Sachbearbeiter (M/w/d) - Stuttgart, Deutschland - vhs stuttgart

vhs stuttgart

Geprüftes Unternehmen

Stuttgart, Deutschland

vor 4 Tagen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Mit einem Jahresprogramm von rund 5.000 Veranstaltungen ist die volkshochschule stuttgart die größte in Baden-Württemberg und gehört zu den größten Volkshochschulen in Deutschland. Als öffentliche von der Landeshauptstadt Stuttgart geförderte Weiterbildungseinrichtung stellt sie ein breit gefächertes, auf die Stadt und die Bildungsbedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger bezogenes Bildungsangebot mit engen Verknüpfungen zu Kultur und Sozialem bereit. Die Kurse, Seminare, Lehrgänge, Einzelveranstaltungen und Veranstaltungsreihen in den Programmbereichen allgemeine und politische Bildung, kulturelle Bildung, Gesundheitsbildung, Sprachen (insbes. Deutsch als Fremdsprache/Integration), berufliche Fort
- und Weiterbildung sowie Grundbildung und Schulabschlüsse werden jährlich von mehr als Menschen besucht. Die Teilnehmenden können zwischen Präsenz
- und Online-Kursen sowie hybriden Formaten wählen. Im Auftrag der Landeshauptstadt Stuttgart koordiniert die vhs das Kulturprogramm in ihrem zentralen Veranstaltungsgebäude TREFFPUNKT Rotebühlplatz in der Stuttgarter Stadtmitte. Außerdem ist die volkshochschule stuttgart Träger des größten Abendgymnasiums in Baden-Württemberg mit jährlich rund 400 Schülerinnen und Schülern. Die Angebote des Treffpunkt Kinder und der vhs ökostation sowie das große inklusive Angebot runden das Spektrum ab.

Die volkshochschule stuttgart sucht für den **Fachbereich** **junge vhs - für Kinder, Eltern und junge Erwachsene** sowie für den **Programmbereich Deutsch und Integration**zum nächstmöglichen Zeitpunkt

**zwei Sachbearbeiter (m/w/d) **jeweils in Teilzeit (50 % / 19,5 Stunden) oder eine Vollzeitkraft (100% / 39 Stunden)

**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten als Sachbearbeiter (m/w/d) im Fachbereich junge vhs - für Kinder, Eltern und junge Erwachsene - **_**Kennziffer 005/2023/TPK**_
- Büroorganisation/allgemeine Korrespondenz
- Erfassung der Kursdaten im Kursverwaltungssystem Kufer
- Mitwirkung bei der Betreuung von Veranstaltungen und Projekten
- Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Abrechnung von Kursen
- Mitwirkung bei der Abrechnung von Projektgeldern/Rechnungen sowie bei der Durchführung von Statistikauswertungen
- Organisatorische Aufgaben bei Großveranstaltungen
- Abwicklung der BAMF Kinderbetreuung: d.h. Erstellung von Quartalsbescheinigungen, Anlage im Kursverwaltungssystem sowie Führung sämtlicher Unterlagen für das BAMF (Bundesamt für Migration und Flüchtlinge)
- Korrespondenz mit Kooperationspartnern und Organisation der Kursplanung

**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten als Sachbearbeiter (m/w/d) im Programmbereich Deutsch und Integration - **_**Kennziffer 006/2023/DUI**_
- Büroorganisation/allgemeine Korrespondenz
- Erfassung der Kursdaten im Kursverwaltungssystem Kufer
- Mitwirkung bei der Betreuung von Veranstaltungen und Projekten
- Erstellung von Kursempfehlungen und Teilnahmebescheinigungen in den Kursen
- Organisation und Abrechnung von Prüfungen
- Mitwirkung bei der Planung, Vorbereitung und Abrechnung von Kursen
- Aktenpflege in den Integrationskursen
- Bestellung und Verwaltung von Unterrichtsmaterialien (Korrespondenz mit Verlagen)
- Information und organisatorische Beratung von Teilnehmenden/persönliche und telefonische Sprechzeiten
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und der Auswertung von Statistiken
- Mitwirkung bei der Betreuung von Praktikant/innen

**Idealerweise erfüllen Sie folgendes Anforderungs
- und Qualifikationsprofil**:

- kaufmännische Berufsausbildung sowie Berufspraxis von mindestens 1 Jahr im Sekretariatsbereich
- Erfahrungen im Kundenkontakt und im Umgang mit fremden Kulturen
- gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse in mindestens einer weiteren Fremdsprache
- Kenntnisse im Rechnungswesen/Projektabwicklung
- sicherer Umgang mit Bürosoftware (MS Office) und digitalen Medien

**Persönlich zeichnen Sie folgende Fähigkeiten aus**:

- Affinität zu den jeweiligen Arbeitsbereichen junge vhs und/oder dem Programmbereich Deutsch und Integration
- strukturiertes, genaues und selbständiges Arbeiten, hohes Organisationsvermögen
- Flexibilität, Teamfähigkeit und großes Engagement
- Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen und zur Einarbeitung in neue Themenfelder

**Wir bieten Ihnen**:

- eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit
- die Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office
- einen Arbeitsplatz in der Stuttgarter City
- ein kollegiales Team
- gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- betriebliche Altersversorgung
- außertarifliche Leistungen wie Jobticket und Fortbildungen im eigenen Haus
- Semesterguthaben von jährlich 600 EUR, das nach persönlichem Interesse für Kurse aus dem Programm der vhs stuttgart genutzt werden kann

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6 TVöD. Die Stellen sind unbefristet.

Bitte richten Sie Ihre vollständige, schriftliche Bewerbung und unter Ang