Assistenz Der Geschäftsführung - Leuna, Deutschland - LEUNA-Tenside GmbH

Beschreibung

**Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)**:
**Was Dich erwartet**:
Du möchtest dich im Rahmen unseres regionsweiten Change-Prozesses als richtungsweisender Partner für den Standort Leuna etablieren? Du suchst eine Position mit großem Gestaltungsspielraum und Platz für gemeinsame Entwicklung? Du bist bereit, Änderungen voranzubringen und als wichtiger Teil des EMEA / APAC HR-Teams mit deinen Kenntnissen und Erfahrungen nachhaltig Einfluss auf unsere unternehmerische Zukunft zu nehmen? Du fühlst dich wohl als Teil eines Teams, in dem Wertschätzung und gegenseitiger Respekt die Basis der Zusammenarbeit sind?
Dann passt du zu uns und wir freuen uns auf deine Bewerbung

**Deine Verantwortung**:
Die Stelle ist verantwortlich für die Verwaltung der Dokumentation des Standorts, sowohl die elektronischen Dokumentationssysteme als auch die Papierablage / Archiv Die Stelle ist außerdem verantwortlich für alle anfallenden administrativen Aufgaben für drei deutsche Legal Entities.

Du bist dafür verantwortlich, dass die HR-Prozesse bei Vantage Leuna das nächste Level erreichen. Gemeinsam mit deinen Stakeholdern und unserem internationalen HR-Team erarbeitest du Lösungen für alltägliche Herausforderungen, die unsere Arbeitsweisen nachhaltiger machen und unsere Unternehmenskultur weiter stärken. Du teilst erprobte Best practice-Empfehlungen und unterstützt aktiv bei der Umsetzung dieser Maßnahmen. Direkt an unseren HR Director EMEA/APAC berichtend, bist du am Produktionsstandort Leuna in Zusammenarbeit mit dem lokalen Führungsteam für die Betreuung von knapp 130 Mitarbeitenden zuständig.

**Kernaufgaben**:

- Offizielle Korrespondenz der Geschäftsführung mit externen Stellen, z.B. Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden, Vertragspartnern, Kunden, Lieferanten und Dienstleistern
- Firmeninterner Schriftverkehr und Koordinationsaufgaben mit den lokalen Abteilungen am Standort Leuna sowie den Konzernbereichen, u.a. Legal, Finance, HR
- Fuhrparkmanagement
- Besuchermanagement im Auftrag der Geschäftsleitung
- Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und der Unternehmenskommunikation intern/extern
- Unterstützung bei der Terminvorbereitung für die Geschäftsleitung, z.B. Erstellen von Präsentationen, Berichten, Erstellen/Überarbeiten von Vertragsentwürfen und anderen Dokumenten
- Vertretungsweise Bearbeitung und Verfolgung von Bestellvorgängen (indirect procurement)
- Ablage und Archiv der offiziellen Dokumente / Verträge / Schriftverkehr der Legal Entities (papiergebunden)
- Verwaltung, Betreuung und Weiterentwicklung der elektronischen Systeme zum Dokumentenmanagement, incl. user managment in enger Abstimmung mit der Fachabteilung IT, z.B. File Shares, Sharepoint, MS Teams Shared Folders sowie von Datenbanksystemen und IT Tools zum Dokumentenmanagement
- Administrative Überwachung (key user) der Arbeitsabläufe zur Erstellung, Aktualisierung, Überarbeitung, Freigabe und Löschung gemäß der firmeninternen Richtlinien, Erstellen von Berichten und Übersichten
- Organisation und Betreuung der technischen Anlagendokumentation (z.B. Pläne, Zeichnungen, Spezifikationen, Datenblätter, Zertifikate und Beschreibungen zu Apparaten, Maschinen, Betriebseinheiten usw)
- Organisation und Betreuung der betrieblichen Dokumentstruktur (z.B. Handbücher, Betriebsanweisungen, SOPs)

**Dein Profil**:
**Beruflicher Werdegang**:

- Ausbildung als Bürokaufmann/frau oder vergleichbar
- Berufserfahrung in der Verwaltung eines Produktionsbetriebs der chemischen Industrie

**Kenntnisse, Fähigkeiten & Talente**:

- Diskretion, gewissenhaft im Umgang mit vertraulicher Information (Sekretariat GF)
- Strukturierte, projektorientierte Arbeitsweise
- Grundkenntnisse im Arbeits
- und Unternehmensrecht
- Kenntnisse in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS), sowie MS Office Anwendungen
- Fähigkeiten zur Datenorganisation
- Detailgenauigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse

**Unser Angebot**:

- Attraktive Konditionen: eine wettbewerbsfähige Vergütung und betriebliche Altersvorsorge. 30 Tage Urlaub pro Jahr sind selbstverständlich.
- Deine Anstellung ist unbefristet in Vollzeit mit flexiblen Arbeitszeiten.
- Verantwortung für Menschen und den Planeten: Unsere Unternehmensstandards legen höchste Priorität auf Sicherheit, ethische Grundsätze und die Gestaltung einer nachhaltigen Zukunft.
- Eine dynamische, internationale und interkulturelle Unternehmenskultur, geprägt durch Teamarbeit, Respekt und gegenseitige Wertschätzung.
- Zukunft gestalten: Wir finden, dass das Wissen, die Qualifikation und die Motivation unserer Mitarbeiter: innen der Schlüssel zum Unternehmenserfolg sind. Jeder einzelne hat die Möglichkeit dazu einen wichtigen Beitrag zu liefern.
- Entwicklungsmöglichkeiten: Vantage unterstützt deine persönliche berufliche Weiterentwicklung für eine erfolgreiche Karriere.

**Das passt z