Stellvertretende Verwaltungskoordinierung Und - Monheim am Rhein, Deutschland - Stadt Monheim am Rhein

Stadt Monheim am Rhein

Geprüftes Unternehmen

Monheim am Rhein, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Die Stadt Monheim am Rhein ist in vielerlei Hinsicht etwas Besonderes - auch als Arbeitgeberin. Mit ihrer Menschen zählenden Einwohnerschaft liegt die Stadt verkehrsgünstig zwischen Düsseldorf und Köln. Sie bietet als Wohn
- und Arbeitsort eine außerordentlich hohe Lebensqualität mit touristischen Potenzialen und einer überdurchschnittlichen Wirtschaftsdynamik. Zu den Monheimer Besonderheiten zählen neben der naturnahen Lage an den Rheinkilometern 707 bis 717 auch die ansiedlungsfreundliche Steuerpolitik, die Gewährleistung einer kostenlosen Kita
- und OGS-Betreuung in der Hauptstadt für Kinder sowie die gemeinschaftliche Arbeit an einer Stadt für alle, in der Inklusion umfassend verwirklicht wird. Gestützt auf ihren flächendeckenden Ausbau des Glasfasernetzes ist die Stadt rasant dabei, sich zu einer Smart City mit Pioniercharakter zu entwickeln.

Die Stadt Monheim am Rhein sucht zum Einsatz im Bereich Bildung und Kultur für die Volkshochschule zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

**Stellvertretende Verwaltungskoordinierung und Sachbearbeitung Digitales (m/w/d).**

Die nach Entgeltgruppe 8 TVöD ausgewiesene Vollzeitstelle ist unbefristet zu besetzen.

Die Volkshochschule ist das Kommunale Weiterbildungszentrum der Stadt Monheim am Rhein. Als Teil der Stadtverwaltung gestaltet sie die Weiterbildung für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt.

Mit rund 120 freiberuflichen Honorarkräften werden pro Jahr über 450 Angebote mit derzeit über Unterrichtsstunden durchgeführt. Neben Integrationskursen bilden die Schulabschlüsse (Zweiter Bildungsweg) sowie weitere Angebote nach dem Weiterbildungsgesetz wichtige Bestandteile des Kursangebotes. Die Volkshochschule ist zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 sowie nach AZAV.

Grundlagen der Arbeit sind der öffentliche Charakter und der bildungspolitische Auftrag der Volkshochschule mit der daraus resultierenden Verpflichtung zu weltanschaulicher und sachlicher Ausgewogenheit.

**Aufgabenschwerpunkte**

Zentrale Verwaltungsaufgaben
- Aufbereitung und Pflege von Formularen für die VHS-Verwaltungsroutinen (in der Verwaltungssoftware/Datenbank Kufer), Abwicklung von Ermäßigungsanträgen (Kulanzfälle, Härtefälle) sowie Steuerung der Inventarverwaltung und Aktenführung
- Mitarbeit bei der Steuerung der Volkshochschulverwaltung und Stellvertretung der Verwaltungskoordinierung
- Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit: Insbesondere Pflege der Öffnungszeiten und Kontaktdaten in Publikationen/auf der Website sowie Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements
- Vor
- und Nachbereitung des VHS-Beirats sowie Protokollführung

Verwaltung Digitaler Unterrichtsmedien
- Inventarisieren sowie Steuerung der Implementierung/Pflege digitaler Unterrichtsmedien in der Kursverwaltungssoftware
- Organisieren des First Level Supports sowie Steuern von Wartung, Pflege und Instandsetzung
- Beratung bei und Vorbereitung von der Beschaffung Digitaler Unterrichtsmedien
- Mitarbeit/Unterstützung bei der Einweisung von Dozierenden in die Grundbedienung der Hardware und Mitwirkung bei der Vorbereitung von umfangreicheren internen Schulungen von Dozierenden

Administration von Bildungsveranstaltungen in drei bis fünf kleineren der insgesamt acht Programmbereiche
- Bearbeitung der An-, Ab
- und Ummeldungen, Benachrichtigung von/Absprachen mit Teilnehmenden sowie Protokollierung Anwesenheitszeiten (Lehrgänge), Führen von (digitalen) Teilnehmerakten, Erstellen von TN-Bescheinigungen/Zeugnissen
- Datenpflege im Verwaltungsprogramm Kufer-SQL (Bildungsveranstaltungen, Teilnehmende, Honorarkräfte, Raumdisposition, Unterrichtsmedien, Statistikdaten)
- Beratung/Unterstützung von Dozierenden/Weiterbildungslehrkräften bei unmittelbar vorbereitenden Tätigkeiten zur Veranstaltungsdurchführung sowie Mitplanen von Exkursionen/Fahrten, Praktikaphase, Orientierungswoche sowie von Projekttagen
- Vorbereiten von Honorarverträgen und Fertigen von Honorarabrechnungen sowie von Steuer-/Honorarbescheinigungen und Drittmittel-Abrechnungen

**Unsere Anforderungen**
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mit einer Regelausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren entweder als Verwaltungsfachangestellte/-r, Sozialversicherungsfachangestellte/-r oder im kaufmännischen Bereich
- möglichst mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement, in verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Tätigkeitsfeldern
- Identifikation mit dem die VHS prägenden Grundgedanken der Bildung für alle
- gute Kommunikationsfähigkeiten, interkulturelle Kompetenz und eine gewinnende Art, mit Menschen umzugehen
- strukturierte Vorgehensweise, selbstständiges Arbeiten sowie ein Höchstmaß an Eigenverantwortlichkeit und Verlässlichkeit
- sehr gute Bedienung von Office Anwendungen MS-Word und Excel
- Bereitschaft zur regelmäßigen fachlichen Fortbildung

**Wünschenswert wären**:

- Affinität zu Digitalen Medien und möglichst mehrjährige Erfahrung in der Verwaltung digitaler Medien
- Erfahrungen im Bil