Mitarbeiter/in (W/m/d) Im Verwaltungssekretariat - Zwergen, Deutschland - Stadt Oldenburg

Stadt Oldenburg

Geprüftes Unternehmen

Zwergen, Deutschland

vor 5 Tagen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Die Stelle auf einen Blick**:

- Amt:

- Amt für Kultur, Museen und Sport
- Funktion:

- Mitarbeiter/in (w/m/d) im Verwaltungssekretariat
- Entgeltgruppe:

- Die/Der Stelleninhaber/in wird für die Dauer des Einsatzes übertariflich in die Entgeltgruppe 6 eingruppiert
- Wochenarbeitszeit
- 39 Stunden, wobei die Stelle teilzeitgeeignet ist
- Termin der Einstellung:

- 1. August 2023
- Beschäftigungsdauer:

- befristet bis zum 31. August 2024
- Ende der Bewerbungsfrist:

- 16. Mai 2023

**Deine Aufgaben***:
Organisation und Koordination des Geschäftszimmers des Amtes für Kultur, Museen und Sport
- Empfang von Besucherinnen und Besuchern und ggf. Beratung
- Organisation der Termine/Pflege des Terminkalenders der Amtsleitung
- Organisation von Besprechungsterminen/Sitzungen
- Allgemeine Terminkoordination und Wiedervorlagenverwaltung der Amtsleitung
- Bearbeitung und Verteilung des Posteingangs für das Amt
- Bearbeitung und Pflege des E-Mail-Eingangs im zentralen Funktionspostfach des Amtes
- Erstellung des allgemeinen Schriftverkehrs/der Korrespondenz der Amtsleitung
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben
- Zuarbeiten für die Amtsleitung

Koordination und Umsetzung administrativer Angelegenheiten für Kultur, Museen und Sport
- Personalangelegenheiten (Verwaltung der Abwesenheits
- /Krankmeldungen, Erstellung von Anträgen für Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen, Überstundenbewilligungen, etc.)
- Betreuung von Sitzungen - Einladung, Organisation, Bewirtung
- Unterstützung bei administrativen Angelegenheiten der Fachdienste im Amt

**Dein Profil****:
**Formale Voraussetzungen (Vor
- und Ausbildung)**
- Abgeschlossene Ausbildung Kauffrau/ -mann für Büromanagement oder vergleichbarer Abschluss

**Fachliche Kompetenzen**
- Gute PC- und Internetkenntnisse
- Gute Rechtschreib
- und Grammatikkenntnisse

Die Stelleninhaberin/Der Stelleninhaber sollte ein hohes Maß an Kommunikations
- und Organisationsfähigkeit sowie Serviceorientierung besitzen. Darüber hinaus werden ein uneingeschränkt freundliches und verbindliches Auftreten sowie ein sicherer Umgang mit Besucherinnen und Besuchern erwartet.

**Unser Angebot****:

- abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
- sichere Bezahlung und krisenfester Arbeitsplatz
- Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
- Jahressonderzahlung sowie betriebliche Altersvorsorge
- Betreuung für Kinder von Mitarbeiter/innen bis drei Jahre bei unseren Stadtzwergen
- leistungsorientierte Bezahlung
- persönliche und fachliche Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Sport-, Entspannungs
- und Gesundheitskurse im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
- Jobticket

Wir haben noch mehr zu bieten

**Hast du Fragen?****:
Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt gerne Christiane Cordes, Leiterin des Amtes für Kultur, Museen und Sport, Telefon

Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Tim Folkerts, Fachdienst Personal und Organisation, Telefon

Wir verstehen Diversität als Bereicherung und haben uns mit der Unterzeichnung der Charta der Vielfalt ausdrücklich dazu bekannt. Wir leben eine offene und tolerante Unternehmenskultur, in der alle Beschäftigten die gleiche Wertschätzung und Förderung erfahren und wünschen uns Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dazu beitragen.