Verwaltungsmitarbeiter M/w/d Caritas-sozialstation - Bitburg, Deutschland - Caritasverband Rhein-Kreis Neuss e.V.

Caritasverband Rhein-Kreis Neuss e.V.

Geprüftes Unternehmen

Bitburg, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Der Caritasverband Westeifel e.V. sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

**Verwaltungsmitarbeiter m/w/d **für die Sozialstation in Bitburg.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (80%).

Ihre Aufgaben 4.1 Allgemeine Verwaltungstätigkeit Erledigung des Schriftverkehrs nach Vorlage Koordinierung von Postein
- sowie -ausgang und die Postverteilung Verwaltungstätigkeiten bezüglich des Fuhrparkmanagements und des Versicherungswesens In Absprache mit der Einrichtungsleitung Durchführung von Bestellung für Bürobedarf und Kontrolle des Wareneingangs Führung der Barkasse gemäß internen Vorgaben Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und der Schweigepflicht Ansprechpartner_in für alle Interessenspartner_innen sein Empfang, Begrüßung und ggf. Bewirtung von Gästen und Besucher_innen der Einrichtung Strukturierter Informationsaustausch mit allen Interessenspartner_innen (z.B. Vorgesetzte, Mitarbeiter_innen, Kostenträger) Entgegennahme von Telefongesprächen Internen Informationsaustausch mittels OneNote (wo zutreffend) Verwendung von Spenden/-Förderkontengeldern in Absprache mit der Einrichtungsleitung 4.4 Büroorganisation Patientenakten anlegen und führen Digitale Ablage (im ELO) des vorhandenen Schriftgutes, Archivierung gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Anwendung aktueller Formulare im Verwaltungsbereich 4.5 EDV Ansprechpartner_in für den IT-Dienstleister Regelmäßige Datensicherung Aktualisierung der eingesetzten Software Service und Reparatur der Peripheriegeräte organisieren 4.6 Support im Rahmen der Touren
- und Einsatzplanung Erfassen, ergänzen, kontrollieren von Stammdaten in einem genutzten EDV-System (Stammdatenpflege) Zuarbeit im Verordnungs
- und Genehmigungsverfahren Mitarbeiter_innenzeiterfassung und deren Aufbereitung, ggf. Transfer in die Lohnbuchhaltung 4.7 Fakturierung Unterstützung beim Abgleich der Plandaten mit den dokumentierten Leistungsdaten und der mobilen Datenerfassung in der Branchensoftware Erstellen der Abrechnungsunterlagen an die Kostenträger analog und digital Kontrolle der Ausgangsrechnungen mit den erfassten Leistungsdaten Postversand der Ausgangsrechnungen unter Beifügung abrechnungsrelevanter Unterlagen (z.B. Verordnungen, Begleitzettel) Aufbereitung und Versand der Abrechnungsdaten im Rahmen des beleglosen elektronischen Datenaustausches Bearbeitung von Reklamationen Übermittlung der Abrechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung (Auslesen der Werte mittels Schnittstelle zwischen Branchensoftware und Buchhaltung) 4.8 Buchhaltung Erstellen der aus der Rechnungserstellung resultierenden Lastschrift Aufträge und Übermittlung an die Bank Erledigung des laufenden Zahlungsverkehrs Vorkontierung aller buchungsrelevanten Belege Übernahme von abrechnungsrelevanten Daten in die Finanzbuchhaltung Verbuchen aller Geschäftsvorfälle /Kreditoren/Debitorenbuchhaltung Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen nach Vorgabe Prüfung der Offene-Posten-Buchhaltung, Überwachung des Zahlungseingangs Erledigung des Mahnwesens gemäß den internen Vorgaben Ablage der Buchungsunterlagen analog und digital Aufbereitung von statistischen Auswertungen aus der Branchensoftware Vorbereitende Arbeiten zur Erstellung des Jahresabschlusses nach Vorgabe 4.9 Sonstige Aufgaben Teilnahme an Dienstbesprechungen Teilnahme an internen Arbeitsgruppen Einhaltung der Vorschriften bezüglich Unfallverhütung und des Arbeitsschutzes Beachtung der internen Regelungen zum Umgang mit dem Dienstwagen Carinetnutzung Nutzung des elektronischen Qualitätshandbuchs (Caripedia) Protokollnachlese bei Abwesenheit Ggf. Übernahme von Praxisanleitung im Rahmen der Ausbildung Kauffrau/mann für Büromanagement Wir erwarten 5.1 Fachliche Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Verwaltung wünschenswert Fundierte EDV-Kenntnisse Sicherer Umgang mit MS Office und Internet Ggf. Ausbildereignungsschein 5.2 Persönliche Qualifikation Team
- und Kooperationsfähigkeit Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit Patienten, Angehörigen, Mitarbeitern, Vorgesetzten und anderen am Pflegeprozess beteiligten Gruppen Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen und wahrzunehmen Organisationsfähigkeit Sicheres Auftreten, sprachliche Gewandtheit Einsatzbereitschaft und Flexibilität Fähigkeit zur ständigen und umfassenden eigenen Fort