Assistenz (Sekretariat) (M/w/d) Des - Hannover, Deutschland - Samtgemeinde Artland

Samtgemeinde Artland

Geprüftes Unternehmen

Hannover, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Kurzinfo****:
**Arbeitszeit**
- Teilzeit**Anstellungsdauer**
- unbefristet**Einstellung zum**
- nächstmöglichen Termin**Voraussetzung**
- Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Ausbildung**Einsatzort**
QuakenbrückDie Samtgemeinde Artland sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiterin/Mitarbeiter für die

**Assistenz (Sekretariat) **(m/w/d)

**des Samtgemeindebürgermeisters**

in Teilzeit mit 23 Std. pro Woche, Entgeltgruppe 6 TVöD, unbefristet.

Die Aufteilung der wöchentlichen Arbeitszeit kann grundsätzlich flexibel gestaltet werden. Die Stelle muss aber von Montag - Donnerstag grundsätzlich nachmittags (in den u. g. Zeiten) besetzt sein. Eine Verteilung der Arbeitszeit könnte danach wie folgt aussehen:
**vormittags nachmittags***
- Montag frei _14:00 - 17:00 (3,0 Std.)_
- Dienstag 08:00 13:00 (5,0 Std). 14:00 - 17:00 (3,0 Std.) _
- Mittwoch frei 14:00 - 17:00 (3,0 Std.)_
- Donnerstag 08:00 13:00 (5,0 Std.) 14:00 - 18:00_ (4,0 Std.)_
- Freitag frei_

**Das Stellenprofil umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben**:

- Allgemeine Sekretariats
- und Organisationsaufgaben wie u. a.
- Büromanagement (Post
- Unterstützung des Samtgemeindebürgermeisters
- Interne und externe Korrespondenz
- Wiedervorlage führen und überwachen
- Vereinbarung/Koordination und Vorbereitung von Terminen des Samtgemeindebürgermeisters und der ehrenamtlichen Bürgermeister
- Vorbereitung und Organisation von Besprechungen
- Vorbereitung und Organisation von Sitzungen der politischen Gremien der Stadt Quakenbrück und der Samtgemeinde Artland, Koordinierung der Einladungen sowie der Erstellung von Vorlagen, Protokollführung (VA, Rat)
- Bearbeitung von Ehe
- und Altersjubiläen
- Planung, Organisation und Durchführung von verschiedenen Veranstaltungen u. a. auch im Rahmen der Städtepartnerschaften
- Beschwerdemanagement
- Bearbeitung von Mängelmeldungen, Beschwerden
- Ansprechpartner und Schnittstelle in der Verwaltung
- Zentraler Rechnungseingang/-bearbeitung
- Zentraler Scan und Verteilung von eRechnungen, Anordnung/Feststellung von Rechnungen
- Überwachung der Haushaltsmittel und Anordnung/Feststellung von Rechnungen für den Bereich FB III, Organisation

**Wir bieten**:

- herausfordernde, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- die Mitarbeit in einem motivierten Team mit einem modernen Verständnis von öffentlicher Verwaltung
- eine tarifgerechte Vergütung (TVöD) mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes
- eine betriebliche Altersversorgung (VBL)
- flexible Arbeitszeiten und ein umfangreiches Angebot an gesundheitsfördernden Maßnahmen
- ein umfangreiches Fortbildungsangebot
- familienbewusste Personalpolitik
- gute Vereinbarkeit von Berufs
- und Privatleben bzw. Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf

**Wir erwarten**:

- eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im Bereich des öffentlichen Dienstes z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/r
- gutes Organisationstalent und Zeitmanagement
- Kommunikationsstärke und Freundlichkeit gegenüber Bürgerinnen und Bürgern
- souveränes, offenes und sicheres Auftreten
- Loyalität, absolute Diskretion und Verlässlichkeit
- sichere EDV-Kenntnisse (insbesondere MS-Office Anwendungen)
- gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
- sorgfältige, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
- einen kooperativen Arbeitsstil sowie die Fähigkeit zu teamorientiertem Handeln

**Wünschenswert**:

- Grundlagenkenntnisse der Kommunalen Strukturen und der Verwaltung des öffentlichen Dienstes
- Erfahrungen mit der Software für den Bereich des Sitzungsdienstes "SD-Net"

Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die Beschäftigung von Schwerbehinderten bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung sind personalwirtschaftliche Ziele und werden bei Einstellungen berücksichtigt.