Assistenz (M/w/d) - Frankfurt am Main, Deutschland - Deutsche Nationalbibliothek

Deutsche Nationalbibliothek

Geprüftes Unternehmen

Frankfurt am Main, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Wir suchen für das Referat Justiziariat und Zentrale Vergabestelle am Standort Frankfurt am Main zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine Assistenz (m/w/d).

Unser Auftrag ist einzigartig, denn wir sind Deutschlands kulturelles Gedächtnis. Wir sammeln nicht weniger als das nationale Kulturerbe an Text-, Bild
- und Ton-Veröffentlichungen. Diesen immensen, stetig wachsenden Wissensschatz erschließen und bewahren wir für Generationen und machen ihn der Allgemeinheit zugänglich.

So besonders wie unser gesetzlicher Auftrag ist, so umfangreich ist er auch. Deshalb meistert unsere Verwaltung eine unvermutet große Bandbreite interessanter Aufgaben.

Entdecken Sie die facettenreiche Arbeitswelt der Deutschen Nationalbibliothek.

Ihre Aufgaben

Sie erledigen allgemeine Assistenzaufgaben im Justiziariat und der Zentralen Vergabestelle:

- Kommunikation und Korrespondenz zu juristischen Vorgängen (z.B. Mahnverfahren, Zwangsvollstreckungen oder Insolvenzen im Rahmen der gesetzlich normierten Pflichtablieferung) mit internen und externen Stellen (z. B. anderen Behörden, Gerichten oder Dienstleistern)
- Unterstützung des Teams bei der Verwaltung des elektronischen Aktensystems und der Digitalisierung von Verträgen und Dokumenten
- Verwaltung des Funktions-E-Mail-Postfachs und des Terminkalenders und Terminüberwachung mit Wiedervorlage
- Vor
- und Nachbereitung und Koordination von internen und externen Terminen des Teams, Vorträgen und Veranstaltungen
- Mitwirkung bei der Gestaltung von Dokumenten, Vorträgen und Präsentationen sowie Entscheidungsvorlagen

Darüber hinaus übernehmen Sie die terminliche Betreuung von Maßnahmen der Gesundheitsfürsorge und unterstützen das Trainingsteam.

Für ein Kennenlernen und zur Klärung von Fragen stehen wir Ihnen zu einem Austausch gern zur Verfügung. Das Online-Meeting kann zur angegebenen Uhrzeit betreten werden.

Wir bieten
- einen sicheren Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Beschäftigung basierend auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD)
- bei Vorliegen der Ausbildungsvoraussetzungen eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 5 TVöD sowie die Gewährung von variablen Entgeltbestandteilen bei Vorliegen spezieller Qualifikationen und / oder einschlägiger Berufserfahrung

Für mehr Zukunft
- attraktives Gesamtpaket mit Sozialleistungen und betrieblicher Altersvorsorge
- ein fachbezogenes und individuelles Fortbildungsangebot
- verlässliche Perspektive bei einer Bundesbehörde

Für mehr Familie
- 30 Tage Urlaub pro Jahr und arbeitsfreie Tage am und 31.12.
- Arbeitszeit: 39 Stunden für Tarifbeschäftigte mit der einfachen Möglichkeit zum Arbeitszeitausgleich (Gleitzeit), Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich

Für mehr Attraktivität
- moderne Büroräume in einem kollegialen, angenehmen Umfeld
- einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Frankfurt am Main mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Nah
- und Fernverkehr
- mobile Arbeitsformen
- bezuschusstes Jobticket / Deutschlandjobticket
- Tiefgarage mit Parkplätzen für Mitarbeitende
- eigenes Betriebsrestaurant
- Unterstützung bei der Wohnungssuche (Wohnungsfürsorge durch die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben)

Wir erwarten
- abgeschlossene, einschlägige Ausbildung zum*zur Kaufmann*frau für Büromanagement oder Bürokommunikation, Bürokaufmann*frau, Fachangestellten für Bürokommunikation, Verwaltungsfach-angestellten, Rechtsanwaltsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildungen
- Deutschkenntnisse mindestens der Niveaustufe C 1 sowie Englischkenntnisse mindestens der Niveaustufe B 2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen

Erwünscht sind
- erste Erfahrung und vor allem Interesse an Prozessen der öffentlichen Verwaltung
- Erfahrungen und Freude am Organisieren, administrativen Arbeiten und Protokollieren
- sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Produkten (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), VC-Systemen (Zoom, WebEx), Confluence bzw. Jira, E-Akten
- und Workflowsystemen
- hohes Maß an Diskretion beim Umgang mit sensiblen Informationen
- Kommunikationsstärke mit klarem Ausdruck und verständlichem Schreibstil
- Gespür für Prioritätensetzung und selbständiges, strukturiertes Arbeiten
- Freude, mit dem Team und für das Team vorausschauend zu arbeiten

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich über unser Bewerbungsportal. Den Zugang finden Sie am Ende der Stellenausschreibung.

Als lernende Organisation achten wir auf die Nachhaltigkeit unseres Handelns. Wir leben gleichberechtigte Vielfalt, zum Beispiel bei der Weiterentwicklung unserer über 600 Mitarbeitenden.

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Die Deutsche Nationalbibliothek gewährleistet die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter.

Bei einem ausländischen Hochschulabschluss bitten wir um Vorlage der Feststellung der Vergleichbarkeit und Anerkennung durch die Zentral