Mitarbeiter in Im Büro Der Vizepräsident innen - Munich, Deutschland - Max-Planck-Gesellschaft

Max-Planck-Gesellschaft

Geprüftes Unternehmen

Munich, Deutschland

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Wagner

beBee Recruiter

Beschreibung

**ORGANISATION & VERWALTUNG**
***
**MÜNCHEN**
***

Ausschreibungsnummer: 1562

Stellenangebot vom 1. September 2023

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In
- und Ausland Grundlagenforschung auf natur
- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die Generalverwaltung der MPG sucht für die
**Abteilung Institute** zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll
- oder Teilzeit (mind. 80%) eine*n

**Mitarbeiter*in im Büro der Vizepräsident*innen**

**(Kennziffer 119/23)**

**Ihre Aufgaben**
- Sie unterstützen die Vizepräsident*innen und deren Referent*innen bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Aufgaben gemeinsam mit zwei weiteren Kolleg*innen im Bereich Sachbearbeitung und Teamassistenz.
- Sie sind auf administrativer Ebene verantwortlich für die Durchführung von internationalen wissenschaftlichen Begutachtungen und sind in Abstimmung mit den Referent*innen für die Betreuung und Koordination von Programmen zuständig.
- Sie bereiten Besprechungen, Tagungen, Kommissionssitzungen und Veranstaltungen der Vizepräsident*innen organisatorisch vor und erarbeiten in Abstimmung mit den Referent*innen auch redaktionelle Beiträge.
- Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungsergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit des VP-Büros.
- Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen entwickeln Sie ein Konzept zur Integration künftiger Mitarbeiter*innen ins VP-Büro-Team (Onboarding) und helfen neuen Mitarbeiter*innen beim Onboarding.
- Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der Büro
- und Prozessabläufe im VP-Büro gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
- Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
- Sie sind mitverantwortlich für die Terminkoordination und die Reiseplanung von Vizepräsident*innen, Referent*innen und von den VPs bestellten Expert*innen.
- Sie übernehmen alle Aufgaben, die zu einem modernen Büromanagement gehören.

**Was Sie mitbringen**
- abgeschlossene Berufsausbildung zur/m Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen
- vorzugsweise Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld oder im Bildungsbereich, gerne aber auch direkt nach Ausbildungsabschluss
- Sehr gute Englischkenntnisse (B 1 bis B2-Niveau) und MS Office-Kenntnisse
- Organisatorische Stärken und kommunikative Kompetenzen
- Selbstständigkeit und Fähigkeit zum Priorisieren
- Diskretion

**Das bieten wir Ihnen**
Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses in Voll
- oder Teilzeit (mind. 80%)

bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

**Was Sie von uns erwarten können**
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle.
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge.
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs.
- Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
- Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung
**(Kennziffer 119/23)**.

Bewerbungsfrist: 3. Oktober 2023

MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT

zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Generalverwaltung München

Abteilung Personal und Personalrecht