Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter in Der Fachstelle - Wiesbaden, Deutschland - Landeshauptstadt Wiesbaden

Landeshauptstadt Wiesbaden

Geprüftes Unternehmen

Wiesbaden, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Das Amt für Soziale Arbeit der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine/n
**Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter in der Fachstelle Unternehmenskooperation in der Abteilung Jugendarbeit (w/m/d)**:
**Unter dem Titel "Wiesbaden Engagiert"** organisieren wir als Fachstelle Unternehmenskooperation das tatkräftige Miteinander engagierter Menschen und stärken Bildung und Teilhabe für alle Wiesbaenerinnen und Wiesbadener. Wir beraten Firmen, die sich engagieren möchten - und wir bringen sie mit gemeinnützigen Organisationen zusammen, in vielfältigen, sinnstiftenden Formaten und Projekten. Die Wiesbadener Freizeitkarte macht Bildung und Freizeitgestaltung auch für Familien und Menschen mit weniger Geld erschwinglich.

**"Wiesbaden Engagiert" wirkt**:
Den Zusammenhalt in Wiesbaden stärken wir, indem wir Verbindungen zwischen Menschen aus ganz unterschiedlichen Teilen der Stadtgesellschaft schaffen. Wir bewegen Wiesbaden und bewirken Gutes, überall in unserer Stadt.

**"Wiesbaden Engagiert" macht Sinn**:
Gemeinsames Engagement mit netten Menschen macht Freude Das positive Miteinander wird auch von vielen Kolleg*innen aus der gesamten Stadtverwaltung geschätzt - und genutzt. Das alles zu gestalten, ist unsere abwechslungsreiche, fordernde und erfüllende Aufgabe.

**"Wiesbaden Engagiert" geht voran**:
Wir bleiben nie stehen, sondern entwickeln unsere Angebote stets weiter. So haben wir z.B. für unser Projektmanagement bereits viele unterschiedliche digitale Tools im Einsatz, um die Abläufe und die Teilnahme für unsere "Kunden/-innen" optimal zu organisieren.

Eingebunden ist die Fachstelle Unternehmenskooperation in die Abteilung Jugendarbeit mit rund 110 Beschäftigten. Wir engagieren uns dafür, dass es gute Voraussetzungen für eine gleichberechtigte gesellschaftliche Teilhabe für alle gibt. Das Team sucht einen/n kontaktfreudige/n, serviceorientierte/n Mitarbeiter/-in, der/die bei organisatorischen und verwaltungsrechtlichen Aufgaben unterstützt.

**Ihre Aufgaben**
- Übernehmen administrativer Tätigkeiten im Rahmen der unterschiedlichen Projekte und Maßnahmen der Fachstelle, wie z.B.
- Erstellen schriftlicher Informationsmaterialien, Formulare und Präsentationen
- Pflegen der digitalen Teilnehmenden
- und Projektdatenbank
- Verwalten der Logo
- und Fotoarchive
- Durchführen von Ausschreibungen für externe Mitarbeitende im Programm "WiesPaten" sowie Unterstützen des Auswahlverfahrens
- Erstellen der Verträge für externe Dienstleister und externer Mitarbeiter/-innen mit Einholen und Prüfen der relevanten Unterlagen
- Unterstützen und Mitarbeiten bei Koordination, Organisation und Durchführen von Veranstaltungen (Catering, Raumanmietung etc.)
- Übernehmen der Tätigkeiten im Rahmen des Kassen-, Rechnungs
- und Beschaffungswesens, wie z.B. Abwickeln von Bestellungen und Rechnungsabwicklung mit x-Flow, Erstellen von Auszahlungsanordnungen
- Durchführen allgemeiner Verwaltungsaufgaben, wie z.B.
- Verwalten des Organisationspostfaches, Beantworten von Anfragen am Telefon und per Mail
- Unterstützen der Mitarbeitenden bei der Ausarbeitung von Pressemitteilungen, Terminvorbereitungen, Fristenkontrolle etc.
- Koordinieren der Einstellungen von Freiwilligen
- Unterstützen und Vertreten im Rahmen der Wiesbadener Freizeitkarte
- Verwalten des Organisationspostfaches, Beantworten von Anfragen per Mail und Telefon
- Bearbeiten von Anträgen, u.a. im Rahmen der Servicezeiten mit Publikumsverkehr

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene mind. dreijährige Ausbildung nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG), die für die Wahrnehmung der o.g. Aufgaben qualifiziert, vorzugsweise im Verwaltungs
- oder kaufmännischen Bereich
- Erfahrung in der Anwendung von SAP ist von Vorteil
- Erfahrung im Kassen
- und Rechnungswesen ist von Vorteil
- Umfassende Kenntnisse in der Anwendung der MS-Office Standardsoftware sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere digitale Anwendungen (z.B. Bildbearbeitung, WordPress, Datenbanken)
- Planungs
- und Organisationsfähigkeit sowie Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität in Zeiten hohen Arbeitsaufkommens
- Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikations
- und Teamfähigkeit
- Fahrerlaubnis zum Führen eines PKWs und die Bereitschaft, den privaten PKW für dienstliche Zwecke zu nutzen, mit der Möglichkeit einer Wegstreckenentschädigung

**Unser Angebot**:

- Eine **unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit **in einem engagierten Team
- Bezahlung nach **Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) **einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung
- Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur **Gesundheitserhaltung und -förderung** (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios)
- Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine **flexible Arbeitszeitgestaltung** im Rahmen