Assistenz Der Amtsleitung Des a 51/ Amt Für - Aachen, Deutschland - StädteRegion Aachen

StädteRegion Aachen

Geprüftes Unternehmen

Aachen, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die

StädteRegion Aachen

sucht

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

für das

A 51/ Amt für Kinder, Jugend und Familie,
Arbeitsgruppe 51.0/ Zentrale Aufgaben,

eine

Assistenz der Amtsleitung.

Es handelt sich um eine unbefristet zu besetzende Vollzeitstelle, welche nach Entgeltgruppe 8 TVöD bzw. nach Besoldungsgruppe A 7/ A 8 LBesG NRW bewertet ist. Die Stelle ist aufgrund zwingender dienstlicher Belange nicht teilbar. Dienstort ist die Stadt Aachen.

**Aufgabenschwerpunkte**:

- Assistenztätigkeiten für die Amtsleitung, insbesondere
- Kalender
- und Terminmanagement
- Büroorganisation und -koordination von Arbeitsabläufen (bspw. Koordination der Wiedervorlage, Vor
- und Nachbereitung von Unterlagen für Besprechungen etc.)
- Unterstützung im Bereich der allgemeinen schriftlichen Korrespondenz
- Erstellung von Dokumentationsunterlagen und Präsentationen sowie Recherchen zu Fragestellungen und die Erstellung von entsprechenden Antwortentwürfen
- Empfang und Betreuung von Besucher_innen
- Koordination der Postein
- und -ausgänge
- Rechnungsbearbeitung
- Telefondienstleistungen (Weitervermittlung, telefonische Korrespondenz etc.)
- Verwaltung der Jobtickets und der Kundenkarte für Pedelecs
- Unterstützung bei der Vor
- und Nachbereitung des Kinder
- und Jugendhilfeausschusses

**Anforderungen**:

- abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (abgeschlossene Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst) oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum_zur Verwaltungsfachangestellten bzw. erfolgreicheTeilnahme an einem Verwaltungslehrgang I
- alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die nicht über eine der vorgenannten Ausbildungen verfügen, jedoch eine Ausbildung zum_zur Rechtsanwaltsfachangestellten, Notarfachangestellten, Justizfachangestellten, Sozialversicherungsfachangestellten, Fachangestellten für Arbeitsförderung oder Kauffrau/-mann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in Nordrhein-Westfalen erfolgreich abgeschlossen haben und über eine mindestens zweijährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Verwaltungstätigkeit (Sekretariat, Vorzimmer, Assistenz der Geschäftsführung) verfügen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Fähigkeit, sich selbstständig schnell in die betrieblichen Abläufe des Amtes und der Städteregionsverwaltung einzuarbeiten
- Fähigkeit, strukturiert und organisiert zu arbeiten
- sehr gute Umgangsformen, freundliches, verbindliches und sicheres Auftreten im Umgang mit Bürger_innen sowie externen Institutionen (freie Träger der Jugendhilfe, andere Behörden etc.)
- Teamfähigkeit und Loyalität
- hohe Flexibilität und Belastbarkeit
- gute PC-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint sowie Outlook)
- persönliche Eignung gemäß - 72a SGB VIII
- interkulturelle Kompetenz

**Die Stelle ist das Richtige für Sie, wenn Sie**:

- gerne in einem sehr lebendigen und abwechslungsreichen Tätigkeitsbereich arbeiten und auch bei hohem Tempo sowie gleichzeitig auftretenden Anforderungen nicht den Überblick und Ihre gute Laune verlieren;
- mit Gelassenheit reagieren können, wenn Ihre Tagesplanung wegen eines Prioritätenwechsels komplett verändert wird;
- einen hohen Anspruch an die eigene Arbeitsleistung haben;
- absolute Loyalität und Verschwiegenheit für sehr wichtige Eigenschaften in diesem Aufgabenfeld halten;
- Ihren Mitmenschen mit Verständnis, Geduld und Humor begegnen;
- sich der Wichtigkeit einer positiven Außendarstellung der StädteRegion Aachen bewusst sind und Ihren Teil dazu beitragen möchten.

Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Gleitende Arbeitszeiten, ein eigener Betriebskindergarten, ein Familienservice, das kostengünstige Jobticket sowie ausgezeichnete Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten prägen die Arbeit der über 2.200 Mitarbeitenden, die sich um das Wohl von insgesamt etwa Menschen kümmern.

Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Behinderte Menschen werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte online bis zum und fügen Ihrer schriftlichen Bewerbung Lebenslauf, Zeugnisabschriften und lückenlose Tätigkeitsnachweise bei.

Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen innerhalb der Ausschreibungsfrist der Amtsleiter, Herr Heyn (Tel. 0241/ , gerne zur Verfügung.