Assistenz (M/w/d) Im Sekretariat Des Vorstandes - Hannover, Deutschland - Stadt Osnabrück

Stadt Osnabrück

Geprüftes Unternehmen

Hannover, Deutschland

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

VIELSEITIG

KOLLEGIAL

VERLÄSSLICH

Assistenz (m/w/d) im Sekretariat des Vorstandes Bildung, Kultur und Familie sowie als Vertretung im Vorzimmer des Fachbereiches Personal und Organisation

Die Stelle auf einen Blick

**Stellenumfang**: Es handelt sich um eine Vollzeitbeschäftigung mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden. Die Stelle kann grundsätzlich bei sich einander ergänzenden Arbeitszeiten mit Teilzeitkräften besetzt werden. Die Verteilung der Arbeitszeiten ist mit der Dienststelle abzustimmen.

**Befristung**: Es handelt sich um eine unbefristete Stelle.

**Einstellungszeitpunkt**: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

**Stellenwert**: EG 6 TVöD

**Bewerbungsfrist**: 25. Februar 2024

Ihre Aufgaben
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie Terminkoordination und -überwachung
- Nachbereitung von Besprechungsterminen
- Zusammenstellung von Unterlagen für Termine
- Sachbearbeitung für den Vorstand und die Fachbereichsleitung (selbstständige Beantwortung von Anfragen anderer Stellen, Institutionen, Verbänden oder Dienststellen der Stadt Osnabrück)
- Schreibtätigkeiten einschließlich Gestaltung und Layout der Schriftstücke
- Wiedervorlage
- Verteilung der eingehenden Post einschließlich elektronischer Medien und Postausgang
- Betreuung des Sitzungsdienstes inkl. der Erstellung von Vorlagen
- Telefondienst und Besucherbetreuung
- Materialbewirtschaftung
- Planung und Organisation von Fortbildungen/Dienstreisen

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und können eine mehrjährige Berufserfahrung im ausgeschriebenen Aufgabengebiet nachweisen.

**Des Weiteren erwarten wir**:

- Einsatzbereitschaft
- Verantwortungsbewusstsein
- Diskretion und Verschwiegenheit
- Gute Umgangsformen und sicheres verbindliches Auftreten
- Kooperations
- und Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit
- Selbstständigkeit
- Belastbarkeit
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (Microsoft Office, Outlook, Internet)
- SAP-Kenntnisse wären wünschenswert

Unser Angebot
- Vielfältige fachliche Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
- Anspruchsvolle Tätigkeiten in lokalen und überregionalen Netzwerken
- Verlässliche Arbeitsbedingungen und ein gestaltbarer Arbeitsplatz
- Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen
- Eine anerkannte Personalentwicklung mit attraktiven Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten

sowie ein ausgeprägtes Gesundheitsmanagement

Kontakt bei Fragen

Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne Herr Beckermann, Vorstand Bildung, Kultur und Familie, Telefon 0541/

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Herr Lutzer, Fachbereich Personal und Organisation, Tel.: 0541/ zur Verfügung.

Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von allen Menschen unabhängig ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.

freue mich auf Sie.

Eva Koch