Assistenzkraft (50 %) Im Referat Lv-b 5 - Berlin, Deutschland - Staatskanzlei NRW

Staatskanzlei NRW

Geprüftes Unternehmen

Berlin, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen gehörenden

**Vertretung des Landes**

**Nordrhein-Westfalen beim Bund in Berlin**

sucht für die Referate LV-B 5 "Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit" **zum 1. April 2024 **, **befristet bis zum 31. Dezember 2024 **,

**eine Assistenz (50 %) (w/m/d).
**Was den Arbeitsplatz besonders macht**

Die Landesvertretung beim Bund in Berlin gehört zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen. Über die Landesvertretung wirkt Nordrhein-Westfalen an der Gesetzgebung auf Bundesebene insbesondere im Bundesrat mit. Sie vertritt darüber hinaus Interessen des Landes gegenüber den Verfassungsorganen des Bundes (insbes. Deutscher Bundestag und Bundesregierung) sowie gegenüber den in der Bundeshauptstadt ansässigen Entscheidungsträgern und leistet damit wesentliche Beiträge zur Außendarstellung des Landes und der Regierungskommunikation.

**Um welche Aufgaben geht es konkret?**

Das Referat LV-B 5 verantwortet die Planung und Durchführung des Veranstaltungsprogrammes der Landesvertretung. Dazu gehören Sitzungen, Konferenzen, politische Diskussionsformate bis hin zu Großveranstaltungen wie etwa der NRW-Empfang zur Berlinale und das NRW-Fest im Sommer. Darüber hinaus ist das Referat für die Presse
- und Öffentlichkeitsarbeit der Landesvertretung zuständig. Das Referat verwaltet Kontaktdaten von Multiplikatoren und Zielgruppen, die regelmäßig über die Aktivitäten der Landesvertretung informiert oder zu Veranstaltungen eingeladen werden.

**Die Schwerpunkte beider Aufgabengebiete umfassen insbesondere die**:
Betreuung der Kontaktdatenbank, insbesondere durch:

- Pflege und Aktualisierung bestehender Datensätze in die Datenbank (Cobra-Software),
- systematische Recherche neuer Datensätze und Eingabe in die Datenbank,
- strategische Weiterentwicklung, etwa durch systematische Pflege und Optimierung des Stichworteverzeichnisses,
- Erstellen von Einladungsverteilern, Anlegen von Events im Programm "Event-Manager", Versand von Serienmails und Steuerung des Einladungsmanagements,
- Monitoring über System
- und Projektdaten.

Koordinierung der Veranstaltungsanfragen von Kooperationspartnern, insbesondere durch:

- systematische Aufnahme von Anfragen, Abgleich mit dem bestehenden Terminplan, Erstellung von Entscheidungsgrundlagen,
- Koordinierung des Abstimmungsprozesses mit den beteiligten Arbeitseinheiten im Haus,
- Kommunikation mit den anfragenden Kooperationspartnern,
- Monitoring über den Termin
- und Projektplan des Referates.

Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere durch:

- Erstellung von kurzen Texten für die Veröffentlichung im Internet und
- die Auswahl von Bildern.

Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter "Infos zum Arbeitgeber" finden.

**Was bringen Sie mit?**

Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

- abgeschlossene bürobezogene oder kaufmännische Ausbildung bzw. Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte; Ausbildung als Veranstaltungskauffrau/ Veranstaltungs-kaufmann oder vergleichbare Qualifikation, ersatzweise nachgewiesene mindestens zweijährige berufliche Erfahrungen in einer Büro
- oder Vorzimmertätigkeit,
- auf praktischer Erfahrung beruhende ausgeprägte Kenntnisse im Umgang mit Kontaktdatenbanken,
- Erfahrung mit den gängigen Social-Media-Plattformen wie X (Twitter) oder Instagram
- vertiefte Kenntnisse von Standardsoftware wie Word, Excel, Outlook und Powerpoint,
- Kenntnisse bundespolitischer Zusammenhänge und Strukturen

**Daneben erwarten wir insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen**:

- gute Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
- ausgeprägte IT-Kompetenz sowie die Bereitschaft, sich in neue Anwendungen einzuarbeiten
- präzises, sorgfältiges Arbeiten
- gute Organisationsfähigkeit
- sicheres Auftreten im Kontakt mit deutschen Regierungsinstitutionen sowie mit ausländischen diplomatischen Vertretungen

**Was wir bieten**:

- einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in attraktiver Lage im Zentrum Berlins
- flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben - auch durch Möglichkeiten zur Arbeit im Homeoffice
- tarifvertragliche Vergütung (TV-L), Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
- sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs
- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
- moderne technische Ausstattung
- gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

**Hier noch einige rechtliche Rahmenbedingungen und Hinweise**
- Die Eingruppierung erfolgt in der **Entgeltgruppe 8 TV-L **.

**Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren**

Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.

Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fö