Back Office Support - Landkreis Mainz-Bingen, Deutschland - Office Events Wiesbaden

Office Events Wiesbaden

Geprüftes Unternehmen

Landkreis Mainz-Bingen, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Für wen suchen wir**: Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen, einen
**Back Office Support (m/w/d) Pharma** in Vollzeit.
**Ort**: Landkreis Mainz-Bingen
**Vorteile**:

- langfristiger Einsatz bei einem renommierten Kundenunternehmen mit guten Übernahmechancen
- gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
- persönliche und partnerschaftliche Betreuung durch unsere Niederlassung
- Beratung auch zu anderen Vakanzen und Karrieremöglichkeiten, falls gewünscht
- bis zu 30 Tage Urlaub
- flexible Gestaltungsmöglichkeiten bezüglich des Zeitkontos
- unkomplizierte Übermittlung Ihrer monatlichen Arbeitszeit
- Empfehlungsprämie - Mitarbeiter werben Mitarbeiter (150 Euro pro erfolgreicher Empfehlung)
- exklusive Mitarbeiterrabatte bei vielen Händlern (z.B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh - wechselnde Anbieter)
- kostenfreie Parkplätze

**Vergütung**:

- **Vergütung: 3.354 Euro brutto/Monat zzgl. variabler, leistungsorientierter Prämie**:

- subventionierte Mitarbeiterkantine und Fitnessstudio innerhalb des Kundenunternehmens
- Weihnachts
- und Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

**Der Job**:

- Bearbeitung von eingehenden Anforderungen bzgl. der Anlage einer neuen Veranstaltung
- strukturierte Kommunikation mit dem Außendienst, Erfassung aller notwendigen Informationen zur Durchführung eines fehlerfreien und fristgerechten Freigabeprozesses
- Anlage, Verarbeitung und Betreuung von Veranstaltungen des Außendienstes im System Veeva Events
- enge Abstimmung mit für die Veranstaltung zuständigen Außendienstmitarbeitenden und RSM per Telefon, Teams & Mail
- Überwachung des Freigabeprozesses und selbstständiges Agieren bei auftretenden Hindernissen
- Spezialisierung auf Veeva Events Prozess, Start und Überwachung des Freigabeprozesses sowie Sicherstellung der rechtzeitigen und richtigen Informationshinterlegung
- enge Abstimmung mit allen relevanten Innendienstfunktionen in Bezug auf den Veeva Events Prozess
- Einpflegen von fehlenden Informationen, erneuter Start des Prozesses in Abstimmung mit dem Außendienst
- Nachfragen seitens Innendienst werden durch das Team mit dem Außendienst geklärt
- Übernahme Dokumentation von Arbeitsschritten in Veeva Events wie bspw. Dokumentation von Vertragsrückläufen
- Unterstützung im Prozess der Offenlegung von Referentenhonoraren

**Arbeitszeiten**:

- Vollzeit (37,5 Stunden/Woche)
- 100% Home Office - ortsunabhängiges Arbeitsmodell - einzelne Tage können aufgrund von Schulungszwecken dennoch vor Ort stattfinden
- Arbeitszeiten: Montag - Freitag
- Beginn: ab sofort
- Befristung: Einsatz vorerst befristet für 2 Jahre (Option auf Übernahme bzw. Verlängerung ist gegeben)

**Das bringen Sie mit**:

- abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, wie z.B. Bürokaufmann (m/w/d), Kaufmann Büromanagement (m/w/d), Kaufmann Bürokommunikation (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder ähnlich
- erste Berufserfahrung im Bereich Sachbearbeitung und Projektarbeit
- Erfahrungen im Pharmaumfeld und/oder einem stark Compliance regulierten Arbeitsumfeld wünschenswert
- Erfahrungen im Bereich ärztliche Fortbildung und/oder Fortbildung für medizinisches Fachpersonal wünschenswert
- hervorragende Kenntnisse im Bereich der MS-Office-Welt (besonders Outlook, Excel, Shareroom / MS-Teams, Powerpoint, etc.) und webbasierten Anmeldemasken/Portalen
- schnelle Auffassungsgabe und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- hohes Maß an organisatorischem Geschick, Genauigkeit bei der Dokumentation von Arbeitsschritten und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit in einem schnelllebigen Umfeld effektiv zu arbeiten
- Freude an der Arbeit im Team und an der Einzelarbeit
- sehr gute Kommunikationsfähigkeit inkl. Servicegedanke und sicheres Auftreten im Kontakt mit internen Ansprechpartner*innen

Die Datenerhebung erfolgt bezüglich des Bewerbungs

**Kontaktinformationen**:
**Frau Alina Ben Fredj**
Office Events P&B GmbH

Freseniusstraße 29

65193 Wiesbaden

Telefon:

Fax:

**Bewerbungsinformationen**:
Sie verfügen über die oben genannten Kenntnisse und möchten diesen Aufgabenbereich mit Engagement, Spaß und Teamgeist übernehmen?

Dann warten Sie nicht länger. Das Office Events Team freut sich über Ihre Bewerbung.