Assistent in in Den Fachgebieten - Cottbus, Deutschland - Landesregierung Brandenburg

Landesregierung Brandenburg

Geprüftes Unternehmen

Cottbus, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

In der Fakultät für Maschinenbau, Elektro
- und Energiesysteme in den Fachgebieten Fabrikplanung und Fabrikbetrieb, Qualitätssicherung und quantitative Methoden, technische Mechanik und Maschinendynamik, Werkzeugmaschinen und Produktionsmanagement ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:
Assistent*in in den Fachgebieten (m/w/d)
Vollzeit; unbefristet; E 6 TV-L

Kennziffer: 60/23

Die Brandenburgische Technische Universität Cottbus-Senftenberg (BTU) ist eine junge aufstrebende Universität und die einzige Technische Universität des Landes Brandenburg. Mit mehr als 1.500 Beschäftigten ist die BTU einer der größten Arbeitgeber in der Lausitz und kann hier vor allem durch ihre Vereinbarkeit von Beruf und Familie überzeugen.

Die Tätigkeit ist aktuell am Standort Senftenberg verortet. Perspektivisch wird diese Stelle jedoch aufgrund eines geplanten Umzuges der zu betreuenden Fachgebiete an den Zentralcampus am Standort Cottbus verlagert.

Wir möchten unser Team gerne mit einer*einem Assistent*in verstärken, die/der insbesondere folgende Aufgaben für die benannten Fachgebiete wahrnimmt:
Assistenz
- und Sekretariatsaufgaben für die Fachgebiete
- Planung, Durchführung und Koordination administrativer Abläufe, Sicherung des internen und externen Informationsflusses
- Planung, Koordinierung und Überwachung von Terminen
- Entgegennahme von Anfragen, Erteilen von Auskünften, Bearbeitung der Ein
- und Ausgangspost, Erledigung der internen und externen Korrespondenz
- Anfertigung und formgerechte Gestaltung von Schriftsätzen aller Art, auch von wissenschaftlichen Texten mit Formelzeichen und Grafiken
- Einholung, Aufbereitung und Sicherung von Informationen und Daten, Schriftgutverwaltung und Dokumentmanagement
- Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und wissenschaftlichen Tagungen, Vor
- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Protokollführung
- Erstellung von Präsentationen für Fachvorträge und Lehrveranstaltungen, Unterstützung bei der Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen
- Organisation von Dienstreisen einschließlich Vorbereitung der Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen
- Aktualisierung der Internetpräsenz des Fachbereiches nach Vorgaben

Kaufmännische Bearbeitung und Verwaltung der zugewiesenen Haushalts
- und Drittmittel
- Verteilung des Budgets des Fachgebietes auf die Untertitel
- Überprüfung des Mitteleingangs, Überwachung der Mittelverausgabung
- Kontenführung

Planung, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und Arbeitsmitteln inkl. Laborbedarf für die Fachgebiete
- Ermittlung des Bedarfs, Ausschreiben, Einholen und Bewerten von Angeboten,
- Auswahl des Bieters und Auftragserteilung
- Kontrolle und Bearbeitung der Lieferungen und Rechnungen
- Durchführung von Inventarisierungsprozessen

Personalverwaltung für die Fachgebiete
- organisatorische Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsänderungen für wissenschaftliches und nicht-wissenschaftliches Personal, wissenschaftlichen Hilfskräften

Das bringen Sie mit:
Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung. Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im Bereich der Organisations
- und Verwaltungsabläufe sowie des bereichsbezogenen Beschaffungs-, Rechnungs
- und Personalwesens. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der unterschiedlichen Kommunikationsmedien und sind im Umgang mit allen Geräten der Büroorganisation und -technik sowie mit verschiedenen Textverarbeitungs
- und gängigen Office-Programmen äußerst versiert.

Sie zeichnet eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Genauigkeit sowie eine zielorientierte Arbeitsweise aus. Sie arbeiten selbstständig, flexibel und verantwortungsbewusst. Gern unterstützen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen, sind hilfsbereit und gehen bei Bedarf auch komplexe Aufgabenstellungen gemeinsam an.

Das bieten wir Ihnen:
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und bieten Ihnen abwechslungsreiche Aufgaben mit hohem Entwicklungs
- und Gestaltungspotenzial. Wir bieten Ihnen eine Beschäftigung nach dem Tarifvertrag der Länder. Unsere Beschäftigten profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, Erholungsurlaub nach TV-L, verschiedenen internen und externen Weiterbildungsangeboten sowie einem aktiven Gesundheitsmanagement.

Werden Sie ein Teil der BTU-Familie. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und bieten Ihnen abwechslungsreiche Aufgaben mit hohem Entwicklungs
- und Gestaltungspotenzial.

Als Ansprechpartner für weiterführende Informationen steht Ihnen Frau Prof. Dr.Ing. Kathrin Lehmann (E-Mail:
,Tel.: gerne zur Verfügung.

Die BTU Cottbus-Senftenberg engagiert sich für Chancengleichheit und Diversität und strebt in allen Beschäftigtengruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an. Personen mit einer Schwerbehinderung sowie diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Auf die Vorl