Administrative Specialist - Frankfurt am Main, Deutschland - T. Rowe Price

Beschreibung

There is a place for you at T. Rowe Price to grow, contribute, learn, and make a difference. We are a premier asset manager focused on delivering global investment management excellence and retirement services that investors can rely on today and in the future. The work we do matters. We invite you to explore the opportunity to join us and grow your career with us.

T. Rowe Price ist ein führender Vermögensverwalter mit dem Anspruch, weltweit hervorragende Investment-Management-Lösungen und Altersvorsorgeprodukte zu liefern, auf die sich Anleger heute und in Zukunft verlassen können.

POSITION/AUFGABE:
Die erfolgreiche Bewerberin/der erfolgreiche Bewerber wird das Vertriebsteam in Frankfurt administrativ unterstützen und dabei eng mit der Lead Office Managerin Mid-Europe und den Relationship Manager Associates zusammenarbeiten. Die Stelleninhaberin/der Stelleninhaber wird Teil eines Teams von zwölf Mitarbeitern in Frankfurt und 20 Mitarbeitern im erweiterten Mid-Europe Team sein.

Die Arbeit kann bisweilen sehr dynamisch, komplex, zyklisch, sensibel und streng vertraulicher Natur sein. Deshalb ist es wichtig, dass sich die Stelleninhaberin/der Stelleninhaber schnell einen guten Überblick über alle Richtlinien, Prozesse und Abläufe rund um die Investmentfonds-Branche auf lokaler und globaler Ebene verschaffen kann.

Primäre Aufgabenbereiche:

- Administrative Aufgaben zur Unterstützung der Manager
- Planung von Meetings, Telefon
- und Videokonferenzen via Outlook und Zoom, Schriftverkehr, Vorbereitung vom Unterlagen wie Broschüren, Präsentationen und Besprechungsagenden, Koordinierung von Verpflegungswünschen, Erstellung von Tagesordnungen, Erledigung von Anrufen, Besucherbetreuung, Reisekoordination (auch Auslandsreisen), Spesenabrechnungen einschließlich Compliance-Meldungen.
- Koordinierung interner und externer Meetings, Kalendermanagement und Archivierung.
- Erfassung und Verbreitung von Informationen und unternehmensinternen Mitteilungen. Pflege von Verteilerlisten, Koordinierung von Materialien für Besprechungen, Termine und Präsentationen.
- Erstellung und Pflege verschiedene Berichte, Datenbanken und Grafiken
- Erledigung von Postgängen und gegebenenfalls die Organisation von Kurieren, Bestellung von Büro
- und anderen Materialien, die Beschaffung und Abholung von Verpflegung für das Büro und/oder für Besucher, sowie die Bestellung von Visitenkarten für neue Mitarbeiter.
- Organisation und Planung kleinerer lokaler Veranstaltungen, einschließlich Budgetierung, RSVP-Management im CRM-System, Bestellung von Give-aways, Vor-Ort-Unterstützung während der Veranstaltung und Nachbearbeitung wie Abrechnungen.
- Unterstützung des Marketing-Teams bei Marketing-Events, zum Beispiel Reisebuchung für Kunden, RSVP-Management, Aktualisierungen des CRM-Systems, Bestellung von Give-aways.
- Physische Massensendungen wie Weihnachtskarten.

PERSÖNLICHE EIGENSCHAFTEN/FÄHIGKEITEN/QUALIFIKATIONEN:

- Profunde akademische Ausbildung, fließende Beherrschung der deutschen und englischen Sprache, sowohl mündlich als auch schriftlich. Zusätzliche Französischkenntnisse sind von Vorteil.
- Mindestens drei Jahre administrative Erfahrung in einem Unternehmen (idealerweise aus der Finanz
- oder Vermögensverwaltungsbranche) und Unterstützung von leitenden Mitarbeitern und Teams in einer Assistenzfunktion.
- Frühere Arbeitserfahrung in einem dynamischen Umfeld in einer (idealerweise) internationalen Arbeitsumgebung.
- Handelt eigenverantwortlich und ist in der Lage, Aufgaben selbstständig durchzuführen; agiert proaktiv und ist offen für Veränderungen; hat einen Blick für Details.
- Profunde Kenntnisse von Outlook
- und Microsoft-Anwendungen.
- Gute Kenntnisse von Concur, Salesforce und Seismic sind von Vorteil.
- Multitaskingfähig und in der Lage, Arbeiten zu priorisieren.
- Vertraut im Umgang mit unterschiedlich komplexen Aufgaben.
- Flexibel bei der Gestaltung der Arbeitszeit, entsprechend den Geschäftsbedürfnissen.
- Frühere Arbeitserfahrungen in der Finanzdienstleistungsbranche wären wünschenswert.
- Hohes Maß an Kundenorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Sozialkompetenz.
- Begeisterte*r Teamplayer*in.

Engagement für Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion:
Wir streben nach Gerechtigkeit, Gleichbehandlung und Chancengleichheit für alle Mitarbeiter*innen. Wenn wir die Kraft der Vielfalt nutzen und ein Umfeld schaffen, in dem Menschen ihr authentisches und bestes Selbst entfalten können, dann ist unser Unternehmen stärker, und wir schaffen noch größeren Wert für unsere Kunden. Unser Engagement und unsere inklusive Unternehmenskultur zielen darauf ab, das Erlebnis für jede*n Mitarbeiter*in nachhaltig zu verbessern, und sie stellen Partnerschaften für unsere globale Mitarbeiter*innen-Community her. Wir wissen, dass ein Gefühl von Zugehörigkeit nicht nur für Ihren Erfolg im Unternehmen wichtig ist, sondern auch für die Fähigkeit, jeden Tag Ihr Bestes zu geben.

T. Ro