Intern: Vorstandsassistenz - Leverkusen, Deutschland - Technische Betriebe der Stadt Leverkusen AöR

Technische Betriebe der Stadt Leverkusen AöR

Geprüftes Unternehmen

Leverkusen, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen (TBL) sind ein kommunalwirtschaftliches Unternehmen und eine hundertprozentige Tochter der Stadt Leverkusen. Als Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) besitzen die Technischen Betriebe den Charakter eines selbstständigen Verwaltungsträgers und betreiben als kommunaler Dienstleister unter anderem das Leverkusener Kanalnetz, die Brücken
- und Ingenieurbauten sowie das Straßen
- und Wegenetz als wichtige Bestandteile der städtischen Infrastruktur. Die regelmäßigen Überwachungen, Instandhaltungen sowie Erneuerungen und Umbauten dieser Bauwerke sind von besonderer Bedeutung. Weitere kommunale Dienstleistungen wie die Straßenreinigung, der Winterdienst sowie die Werkstattleistungen für öffentliche Einrichtungen (u.a. Feuerwehr, städtische Tochtergesellschaften) zählen ebenfalls zum Portfolio der Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR.

Die **Technischen Betriebe der Stadt Leverkusen AöR** suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt **eine/einen**

**Vorstandsassistenz / Executive Assistant (m/w/d)**:
**[Job-ID: ]**

**Ihre Aufgaben**:
In Ihrer Funktion als Assistenz des Vorstandes sind Sie die zentrale Anlaufstelle und insbesondere für die administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstandes zuständig.
- Erledigung des allgemeinen Schrift
- und Telefonverkehrs
- Bearbeitung der Ein
- und Ausgangspost einschließlich der Verteilung der Post an die Abteilungen
- Terminkoordinierung/-überwachung
- Vor-/Nachbereitung sowie Protokolldienste im Rahmen von Sitzungen (z.B. Verwaltungsrat)
- Bearbeitung und Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sämtlicher Reisekostenanträge/Fort
- und Weiterbildungen
- Beauftragung, Terminierung und Koordination von betriebsärztlichen Untersuchungen
- Beschaffung von Geschäfts
- bzw. Bürobedarf
- Konsequente und eigenständige Bearbeitung von definierten Aufgabenstellungen und diverse Sonderaufgaben im Bereich Personal, interne und externe Kommunikation (z.B. Mitteilungsblatt, Social Media)
- Koordinierung des Besucherverkehrs mit Telefondienst / Besucherempfang und -betreuung einschließlich Bewirtung
- Bearbeitung von Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit)
- Organisieren von Veranstaltungen (z.B. Ehrungsfeiern)
- Bearbeitung von Ehrungen im Rahmen von Dienstjubiläen
- Beschlusskontrollen
- Bestellung von Funktionen und Übertragung von Unternehmerpflichten
- Vertretung Beschwerdemanagement

**Ihr Profil**:

- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
- erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder alternativ
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Rechtsanwalts
- und Notarfachangestellten oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich, sowie
- nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
- Kenntnisse im Aufgabengebiet der Reisekosten und des Datenschutzes inkl. gesetzl. Grundlagen
- Flexibilität, Loyalität, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Konzentrationsfähigkeit
- Gute Umfangsformen gegenüber Führungskräften, Bürgern, Mitarbeitenden
- Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung/Grammatik, Kenntnis der DIN-Regel 5008
- Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen außerhalb der üblichen Dienstzeiten
- Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Kommunikations-, Konflikt
- und Teamfähigkeit

**Wir bieten Ihnen**:
Work Life Balance - Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- 30 Tage Urlaub/Jahr (basierend auf einer 5-Tage-Woche)
- Flexible Arbeitszeiten/Gleitzeitmodell bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39,00 Stunden (Tarifbeschäftigte)
- Teilzeitfähige Stellen
- Mobile Arbeit in einem abstimmbaren Umfang möglich
- Dienstregelung für Brückentage
- Einfache Wiedereingliederung nach der Elternzeit
- Freizeitausgleich für geleistete Überstunden
- Sonderurlaub für besondere Ereignisse

Mobilität
- Ein grünes Herz macht sich mit unserem Pool an modernen Elektrofahrzeugen und E-Bikes für Dienstfahrten sowie
- einem kostenlosen Jobticket der Verkehrsverbünde Rhein-Sieg (VRS) und - bei entsprechendem Wohnsitz - Rhein-Ruhr (VRR) - bezahlbar.
- Standortattraktivität - Leverkusen als Großstadt am Fuße des bergischen Landes mit einer günstigen Anbindung zu umliegenden Metropolen wie Köln und Düsseldorf

Persönliche und fachliche Weiterentwicklung
- Qualifizierte Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Absicherung
- Arbeitsplatzsicherheit - unbefristete Beschäftigungsverhältnisse
- Ggf. ein Wohnungsbaudarlehen
- Gesundheitsmaßnahmen - vielfältiges Angebot im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements

Wohlfühlatmosphäre - Kleine Aufmerksamkeiten begleiten den Arbeitsalltag
- Tee
- und Kaffee-Flatrate
- Wasserspender

Diensthandy
- Alle zwei Jahre steht Ihnen ein neues Smartphone zu, welches Sie auch für private Zwecke n