Executive Assistant - Hamburg, Deutschland - The Boston Consulting Group GmbH

The Boston Consulting Group GmbH

Geprüftes Unternehmen

Hamburg, Deutschland

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Executive Assistant (w/m/d)**
**Business Management and Operations**:
Vor mehr als 50 Jahren hat BCG die Strategieberatung revolutioniert und gilt heute als die weltweit führende Unternehmensberatung. Auch weiterhin erfinden wir uns jeden Tag neu. Dies gelingt uns, indem wir menschliche mit digitalen Fähigkeiten verschmelzen und die Branche mit unseren Erfahrungen im Bereich Managementberatung und Datenwissenschaft, Technologie und Design sowie Digital Ventures und Business Purpose nachhaltig prägen.

Wir bieten den besten Talenten der Welt vielfältige Karrieremöglichkeiten mit der Chance, einen spürbaren Einfluss auf Wirtschaft und Gesellschaft zu nehmen. Als Teil unseres Teams profitierst du von der Breite und Vielfalt unseres Tuns, jetzt und in der Zukunft. BCG steht für Authentizität, außergewöhnliche Arbeitsleistung und ausgeprägte Integrität. Darauf aufbauend eröffnen wir dir einen Karriereweg nach deinen Wünschen und Vorstellungen und setzen dein Potenzial frei, um den Wandel mitzugestalten und die Welt voranzubringen.

Die Mitglieder unseres Business Management and Operations Team stellen den effizienten und produktiven Ablauf der Arbeit unserer Beraterteams sicher. Die Geschäftsfunktion Business Management and Operations ist Teil des Business Services Team (BST) und sorgt dafür, dass BCG sowohl effizient als auch effektiv arbeitet. Die Mitarbeiter:innen dieser Teams tragen somit direkt zum Erfolg unseres Unternehmens bei. Hierzu zählen unter anderem folgende Rollen: Executive Assistants und Management Assistants, Receptionists und Facility Staff sowie Team Leads und Office Managers.

**DEINE AUFGABEN**:
Du löst Probleme, bevor überhaupt jemand weiß, dass es ein Problem gibt Als dynamische, motivierte **Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)** unterstützt du weitgehend selbständig unsere MDPs bzw. unsere Directors.

Du organisierst und übernimmst Verantwortung für die Termine der Partner:innen und priorisierst in deren Namen in entsprechenden Situationen effektiv und proaktiv. Du identifizierst die richtigen Prioritäten und steuerst die jeweiligen Prozesse, um sicherzustellen, dass unsere Berater:innen genau über das verfügen, was sie benötigen, um die Kundenbedürfnisse optimal zu erfüllen. Du triffst Entscheidungen und gibst anderen Ratschläge, weil du die Kund:innen kennst und weißt, was der:die Partner:in möchte. Du buchst (und stornierst) Geschäftsreisen, planst (und verlegst) Meetings, behältst Zeit und Kosten im Auge, leistest Unterstützung im Tagesgeschäft und hältst ohne Probleme Schritt mit dem hohen Tempo unserer Berater:innen.

Während die Berater:innen die meiste Zeit bei den Kund:innen verbringen, ist dein Zuhause das Hamburger Büro. Hier bist du umgeben von verschiedenen Teams, die sich aus wirklich smarten, teamorientierten Menschen zusammensetzen. Als Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) nimmst du aktiv am Büroleben teil, bist flexibel und bereit, anderen Kolleg:innen zu helfen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.

Du arbeitest in einem eng vernetzen Team von Assistent:innen, das an einen Office Manager berichtet. Du unterstützt vorrangig zwei MDPs, arbeitest aber auch mit dem Rest des Teams zusammen. Innerhalb des Teams unterstützt und helft ihr euch gegenseitig, vor allem wenn es mal besonders hektisch wird oder jemand nicht im Büro ist. Deine Kolleg:innen sind sehr kooperativ, denn ein gutes Klima im Team ist für uns extrem wichtig.

**DEIN PROFIL**: DEINE EIGENSCHAFTEN
- Du unterstützt unsere Partner:innen und weitere Führungskräfte professionell auf hohem Niveau in einem schnelllebigen und sich stets verändernden Kundenserviceumfeld. Du hältst dich nicht mit Nebensächlichkeiten auf, hast viel Liebe zum Detail und arbeitest auch dann akkurat, wenn du unter Druck stehst.
- Du koordinierst anfallende Reiseanfragen von A bis Z. Dabei bist du proaktiv, arbeitest vorausschauend und hast alles im Blick.
- Du triffst Entscheidungen nach persönlichem Ermessen an die jeweilige Situation angepasst. Du bist hochprofessionell und diplomatisch. Du weißt, wann du um Rat fragen musst, bist scharfsinnig und pragmatisch.
- Du baust dir ein Netzwerk zu den wichtigsten Interessengruppen auf und gehst mit einer natürlichen Leichtigkeit und Professionalität auf Menschen zu.
- Du fungierst als Gesprächspartner:in und Vertrauensperson für Partner:innen und andere BCG-Mitarbeiter:innen. Dabei stellst du sicher, dass alle wissen, was sie wissen müssen, bringst sie dazu, die richtigen Entscheidungen über ihre verfügbare Zeit zu treffen, und bindest bei Bedarf alle relevanten Parteien mit ein.

DEINE ERFAHRUNGEN UND QUALIFIKATIONEN
- Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder Europasekretariat oder in der gehobenen Hotellerie.
- Du verfügst über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und/oder über Kundenserviceerfahrun