptstadt. Das Bezirksamt Mitte steht für Vielfalt. Bewerbungen, die die Vielfalt unseres Bezirkes widerspiegeln, sind uns sehr willkommen. Bei uns warten interessante Aufgaben und Herausforderungen in mehr als 80 Berufen auf Sie Diese wollen wir gemeinsam mit Ihnen angehen, getreu unserer Devise: "Wir machen Mitte"

Das Jugendamt Mitte von Berlin bietet mit mehr als 400 Fachkräften Tätigkeitsfelder in der Arbeit mit Kindern, Jugendlichen und deren Familien. In den Regionen des Bezirks, mit den Bereichen Erziehungs
- und Familienberatung, Regional Sozialpädagogischer Dienst und Jugendarbeit gewährleisten wir kurze Wege für Bürgerinnen und Bürger und gute Kiezkenntnisse im Sinne einer gelebten Sozialraumorientierung. In unserem Hauptstandort in der Karl-Marx-Allee sorgen wir unter anderem für Kitagutscheine, Tagespflege, die Berechnung des Elterngeldes und die Gewährleistung des Unterhaltsvorschusses. Bereichern Sie schon bald eines unserer Teams

**Das Jugendamt im Bezirksamt Mitte sucht ab dem nächst möglichen Termin unbefristet eine**
**Teamassistenz im Fachdienst Erziehungs
- und Familienberatung (m/w/d)****:
***Kennziffer: 136/2023**
**Bewerbungsfrist: **:
**Entgeltgruppe: E 4, einzige Fallgruppe, Teil I der Entgeltordnung zum **TV-L**
**Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden**

**Besonderer Hinweis**:Bei einer Anzahl von 15 Bewerber*innen, welche die formalen Anforderungen erfüllen, wird dem strukturierten Auswahlverfahren ggf. ein Einstellungstest vorgeschaltet.**:
**Ihr Arbeitsgebiet umfasst**:
**Zentrale Anlaufstelle der Erziehungs
- und Familienberatung (EFB)**:

- Erteilung von Auskünften (persönlich, telefonisch, schriftlich bzw. per E-Mail)
- Weiterleitung eingehender Anfragen an die zuständigen Kolleg*innen einschließlich Nachfragen bei Behörden; persönliche und telefonische Weiterleitung von Bürger*innen an andere Fachdienste bezüglich ihres Anliegens
- Entgegennahme, Sichtung und Zuweisung der schriftlichen und elektronischen Posteingänge
- Klärung von Zuständigkeiten bei Posteingängen und Anfragen
- Vermittlung an interne und externe Fachkräfte

**Allgemeine Verwaltungsaufgaben**:

- Verfassen von Routineschreiben, Vorbereitung von Antwortentwürfen
- Terminkoordination und Kalendermanagement für die Fachdienstleitung
- Organisatorische Vorbereitung von Dienstberatungen
- Erstellen und Bearbeitung von Statistiken (z. B. Urlaub etc.) für die Fachdienstleitung
- Anlage und Pflege von Daten in SoPart
- Beschaffung von Büromaterial, Büromöbelausstattung, Verbrauchsmaterial, Kalendern, Vordrucken, Formularen etc.; Kontrolle und Überwachung der Bestände bzw. der Bestellungen sowie Abrechnung mit den beteiligten Serviceeinheiten (Haushalt, Facility Management usw.)
- Scann
- und Kopierarbeiten
- Aktualisierung der Tür
- und Hinweisschilder (Wegeleitsystem), des Telefonverzeichnisses sowie des WEB-Telefonbuchs und der Postfächer
- Aufnahme und Organisation aller notwendigen Reparaturarbeiten, Weiterleitung und Überwachung der entsprechenden Aufträge (Telekommunikationsstelle, Hausmeister, IT-Service usw.)
- Organisation von internen Umzügen
- Organisation des Ablagesystems
- Organisation der Jahresumläufe sowie der Umläufe von Fachzeitschriften
- Bestellung von Fachliteratur und Fachzeitschriften
- Verwaltung der Gesetzes
- und Bundesgesetzblätter
- Führen und Überwachen der Übersicht über die Brandschutz
- und Ersthelfer*innen
- Führen und Verwalten des Siegelverzeichnisses
- selbständiges Führen, Registrieren und Überwachen des Archivbestandes, Archivierung von Altakten, Veranlassung der datenschutzgerechten Entsorgung von Altakten
- selbständiges Einholen und Überwachen der Erklärungen zum Sozialdatenschutz für die Mitarbeiter*innen sowie für Auszubildende/Praktikanten und Praktikantinnen
- Zusammenarbeit mit allen Fachdiensten des Jugendamtes und dem Familienservicebüro
- Schlusszeichnung/Anordnungsbefugnis gemäß geltender Geschäftsanweisung
- Entgegennahme und Weiterleitung von Krank
- und Gesundmeldungen der Mitarbeiter*innen

**EFB-spezifische Aufgaben**:

- Begrüßung der Klienten*innen an der Tür
- Entgegennahme und Aufnahme telefonischer Erstanfragen von Klienten*innen; Beantwortung und Weiterleitung von Klienten*innen-Anfragen per Mail
- Freundlichkeit, Geduld und Verständnis im Umgang mit Menschen, die sich in einer Krise befinden

**Hervorzuhebende Sonderaufgaben**:

- bei Bedarf Unterstützung in den Sachgebieten bei einfachen Verwaltungstätigkeiten oder Projekten
- bei Bedarf Einbindung in den Notfallplan 115

**Sie haben...**:
als Tarifbeschäftigte bzw. Tarifbeschäftigter (m/w/d)
- eine Berufsausbildung mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung in Büro-/ Sekretariatsaufgaben
- oder eine Berufsausbildung zum/zur Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation,