Management Assistenz - Frankfurt am Main, Deutschland - O

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Geprüftes Unternehmen
Frankfurt am Main, Deutschland

vor 1 Woche

Lena Wagner

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter
Beschreibung
Unser Mandant ist ein exklusives Single-Family-Office in **Mainz **mit einem Team aus 5 KollegInnen.

Die Executive Assistant sucht eine Kollegin im Schulterschluss, die an ihrer Seite wachsen und sich als feste Säule im Back Office etablieren möchte. Somit ist die **Management Assistenz** (m/w/d) die rechte Hand und Unterstützung der Executive Assistant und des Prokuristen des Family Office. Sie ist die Visitenkarte des Hauses, Repräsentant:in des Family Office.

**Das Beste am Anfang**:

- Ein kleines und feines unternehmerisches Umfeld, das es erlaubt, eigene Ideen und Initiativen zu verfolgen und Ideen einzubringen
- Die Möglichkeit einer 30-40-Stunden-Woche
- Persönliche Entwicklung und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Flache Hierarchien, eine enge Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Assistenz
- Eine sehr schöne und familiäre Atmosphäre in einem exklusiven Umfeld
- Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das Leistung belohnt
- Unbefristete Vollzeit-Anstellung in wertschätzendem, professionellen Umfeld
- 30 Urlaubstage
- Geregelte Arbeitszeiten

**Ihre Aufgaben**:

- Allgemeine Organisations
- und Sekretariatsaufgaben im Schulterschluss mit der Executive Assistant und dem Prokuristen
- Termin
- und Kalendermanagement sowie allgemeine Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Aufnahme von Minutes und Erstellen von Gesprächsnotizen
- Überweisungen, Kontrolle und Ablage der Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Kassenbuchführung sowie Abrechnung der Barkasse
- Anlegen von Ordnern und Dossiers
- Bereitstellung des Dokumentenflusses für das Steuerbüro,
- Verwaltung/Nachhalten von diversen Bestellungen, u. a. Büromaterial
- Internet-Recherche
- Dienstfahrten und Botengänge
- Vertretung der Executive Assistant in Abwesenheit
- Professionelle und serviceorientierte Betreuung der Gäste
- Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen in enger Abstimmung mit der
Executive Assistant
- Erste Ansprechpartnerin der externen Dienstleister
- Ad-hoc-Aufgaben, wie z.B. die Betreuung einer Film-Crew und die Organisation eines passenden Caterings

**Ihr Profil**:

- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder BWL-Bachelor-Studium abgeschlossen und Kenntnisse der unternehmerischen Abläufe
- Sie sind zuverlässig, haben Berufserfahrung als Assistenz und sind ein wahrer
- Allrounder mit Hands-On-Mentalität
- Sie scheuen sich nicht vor Zahlen und haben ein Auge fürs Detail
- Sie arbeiten gewissenhaft und selbständig
- Absolute Diskretion ist für Sie eine Selbstverständlichkeit
- Sie sind mit internationalem Geschäftsgebaren vertraut und können sich
- entsprechend in Wort und Schrift, in Deutsch und Englisch ausdrücken
- Sie kennen sich mit gängiger Büro-Software (Microsoft Office Paket) sehr gut aus und haben idealerweise, aber nicht zwingend, bereits als Schnittstelle zu Buchhaltung und Steuerberatung gearbeitet
- Sie haben sehr gute Umgangsformen, ein freundliches, höfliches Auftreten und ein gepflegtes Erscheinungsbild
- Sie sind im Besitz eines PKW-Führerscheins und haben gute Fahrpraxis
- Sie haben ausgezeichnete deutsche Sprachkenntnisse, sind
verhandlungssicher in Englisch und haben im Idealfall Grundkenntnisse in
Französisch
- Sie leben in Mainz oder in der Mainzer Umgebung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
- Diese Stellenbezeichnung entspricht einer geschlechtsneutralen Berufsbezeichnung.

Alle Interessenten, unabhängig vom Geschlecht, sind willkommen.
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