Workspace Coordinator - Munich, Deutschland - Ruby GmbH

Ruby GmbH

Geprüftes Unternehmen

Munich, Deutschland

vor 4 Tagen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Ganztags

Beschreibung

At Ruby your personality really matters, your time really matters, and we strongly believe we groove way better together. At Ruby we keep breaking new ground.

**Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du**:

- Bist am Empfang erste: r Ansprechpartner: in für alle Office Management Themen sowie für externe Patner: innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung
- Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig
- Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs
- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung, sowie monatliche Inventuren
- Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
- Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten
- Bist für die Vor
- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
- Organisierst als Ansprechpartner: in und Markenbotschafter: in eigenständig unsere regelmäßigen Community Events und führst diese durch
- Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots
- und Vertragsunterlagen
- Fungierst als Schnittstelle zu allen Abteilungen, der Hausverwaltung und zu unseren externen Dienstleistungsfirmen (z. B. Reinigungsdienste, technische/ bauliche Themen wie Wartungen und Installationen)

**Wir haben schon auf dich gewartet, denn du**:

- Hast bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht auch schon im Ausland
- Verfügst über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
- Bringst eine positive und herzliche Ausstrahlung, ein selbstbewusstes Auftreten und einen empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg: innen mit
- Erkennst Bedürfnisse und kannst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter: innen hierbei beratend zur Seite stehen
- Bist ein Organisationstalent mit sehr guten Multitasking-Fähigkeiten und gehst professionell mit Konflikten und deren Lösungsfindung um
- Denkst nachhaltig und hilfst proaktiv dabei, umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
- Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
- Bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
- Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift

**What's in for you? So grooven wir**:
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Dein Ruby People & Culture Team