Assistenz Der Fachbereichsleitung Bau- Und - Berlin, Deutschland - Land Berlin

Land Berlin

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Pankow als bevölkerungsreichster Bezirk hat einen erhöhten Personalbedarf und sucht engagierte Kolleginnen und Kollegen, um den künftig steigenden Herausforderungen gewachsen zu sein. Als öffentlicher Arbeitgeber bietet das Bezirksamt Pankow ein breites Spektrum an Tätigkeiten und Karrierechancen. Da sich die Vielfalt unserer Bevölkerung auch in der Pankower Verwaltung widerspiegeln soll, freuen wir uns auf Bewerbungen aus allen Bevölkerungsgruppen. **Bewerben Sie sich jetzt - nutzen Sie Ihre Chance**
***Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Stadtentwicklung und Bürgerdienste, Stadtentwicklungsamt sucht ab sofort, unbefristet, eine**:
**Assistenz der Fachbereichsleitung Bau
- und Wohnungsaufsicht (m/w/d)**:
***Kennziffer: **:
**Entgeltgruppe: E6 TV-L (Bewertungsvermutung)**
**Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden** (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)**:
***Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.**:

- Annahme, Registratur von Posteingängen Papier, Ausgabe von Bescheiden
- Zuordnung von eingehenden Unterlagen zu den ca. 50 verschiedenen Arten von Geschäftsgängen
- Vorgangsbezogene Registrierung des Posteingangs in Papierform
- Umwandeln/Einscannen von Papiervorlagen in elektronische Dokumente
- Erstellen von PDF und Worddokumenten, sowie Anlegen deren Schreibschutzes
- Registrierung und Weiterleitung von an die Bau
- und Wohnungsaufsichtsbehörde, gerichtete Gefahrenanzeigen und sonstigen Anliegen
- Fachliches Arbeiten mit IT-Programmen, Aufgaben bzgl. des elektronischen Bauverwaltungsprogramms eBG
- Annahme von elektronischen Posteingängen und Hardware-Datenträgern
- Handhabung unterschiedlicher Scann-Geräte und spezifischer Software
- Bildnachbearbeitung, Bildschärfenkorrektur von undeutlichen Dokumenten
- Datenübertragung von unterschiedlichen Datenträgerarten und verschiedenen Datenformaten in das elektronische Datenmanagementsystem eAkte
- Überprüfung der eingereichten Daten gemäß Bauverfahrensverordnung
- Zuordnung der migrierten Daten zu den Vorgangskennziffern
- Aufgaben bzgl. (anderer als eBG) sonstiger IT-Programme, Ermitteln und Zusammenstellen von Sachständen, elektronisches Kopieren, Drucken von Daten/Plänen aus IT-Programmen anderer Behörden bspw. Geodatenservice ALKIS, Olmera
- Unterstützung des Fachbereichsleiters und des Fachbereichs
- Unterstützende Assistenz des Fachbereichsleiters bei den Themen der Organisationsaufgaben
- Herstellung elektronischer Retenten von Widerspruchs
- und Klageakten
- Erstellen von fachspezifischen Statistiken
- Elektronische Ablage des Fachwissens/der Rechtsquellen nach Themen
- Auskünfte an Behördenvertreter, Architekten, Bauherren, Rechtsanwälte allgemeiner Art und einfacher fachlicher Art bspw. zu Sachauskünften, Verfahrensabläufe, Fragen der Antragsarten
- Organisation von Besprechungen mit Vertretern anderer Dienststellen und Antragstellern
- Schreiben schwieriger Fachtexte
- selbstständiges Formulieren und Erledigen von Briefen und Texten an Adressaten innerhalb und außerhalb der Verwaltung nichttechnischen Inhalts
- selbständiges Abfassen/Formulieren von kurzen Schreiben technischen Inhalts nach kurzen Ansagen
- Fertigung von Mitschriften von fachlichen Besprechungen
- redaktionelle Bearbeitung von Bezirksamts
- und BVV-Vorlagen, Anfragen und Petitionen
- Technisches Erstellen von Formularen / Vordrucken
- Kosten
- Leistungsrechnung, Haushalt
- Operative Tätigkeiten und Controlling der Produktzahlen für die Gruppen Hoch
- und Sonderbau, Rechtliche Verfahren, Sonderaufgaben, Wohnungsaufsicht
- Erfassung der Produktmengen und der Zeitanteile
- Statistische Auswertung der KLR-Daten
- Operative Tätigkeiten und Controlling bei Kostenerfassung (Haushalt) Buchung der Kosten für den FB BWA und Weiterleitung an die in Stadt zuständige Stelle für Fortbildung, IT-Technik und sonstige Materialien für alle Mitarbeiter im FB Abgleich Angebotskosten mit Rechnungsangaben

***Formale Anforderungen**:

- Schulabschluss mittlere Reife, Abschluss Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/-r oder gleichwertige Erfahrungen, Kenntnisse und Fähigkeiten

***Fachliche Anforderungen**:

- gründliches Fachwissen bei gängigen MS Office Anwendungssoftware Word, Excel, GroupWise
- spezielle IT-Kenntnisse bspw. Scanntechnik Großformat, Großformat Plotter und kleinformatigere Drucktechniken, Bildbearbeitung von Kartenmaterial und deren Formate sowie deren Dateitypen bspw. pdf, tif, jpg
- Kenntnis des Baugenehmigungs - und Verwaltungsprogramms eBG
- gründliches Fachwissen in den amtlichen Regeln der deutschen Rechtschreibung - DIN Schreib
- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung
- umfangreiche Ortskenntnisse

***Außerfachliche Anforderungen**:

- Denken und Handeln auf ein gewünschtes Ziel hin ausrichten und die erforderlichen Ressourcen effizient einsetzen
- sich konstruktiv respektvoll mit anderen auseinandersetzen und partnerschaftlich zusammenarbeiten, Konflikte erkennen und tragfähige Lösun