Sachbearbeiter in Vergabe Schwerpunkt Dokumentation - Hamburg, Deutschland - Gebäudemanagement Hamburg GmbH

Gebäudemanagement Hamburg GmbH

Geprüftes Unternehmen

Hamburg, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**Job-ID**:
J

**Tätigkeitsfeld**:
Einkauf/Vergabe

**Arbeitsort**:
An der Stadthausbrücke 1, 20355 Hamburg

**Vergütung**:
B I.3

**Umfang**:
Vollzeit

**Ihre Aufgaben**:
Die Abteilung Einkauf/Vergabe setzt für beide Unternehmen alle Ausschreibungen mittels eins elektronischen Fachanwendung um. Anders als andere Einkaufsabteilungen sind wir nicht projektbezogen, sondern entlang des Ausschreibungsprozesses organisiert. Hierfür wurden wir aufgrund unseres innovativen Organisationsansatzes 2013 mit dem Hamburger Vergabepreis ausgezeichnet. Ihnen als Content-Manager*in kommt dabei die wichtige Aufgabe zu, den reibungslosen Übergang von Prozessschritt zu Prozessschritt zu unterstützen. Überblick, Organisationsstärke und eine zuverlässige, präzise Arbeitsweise bilden unser gemeinsames Fundament für die erfolgreiche Umsetzung unserer Ausschreibungen.
- Meldung gem. StatistikVO sowie die weiteren Melde
- und Berichtspflichten (z. B. ABH)
- Einholen und Nachhalten der Freistellungsbescheinigungen für GMH inkl. Fristenkontrolle, SAP
- Veröffentlichen von Auskunftserteilungen, Bekanntmachungen etc. mittels der beiden Redaktionssysteme CoreMedia und WordPress
- Archivierung von Ausschreibungsdokumenten im Dokumentenmanagementsystem
- Aufbereiten von Verträgen + LOIs für das Transparenzportal
- Submissionscontrolling und Datenpflege der Vergabenummernlisten (u.a. bei Aufhebungen)
- Erfassen der Unbedenklichkeitsbescheinigungen in Steuersachen sowie der Nachweis für Sozialabgaben
- Fertigen von Bieterlisten für beschränkte Bau
- sowie Lieferung
- und Dienstleistungen
- Assistenzaufgaben, insb. Unterstützung der Leitung und der Teams bei allg. Bürotätigkeiten (Führen der Anwesenheitsliste, Mitwirkung bei der Beantwortung parlamentarischer Anfragen, Zulieferung von Daten und Auswertungsmaterial für Unternehmensdarstellungen)
- Auftragscontrolling GMH sowie Aufträge gem. VgV und UVgO bei SBH
- Im Vertretungsfall tägliches Controlling öffentlicher Ausschreibungen von SBH und GMH

**Ihr Profil**:
**Erforderlich**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Fachfrau/-mann für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestelle/r)
- IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

**Vorteilhaft**
- Mindestens dreijährige Berufserfahrung im Bürokommunikations
- bzw. Assistenzbereich
- Organisationsstärke und eine zuverlässige, präzise Arbeitsweise
- fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Bereitschaft zur regelmäßigen Tätigkeit in den Nachmittagsstunden (regelmäßig bis ca. 17 Uhr)

**Unser Angebot**:

- eine unbefristete Anstellung in einem öffentlichen Unternehmen der Stadt Hamburg
- großzügig bezuschusste betriebliche Altersversorgung
- umfangreiches Fortbildungsprogramm an der stadteigenen Akademie
- 30 Tage Jahresurlaub zzgl. arbeitsfreier Tage an Heiligabend und Silvester
- 39-Stunden-Woche mit flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten
- Möglichkeit zur regelmäßigen Arbeit im Home-Office (bis zu 60 % der Arbeitszeit)
- kostenfreie Kindernotfallbetreuung
- erstklassige Lage in der Hamburger Innenstadt
- Monatlicher Zuschuss von 30 Euro bei Nutzung des Deutschlandtickets
- Sonderkonditionen in zahlreichen Hamburger Schwimmbädern und Fitness-Studio

**Ihre Bewerbung**:
Bitte übersenden Sie uns folgende Dokumente:

- kurzes Anschreiben
- tabellarischer Lebenslauf
- relevante Abschluss
- und Arbeitszeugnisse
- ggf. Nachweis für die Berücksichtigung einer etwaigen Schwerbehinderung

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerber*innen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

**Kontakt bei fachlichen Fragen**
Ivy Gumprecht
Abteilungsleitung Einkauf/Vergabe

**Kontakt bei Fragen zum Auswahlverfahren**
Lars Ole Speetzen
Bewerbermanagement

GMH | Gebäudemanagement Hamburg

GMH | Gebäudemanagement Hamburg ist ein öffentliches Unternehmen. Im Verbund mit dem Landesbetrieb SBH | Schulbau Hamburg sind wir der Spezialist für Bildungsbau in Hamburg. Mit breiter Kompetenz unter einem Dach betreuen wir Immobilien von der ersten Idee bis zum Ende des Lebenszyklus. In den drei Sparten Schule, Hochschule und Sport leisten wir mit unserem Handeln einen direkten Beitrag zum Gemeinwohl und investieren in die Zukunft der Stadt. Mehr als 1.200 Mitarbeitende engagieren sich bei uns für ein gemeinsames Ziel: Wir schaffen gute Räume für gute Bildung.

Unsere Büros befinden sich in attraktiver Innenstadtlage an der Stadthausbrücke, nur wenige Minuten von Jungfernstieg und Rathausmarkt entfernt.