Assistentin / Assistent (W/m/d) Der - Karlsruhe, Deutschland - Karlsruher Institut für Technologie

Karlsruher Institut für Technologie

Geprüftes Unternehmen

Karlsruhe, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Assistentin / Assistent (w/m/d) der Abteilungsleitungen

**Organisationseinheit**:
Dienstleistungseinheit Internationales (INTL)

**Ihre Aufgaben**:
Ihre Aufgabe ist die Assistenz der Leitungen der Abteilungen International Cooperation and Projects (ICoP), International Scholars and Welcome Office (IScO) und International Communication (ICom).

Im Wesentlichen umfasst Ihr Aufgabengebiet folgende Tätigkeiten:

- Sichtung und Auswertung von Fachinformationen sowie die Klärung von Sachverhalten vorab
- Erarbeitung und Bereitstellung von Entscheidungsgrundlagen
- Vorbereitung, Teilnahme und Protokollierung von Sitzungen
- Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für die Abteilungen
- Planung und Vorbereitung von Dienstreisen
- Unterstützung der Abteilungsleitungen in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie in der Organisation der administrativen Abläufe der Abteilungen sowie der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb der DE INTL und anderen Organisationseinheiten am KIT
- Mitwirkung bei Projekten, deren Koordination im Zuständigkeitsbereich der Abteilungen liegt

**Eintrittstermin**:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

**Ihre Qualifikation**:

- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)) oder eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
- Zudem haben Sie Erfahrungen in der Administration, idealerweise von Hochschulen und Forschungseinrichtungen.
- Sie bringen umfassende Kenntnisse in der Nutzung von Microsoft Office, SAP und elektronischen Kommunikationsmitteln sowie Videokonferenzsystemen mit.
- Selbstständiges Arbeiten, Organisationstalent sowie Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus.
- Gute Englischkenntnisse sowie Sicherheit im internationalen und interkulturellen Umfeld runden Ihr Profil ab.

**Entgelt**:
EG 6, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

**Vertragsdauer**:
unbefristet

**Bewerbungsfrist bis zum**:

**Fachliche/r Ansprechpartner/in**:
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Dr. Klaus Rümmele, Tel

**Ausschreibungsnummer: 4355/2023**

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

**Kontakt**:
**Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung**:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau Carrasco Sanchez
Telefon: ,

Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe