Sachbearbeiter in Für Büromanagement - Dortmund, Deutschland - Stadt Dortmund

Stadt Dortmund

Geprüftes Unternehmen

Dortmund, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

Ausgeschrieben bis zum:
Im Städtischen Institut für erzieherische Hilfen - SIEH - des Jugendamtes ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Planstelle im Büromanagement in Vollzeit zu besetzen.

Das Städtische Institut für erzieherische Hilfen - SIEH - bietet eine inklusive Form der Vollzeitpflege nach - 33 Satz 2 SGB VIII und ist organisatorisch dem Jugendamt Dortmund zugeordnet.

Mit dem SIEH kooperierende Profipflegefamilien/Familienwohngruppen ermöglichen Kindern und Jugendlichen ein Leben in einer "zweiten Familie".

Das Institutsteam übt die Fachberatung und -aufsicht aus und gestaltet vielfältige Schnittstellen zum Jugendamt. Es unterstützt die Prozesse, in dem es auf die aktuellen und zukünftigen Bedarfe der Kinder und Jugendlichen schaut und das Handeln entsprechend danach ausrichtet. Kooperation, Dialog, Beteiligung, gegenseitiger Respekt und Serviceorientierung sind das Fundament unserer Arbeit. Interessante Arbeitsbereiche mit vielfältigen, herausfordernden Arbeitsinhalten und eine positive Arbeitsatmosphäre ermöglichen das zielführende Arbeiten im SIEH.

Die Ausschreibung richtet sich an Beamtinnen und Beamte der Laufbahngruppe 1, Ämtergruppe des 2. Einstiegsamtes des nichttechnischen Dienstes bzw. an Verwaltungsfachangestellte und Beschäftigte, die den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen haben. Diese Ausschreibung richtet sich darüber hinaus an Bewerber*innen, die über eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in den genannten Ausbildungsberufen verfügen: Kauffrau*mann für Bürokommunikation, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts
- und Notarfachangestellte*r, Justizfachangestellte*r oder Sozialversicherungsfachangestellte*r. Die Eingruppierung dieses Personenkreises erfolgt in Entgeltgruppe 4 TVöD (AT/VERW). Bis zur erfolgreichen Beendigung des Verwaltungslehrgangs I wird gem. - 12 TVöD i.V.m Nr. 7 Abs. 3 der grundsätzlichen Eingruppierungsregelungen aus der Anlage 1 zum TVöD (zum Ersten des vierten Monats) eine persönliche Zulage gezahlt.

Die Planstelle ist nach Bes.Gr. A 7 LBesG NRW bzw. nach der Entgeltgruppe 7 TVöD-V bewertet.

**Sie verstärken unser Team mit diesen Aufgaben**:

- Führungsunterstützung der Institutsleitung
- Bürokommunikation (z. B. eigenständiges Verfassen von Korrespondenz und Protokollen, Koordination von Telefonaten mit unterschiedlichen Kooperationspartner*innen, Zusammenstellen von Unterlagen für Termine, Bearbeitung des Postein
- und Postausgangs)
- Büroorganisation (z. B. Anlegen, Führen und Verwalten von Akten sowie Umgang mit vertraulichen Unterlagen, Sammlung und Registrierung von Statistischen Daten, Verwaltung des Materialbestandes, Durchführung von Beschaffungsangelegenheiten)
- Vorbereitung der Beantragung von u. a. Dienstreiseanträgen, Führungszeugnissen, Ergebniskontrolle der Führungszeugnisse
- Bearbeitung von Antrags
- und Rechnungsangelegenheiten einschließlich der Vorbereitung von Neuverträgen sowie der Überprüfung von Verwendungsnachweisen, Vorbereitung von Auszahlungsverfügungen
- Terminkoordinierung für die Mitarbeiter*innen des SIEH und Organisation von zentralen Terminkalendern und Karteien
- Unterstützung im Fördermittel
- und Zuwendungsmanagement
- Aktualisierung und Nachbestellung von Print-Produkten
- proaktive Pflege und Weiterentwicklung von internen Datenbanken
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen

**Dieses Profil zeichnet Sie aus**:
Sie sind Expert*in - in der Bürokommunikation und -organisation. Sie übernehmen Verantwortung, schätzen das selbständige, selbstorganisierte Arbeiten und haben ein ausgeprägtes kunden
- sowie serviceorientiertes Selbstverständnis. Sie sind motiviert, die Institutsleitung und das Team bei den operativen Aufgaben zu unterstützen. Sie verfügen über eine gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie die Bereitschaft, auch unter Zeitdruck sorgfältig und gewissenhaft zu arbeiten.

Sie sind Charakterkopf - mit der Fähigkeit, vernetzt zu denken und zu handeln. Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe, eine strukturierte, selbstreflektierte und zielorientierte Arbeitsweise.

Sie sind Gestalter*in - mit fachlichen und digitalen Kompetenzen, die zur stetigen Weiterentwicklung und Verbesserung von Büroabläufen führen.

Sie haben Motivation und Freude daran, über den Tellerrand zu schauen.

Fundierte MS-Office-Kenntnisse und die Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung runden Ihr Profil ab.

**Diese Angebote leisten wir als Arbeitgeberin für Sie**:

- Vielfältige Familienwohngruppen, die ihr Leben mit jungen Menschen "rund um die Uhr" an 365 Tagen im Jahr teilen
- Ein kleines Team, das hoch motiviert an der Wahrnehmung und Umsetzung der gemeinsamen Ziele arbeitet
- Teamorientierung und eine lebendige, offene Arbeitsatmosphäre
- Ein sicherer Arbeitsplatz mit tariflicher Bezahlung (12 Monatsgehälter+ Jahressonderzahlung zzgl. leistungsorientierter Bezahlung) sowie eine betri